Εκτελεστικός Βοηθός

🌍 Σχετικά με το Outpost
Η παγκόσμια επέκταση έχει σπάσει. Χωρίς τοπική οντότητα, τα ποσοστά μετατροπής μειώνονται, το κόστος αυξάνεται και η συμμόρφωση γίνεται ακατάστατη. Το φυλάκιο το διορθώνει.

Το Outpost είναι το αρθρωτό back office για το παγκόσμιο εμπόριο. Επιλέξτε μόνο ό,τι χρειάζεστε - φόρους, πληρωμές, ταμείο ή δραστηριότητες - και ξεκλειδώστε νέες αγορές χωρίς τα γενικά έξοδα. Μερικές φορές ενεργούμε ως έμπορος καταγεγραμμένου, αναλαμβάνοντας φόρους και κινδύνους συμμόρφωσης. Άλλες φορές, σας δίνουμε τα εργαλεία για να το κάνετε μόνοι σας.
Πουλήστε οτιδήποτε, οπουδήποτε. Χωρίς συμβιβασμούς.

🧠 Ο ρόλος
Προσλαμβάνουμε έναν δεύτερο Executive Assistant για να υποστηρίξει τον CEO μας.
Έχουμε ήδη μια EA, και δεν πρόκειται να πάει πουθενά. Θα υποβάλετε αναφορά στον Διευθύνοντα Σύμβουλο και θα εργαστείτε μαζί της: συνεχίζει τις εισερχόμενες υπηρεσίες, τη δρομολόγηση πελατών και την πλευρά του επενδυτή, αναλαμβάνει το ημερολόγιο, τα ταξίδια, τα logistics, τον εσωτερικό διαχειριστή και τον συντονισμό προσλήψεων. Θα εγγραφείτε για να αφαιρέσετε ένα καθορισμένο σύνολο ροών εργασίας από αυτό το πιάτο.
Περίπου το 70% αυτού του ρόλου είναι εκτελεστική υποστήριξη. Το άλλο 30% είναι προσλήψεις - και εκεί είναι η μόχλευση. Πραγματοποιούμε έναν βρόχο συνέντευξης πέντε σταδίων σε θέματα μηχανολογίας, λειτουργιών, προϊόντων, GTM και φορολογίας, προσλαμβάνοντας περίπου δύο άτομα το μήνα. Κάποιος πρέπει να έχει στη διάθεσή του τον μηχανισμό: προγραμματισμός σε πέντε ημερολόγια και τέσσερις χώρες, διατήρηση των υποψηφίων ζεστών, αναζήτηση σχολίων, διασφάλιση ότι κανένας καλός δεν θα κρυώσει επειδή ένα ημερολόγιο δεν συντάχθηκε.
Αυτός είναι ένας ρόλος για κάποιον στην αρχή της καριέρας του που είναι ασυνήθιστα οργανωμένος και θέλει να μάθει πώς χτίζεται πραγματικά μια εταιρεία. Δεν θα σας παραδοθεί μια ολοκληρωμένη διαδικασία. Θα σας δείξουμε πώς κάνουμε τα πράγματα σήμερα και αναμένεται να το βελτιώσουμε.

🧩 Τι θα κάνετε
Κατέχετε το ημερολόγιο και τα logistics του CEO

• Εκτελέστε τον προγραμματισμό καθημερινά - κράτηση, μετακίνηση, προστασία του χρόνου εστίασης, επίλυση συγκρούσεων πριν γίνουν προβλήματα

• Κάντε κράτηση και διαχείριση διεθνών ταξιδιών και ανακατασκευάστε τα όταν μετακινείται μια πτήση

• Ετοιμάστε πακέτα συναντήσεων: ποιος είναι στην αίθουσα, τι θέλουν, τι συνέβη την τελευταία φορά

• Παρακολουθήστε και κυνηγήστε τις επόμενες ενέργειες που κανείς δεν έγραψε

Κάνε τη δουλειά που δεν βλέπει ποτέ

• Το έργο με την υψηλότερη αξία εδώ είναι αόρατο. Δεν θα έπρεπε να ξέρει ότι συνέβη - θα έπρεπε απλώς να βρει ότι η μέρα κύλησε ομαλά

• Διορθώστε τα προβλήματα πριν τον φτάσουν: η διπλή κράτηση, το dial-in που λείπει, η βίζα που χρειαζόταν ανανέωση

• Κάνετε την ήσυχη προετοιμασία - ιστορικό για ένα άτομο που συναντά, τι συμφωνήθηκε την τελευταία φορά, τους αριθμούς που ελέγχθηκαν πριν βγει ένα κατάστρωμα

• Προβλέψτε. Εάν έχει γίνει κράτηση για ένα ταξίδι, η μεταφορά, το δείπνο και το buffer γύρω από την πτήση έχουν ήδη διεκπεραιωθεί

• Όσο λιγότερες ερωτήσεις πρέπει να σας κάνει, τόσο καλύτερα κάνετε τη δουλειά

Ίδιος συντονισμός προσλήψεων

• Εκτελέστε τον προγραμματισμό σε όλο τον πλήρη βρόχο συνέντευξης - πέντε στάδια, πολλαπλοί συνεντευξιακοί, πολλές ζώνες ώρας

• Διατηρήστε τον αγωγό καθαρό: ιχνηλάτες, σχόλια συνεντεύξεων, μετατροπή σταδιακά

• Δημιουργήστε λίστες στόχων για ανοιχτούς ρόλους και βοηθήστε στη διαχείριση της προσέγγισης

• Γίνετε το σημείο επαφής του υποψηφίου - γρήγορο, ζεστό, ανθρώπινο. Το πώς αντιμετωπίζουμε τους υποψηφίους είναι το πώς μας κρίνουν

• Συντονισμός προσφορών, συστάσεων, συμβάσεων, ημερομηνιών έναρξης και logistics για νέες προσλήψεις

Κρατήστε την εταιρεία σε λειτουργία

• Υποστήριξη του διοικητικού συμβουλίου και της προετοιμασίας των επενδυτών μαζί με τον Διευθύνοντα Σύμβουλο, τον Επικεφαλής του Επιτελείου και τον ανώτερο EA

• Βοηθήστε στην εκτέλεση εσωτερικών επικοινωνιών: all-hands, offsites, εταιρικές ενημερώσεις

• Διαχειριστείτε τον προμηθευτή, τον διαχειριστή εργαλείων και εξόδων, ώστε να μην χρειάζεται να το σκεφτεί κανείς άλλος

• Εντοπίστε το επαναλαμβανόμενο πρόβλημα και διορθώστε το μόνιμα αντί να το λύσετε ξανά την επόμενη εβδομάδα

💥 Παραδείγματα έργων

• Ανοικοδομήστε μια ολόκληρη εβδομάδα ταξιδιού του Διευθύνοντος Συμβούλου σε ένα απόγευμα μετά από μια συνάντηση συγκέντρωσης κεφαλαίων

• Αφιερώστε χρόνο στην προσφορά από τρεις εβδομάδες έως δέκα ημέρες, διορθώνοντας τα σημεία συμφόρησης προγραμματισμού και ανατροφοδότησης

• Δημιουργήστε το πρόγραμμα παρακολούθησης υποψηφίων που εμφανίζει μετατροπές σε κάθε στάδιο της συνέντευξης και εκτελέστε το εβδομαδιαία

• Κατέχετε τα logistics για μια συνεδρίαση του διοικητικού συμβουλίου: προ-αναγνώσεις, ατζέντα, υλικά, συνέχεια

• Οργανώστε μια εταιρεία εκτός έδρας για μια ομάδα χωρισμένη σε Λονδίνο, Άμστερνταμ και όχι μόνο

• Γράψτε πώς κάνετε τη δουλειά σας, ώστε το επόμενο άτομο να μπορεί να την παραλάβει σε μια εβδομάδα

🧱 Αυτό που ψάχνουμε
Ιδανικό φόντο:

• 1–3 χρόνια σε μια EA, βοηθός ομάδας, συντονιστής πρόσληψης ή ρόλος υποστήριξης λειτουργιών - ιδανικά σε μια νεοφυή επιχείρηση ή μια ταχέως αναπτυσσόμενη εταιρεία τεχνολογίας / χρηματοοικονομικής τεχνολογίας

• Οποιαδήποτε έκθεση στον συντονισμό στρατολόγησης είναι ένα πλεονέκτημα, αλλά θα το διδάξουμε εάν είστε γρήγοροι

• Άνετο σε μια εταιρεία χωρίς πολλές διαδικασίες, γιατί έχετε εργαστεί σε μια στο παρελθόν

• Άπταιστα με σύγχρονα εργαλεία (Notion, Slack, Linear, ATS, scheduling tools και AI) και γρήγορη παραλαβή νέων

• Άριστα γραπτά αγγλικά. Θα γράψετε για λογαριασμό του Διευθύνοντος Συμβούλου

Σήματα που μας ενδιαφέρουν:

• Γελοία προκατάληψη για δράση - λύνεις, δεν παρατηρείς

• Εξαιρετικά οργανωμένο και εμφανώς. Τίποτα δεν πέφτει, τίποτα δεν χρειάζεται να κυνηγάει δύο φορές

• Ισχυρό EQ - ξέρετε πώς να διαβάζετε ένα δωμάτιο, έναν υποψήφιο ή έναν αποκλεισμό

• Σωστή κρίση - ξέρετε τι να αποφασίσετε μόνοι σας και τι να κλιμακώσετε, και δεν κάθεστε σε κανένα από τα δύο

• Διακριτικό. Θα δείτε comp, φύλλα όρων και συνομιλίες υποψηφίων ενώπιον του μεγαλύτερου μέρους της ομάδας

• Περίεργος και πολυμήχανος - μπορείτε να καταλάβετε τα πάντα

• Βελτιώνεις ό,τι αγγίζεις. Τη δεύτερη φορά που κάνετε κάτι, θα πρέπει να είναι πιο γρήγορο από την πρώτη

Τι δεν είναι αυτός ο ρόλος:

• Δεν είναι ρόλος μόνο για ημερολόγιο - θα έχετε επίσης την πρόσληψη, την ενσωμάτωση και τις εσωτερικές λειτουργίες

• Δεν είναι καθαρός ρόλος προσλήψεων - η πρόσληψη είναι το ένα τρίτο της δουλειάς, όχι το σύνολο της

• Δεν είναι ρόλος για κάποιον που χρειάζεται καθορισμένες διαδικασίες και ιεραρχία για να είναι αποτελεσματικός

• Δεν είναι ένα σκαλοπάτι που μπορείς να περάσεις. Η έκθεση είναι πραγματική, όπως και ο ρυθμός

🚀 Γιατί αυτός ο ρόλος είναι διαφορετικός
Οι περισσότεροι ρόλοι βοηθού έχουν να κάνουν με την τακτοποίηση της ζωής κάποιου άλλου. Αυτό είναι να κάνουμε μια εταιρεία να κινηθεί πιο γρήγορα.
Θα έχετε τον συντονισμό προσλήψεων, ο οποίος στη δική μας φάση είναι ένα από τα πράγματα με την υψηλότερη μόχλευση που κάνουμε — τα άτομα που βοηθάτε να φέρετε θα διαμορφώσουν αυτό που θα γίνει το Outpost. Και θα έχετε μια εικόνα στην πρώτη σειρά της κατασκευής ενός fintech Series A, με δύο άτομα από πάνω σας να επενδύουν για να σας διδάξουν πώς λειτουργεί.
Περιμένουμε από όποιον βρίσκεται σε αυτόν τον ρόλο να αναπτυχθεί γρήγορα και θα σας στηρίζουμε σε κάθε βήμα.…

Πηγή: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/outpost-technologies/executive-assistant-london-166116)