Asistente Ejecutivo

🌍 Acerca del puesto avanzado
La expansión global está rota. Sin una entidad local, las tasas de conversión caen, los costos aumentan y el cumplimiento se vuelve complicado. Outpost lo arregla.

Outpost es su back office modular para el comercio global. Elija solo lo que necesite (impuestos, pagos, tesorería u operaciones) y abra nuevos mercados sin gastos generales. A veces actuamos como comerciante registrado, asumiendo riesgos fiscales y de cumplimiento. Otras veces, te damos las herramientas para que lo hagas tú mismo.
Vende cualquier cosa, en cualquier lugar. Sin compromiso.

🧠 El papel
Estamos contratando un segundo asistente ejecutivo para apoyar a nuestro director ejecutivo.
Ya tenemos un EA y ella no irá a ninguna parte. Usted informará al director ejecutivo y trabajará junto a ella: ella se encarga de las entradas, el enrutamiento de los clientes y la parte de cara a los inversores, se encarga del diario, los viajes, la logística, la administración interna y la coordinación de la contratación. Te unirás para eliminar un conjunto definido de flujos de trabajo.
Aproximadamente el 70% de esta función es de apoyo ejecutivo. El otro 30% es la contratación, y ahí es donde está el apalancamiento. Realizamos un ciclo de entrevistas de cinco etapas que abarca ingeniería, operaciones, productos, GTM e impuestos, contratando alrededor de dos personas por mes. Alguien necesita ser dueño de la maquinaria: programar en cinco calendarios y cuatro países, mantener calientes a los candidatos, buscar comentarios, asegurarse de que nadie bueno se quede frío porque un diario no se alineó.
Este es un rol para alguien al inicio de su carrera que está inusualmente organizado y quiere aprender cómo se construye realmente una empresa. No se le entregará un proceso terminado. Se le mostrará cómo hacemos las cosas hoy y se espera que las mejore.

🧩 Qué harás
Poseer el diario y la logística del CEO

• Ejecutar la programación día a día: reservar, mudarse, proteger el tiempo de concentración, resolver conflictos antes de que se conviertan en problemas.

• Reserve y gestione viajes internacionales y reconstrúyalos cuando se mueva un vuelo.

• Prepare paquetes de reuniones: quién está en la sala, qué quieren, qué pasó la última vez

• Seguimiento y seguimiento de los seguimientos que nadie anotó

Haz el trabajo que él nunca ve.

• El trabajo de mayor valor aquí es invisible. No debería saber lo que pasó; debería simplemente descubrir que el día transcurrió sin problemas.

• Solucionar los problemas antes de que lleguen a él: la doble reserva, la falta de acceso telefónico, la visa que necesitaba renovación

• Haga la preparación silenciosa: antecedentes de la persona con la que se reunirá, lo que se acordó la última vez, los números verificados antes de que se apague el mazo.

• Anticipar. Si se reserva un viaje, el traslado, la cena y el buffer durante el vuelo ya están a cargo

• Cuantas menos preguntas tenga que hacerte, mejor estarás haciendo el trabajo

Coordinación de contratación propia.

• Ejecute la programación en todo el ciclo de la entrevista: cinco etapas, múltiples entrevistadores, varias zonas horarias

• Mantenga limpio el proceso: rastreadores, comentarios de entrevistas, conversión etapa por etapa

• Cree listas de objetivos para puestos vacantes y ayude a gestionar la divulgación.

• Sea el punto de contacto del candidato: rápido, cálido y humano. La forma en que tratamos a los candidatos es como nos juzgan

• Coordinar ofertas, referencias, contratos, fechas de inicio y logística de incorporación de nuevos empleados.

Mantenga la empresa en funcionamiento

• Apoyar la preparación de la junta directiva y de los inversores junto con el director ejecutivo, el jefe de personal y nuestro asesor senior

• Ayudar a ejecutar comunicaciones internas: personal, fuera del sitio, actualizaciones de la empresa.

• Gestionar la administración de proveedores, herramientas y gastos para que nadie más tenga que pensar en ello.

• Detectar el problema recurrente y solucionarlo permanentemente en lugar de resolverlo nuevamente la próxima semana.

💥 Proyectos de ejemplo

• Reconstruir una semana completa de viajes del CEO en una tarde después de una reunión de recaudación de fondos.

• Aproveche el tiempo para ofrecer de tres semanas a diez días solucionando los cuellos de botella de programación y retroalimentación.

• Cree el rastreador de candidatos que muestre la conversión en cada etapa de la entrevista y ejecútelo semanalmente.

• Ser dueño de la logística de una reunión de directorio: lecturas previas, agenda, materiales, seguimientos.

• Organizar una empresa externa para un equipo dividido en Londres, Ámsterdam y más allá.

• Escribe cómo haces tu trabajo para que la próxima persona pueda retomarlo en una semana.

🧱 Lo que estamos buscando
Fondo ideal:

• 1 a 3 años en un puesto de EA, asistente de equipo, coordinador de reclutamiento o soporte de operaciones, idealmente en una empresa emergente o de rápido crecimiento en tecnología o fintech.

• Cualquier exposición a la coordinación de reclutamiento es una ventaja, pero te lo enseñaremos si eres rápido.

• Cómodo en una empresa sin muchos procesos, porque ya has trabajado en una antes

• Dominio de herramientas modernas (Notion, Slack, Linear, ATS, herramientas de programación e IA) y rápido para aprender otras nuevas.

• Excelente inglés escrito. Escribirás en nombre del CEO

Señales que nos importan:

• Sesgo ridículo a favor de la acción: usted resuelve, no observa

• Extremadamente organizado y visiblemente. Nada se cae, nada necesita ser perseguido dos veces

• EQ fuerte: sabes cómo leer una sala, un candidato o un bloqueador

• Buen criterio: usted sabe qué decidir usted mismo y qué escalar, y no se sienta en ninguno de los dos.

• Discreto. Verás borradores, hojas de términos y conversaciones de candidatos antes que la mayoría del equipo.

• Curioso e ingenioso: puedes resolver cualquier cosa

• Mejoras lo que tocas. La segunda vez que hagas algo, debería ser más rápido que la primera.

Qué no es este rol:

• No es un rol exclusivo de diario: también serás responsable de la contratación, la incorporación y las operaciones internas.

• No es una función puramente de reclutador: la contratación es un tercio del trabajo, no la totalidad.

• No es un rol para alguien que necesita procesos y jerarquía definidos para ser efectivo.

• No es un trampolín por el que puedas pasar. La exposición es real, al igual que el ritmo.

🚀 Por qué este rol es diferente
La mayoría de los roles de asistente tienen como objetivo mantener ordenada la vida de otra persona. Se trata de hacer que una empresa avance más rápido.
Serás responsable de la coordinación de la contratación, que en nuestra etapa es una de las cosas de mayor influencia que hacemos: las personas que ayudes a incorporar darán forma a lo que será Outpost. Y obtendrá una vista en primera fila de una fintech Serie A en construcción, con dos personas encima de usted invirtiendo en enseñarle cómo funciona.
Esperamos que quien desempeñe este rol crezca rápidamente y lo respaldaremos en cada paso del camino...

Fuente: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/outpost-technologies/executive-assistant-london-166116)