Исполнительный помощник

🌍 О Форпосте
Глобальная экспансия нарушена. Без местной организации коэффициенты конверсии падают, затраты растут, а соблюдение требований становится запутанным. Аутпост это исправляет.

Outpost — это ваш модульный бэк-офис для глобальной коммерции. Выбирайте только то, что вам нужно — налоги, платежи, казначейство или операции — и открывайте новые рынки без накладных расходов. Иногда мы выступаем в качестве зарегистрированного продавца, принимая на себя налоговые риски и риски, связанные с соблюдением требований. В других случаях мы даем вам инструменты, чтобы сделать это самостоятельно.
Продавайте что угодно и где угодно. Без компромиссов.

🧠 Роль
Мы нанимаем второго исполнительного помощника для поддержки нашего генерального директора.
Советник у нас уже есть, и она никуда не денется. Вы будете подчиняться генеральному директору и работать вместе с ним: она ведет входящий трафик, маршрутизацию клиентов и работу с инвесторами, ведет дневник, поездки, логистику, внутреннее администрирование и координацию найма. Вы присоединитесь, чтобы взять с собой определенный набор рабочих потоков.
Примерно 70% этой роли — поддержка руководителей. Остальные 30% — это найм сотрудников — и в этом заключается преимущество. Мы проводим пятиэтапный цикл собеседований по вопросам проектирования, эксплуатации, продукта, GTM и налогов, нанимая около двух человек в месяц. Кто-то должен владеть этим механизмом: составлять графики по пяти календарям и четырем странам, держать кандидатов в тепле, следить за обратной связью, следить за тем, чтобы никто не остался без внимания из-за того, что дневник не выстроился в очередь.
Это должность для человека, находящегося в начале своей карьеры, который необычайно организован и хочет узнать, как на самом деле строится компания. Вам не дадут законченный процесс. Вам покажут, как мы работаем сегодня, и ожидаем, что вы сделаете это лучше.

🧩 Что ты будешь делать
Собственный дневник генерального директора и логистика

• Ежедневно составляйте расписание: резервируйте, перемещайте, сохраняйте время концентрации, разрешайте конфликты до того, как они превратятся в проблемы.

• Бронируйте международные поездки и управляйте ими, а также восстанавливайте их при переезде рейса.

• Подготовьте пакеты для встреч: кто находится в комнате, чего они хотят, что произошло в прошлый раз.

• Отслеживайте действия, которые никто не записал.

Делай работу, которую он никогда не видит

• Самая ценная работа здесь невидима. Он не должен знать, что это произошло, он должен просто обнаружить, что день прошел гладко.

• Устраняйте проблемы до того, как они доберутся до него: двойное бронирование, отсутствие дозвона, виза, которую необходимо продлить.

• Проведите тихую подготовку: предысторию человека, с которым он встречается, о чем договорились в прошлый раз, цифры проверяются перед тем, как разложить колоду.

• Предвидеть. Если поездка забронирована, трансфер, ужин и буфер вокруг рейса уже обеспечены.

• Чем меньше вопросов он вам задаст, тем лучше вы справляетесь со своей работой.

Собственная координация найма

• Планируйте весь цикл собеседования: пять этапов, несколько интервьюеров, несколько часовых поясов.

• Поддерживайте чистоту воронки продаж: трекеры, обратная связь с собеседований, поэтапная конверсия.

• Создавайте целевые списки для открытых вакансий и помогайте управлять охватом.

• Будьте точкой контакта с кандидатом – быстрой, теплой и человечной. Как мы относимся к кандидатам, так нас и оценивают

• Координировать предложения, рекомендации, контракты, даты начала работы и логистику адаптации новых сотрудников.

Поддерживайте работу компании

• Поддержка совета директоров и подготовка инвесторов совместно с генеральным директором, руководителем аппарата и нашим старшим советником.

• Помощь в организации внутренней связи: всесторонняя, вне офиса, обновления компании.

• Управляйте поставщиками, инструментами и расходами, чтобы никто больше об этом не думал.

• Выявите повторяющуюся проблему и исправьте ее навсегда, а не решайте снова на следующей неделе.

💥 Примеры проектов

• Возобновите поездку генерального директора на целую неделю во второй половине дня после переноса встречи по сбору средств.

• Увеличьте время предложения от трех недель до десяти дней, устранив узкие места в расписании и обратной связи.

• Создайте систему отслеживания кандидатов, которая показывает конверсию на каждом этапе собеседования, и запускайте ее еженедельно.

• Владеть логистикой заседания совета директоров: предварительное чтение, повестка дня, материалы, последующие действия.

• Организовать выездную компанию для разделения команды в Лондоне, Амстердаме и за его пределами.

• Запишите, как вы выполняете свою работу, чтобы следующий человек мог забрать ее через неделю.

🧱 Что мы ищем
Идеальный фон:

• 1–3 года работы в должности советника, помощника команды, координатора по подбору персонала или специалиста по поддержке операций — в идеале в стартапе или быстрорастущей технологической/финтех-компании.

• Любой опыт координации подбора персонала является плюсом, но мы научим этому, если вы будете быстры.

• Комфортно работать в компании без особых процессов, потому что вы уже работали в ней раньше

• Свободно владею современными инструментами (Notion, Slack, Linear, ATS, инструментами планирования и искусственным интеллектом) и быстро осваиваю новые.

• Отличный письменный английский. Вы будете писать от имени генерального директора

Сигналы, которые нас интересуют:

• Нелепая предвзятость к действию – вы решаете, а не наблюдаете

• Чрезвычайно организованный, и это заметно. Ничего не роняется, ни за чем не нужно гоняться дважды

• Сильный EQ – вы умеете читать комнату, кандидата или блокирующего

• Здравый смысл: вы знаете, что решить самостоятельно, а что обострить, и не сидите ни на одном из этих вопросов.

• Сдержанный. Вы увидите конкурс, условия и разговоры с кандидатами раньше, чем большая часть команды.

• Любознательный и находчивый — вы можете придумать что угодно.

• Вы улучшаете то, к чему прикасаетесь. Второй раз, когда вы что-то делаете, это должно быть быстрее, чем в первый раз.

Чем не является эта роль:

• Роль не ограничивается ведением дневника: вы также будете отвечать за найм, адаптацию и внутренние операции.

• Это не просто роль рекрутера: найм – это треть работы, а не вся ее работа.

• Не подходит для тех, кому для эффективности необходимы определенные процессы и иерархия.

• Это не ступенька, через которую можно пройти. Воздействие реально, как и темп

🚀 Почему эта роль отличается
Большинство ролей помощников связаны с поддержанием порядка в чужой жизни. Речь идет о том, чтобы заставить компанию двигаться быстрее.
Вы будете заниматься координацией найма сотрудников, что на нашем этапе является одним из самых важных наших действий: люди, которых вы поможете привлечь, будут формировать то, чем станет Outpost. И вы увидите в первом ряду строящуюся финтех-компанию серии А, а два человека над вами вложили средства в то, чтобы научить вас, как она работает.
Мы ожидаем, что тот, кто займет эту должность, будет быстро расти, и будем поддерживать вас на каждом этапе пути.…

Источник: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/outpost-technologies/executive-assistant-london-166116).