Asystent wykonawczy

🌍 O Placówce
Globalna ekspansja została przerwana. Bez lokalnego podmiotu współczynniki konwersji spadają, koszty rosną, a zgodność z przepisami staje się nieuporządkowana. Outpost to naprawia.

Outpost to modułowe biuro dla globalnego handlu. Wybierz tylko to, czego potrzebujesz – podatki, płatności, skarb lub operacje – i odblokuj nowe rynki bez dodatkowych kosztów. Czasami działamy jako Merchant of Record, podejmując ryzyko podatkowe i związane z przestrzeganiem przepisów. Innym razem dajemy Ci narzędzia, dzięki którym możesz to zrobić samodzielnie.
Sprzedawaj wszystko, gdziekolwiek. Bez kompromisów.

🧠 Rola
Zatrudniamy drugiego asystenta wykonawczego, który będzie wspierał naszego dyrektora generalnego.
Mamy już EA i ona nigdzie się nie wybiera. Będziesz raportować do dyrektora generalnego i współpracować z nią: ona zajmuje się przyjmowaniem klientów, routingiem klientów i stroną skierowaną do inwestorów, zajmuje się dziennikiem, podróżami, logistyką, administracją wewnętrzną i koordynacją rekrutacji. Dołączysz, aby przejąć określony zestaw strumieni pracy z tej płyty.
Około 70% tej roli to wsparcie kadry kierowniczej. Pozostałe 30% to zatrudnianie – i tu właśnie pojawia się dźwignia. Prowadzimy pięcioetapową pętlę rozmów kwalifikacyjnych dotyczących inżynierii, operacji, produktu, GTM i podatków, zatrudniając około dwóch osób miesięcznie. Ktoś musi rządzić maszyną: układać harmonogram w pięciu kalendarzach i czterech krajach, utrzymywać ciepło kandydatów, gonić za opiniami i dopilnować, aby nikt dobry nie stracił przytomności, bo kalendarz się nie zgadzał.
To rola dla osoby na początku swojej kariery, która jest wyjątkowo zorganizowana i chce dowiedzieć się, jak faktycznie buduje się firmę. Nie otrzymasz gotowego procesu. Pokażemy Ci, jak dzisiaj pracujemy, i oczekujemy, że ulepszymy to.

🧩 Co zrobisz
Posiadaj pamiętnik dyrektora generalnego i logistykę

• Planuj dzień po dniu – rezerwacje, przeprowadzki, ochrona czasu skupienia, rozwiązywanie konfliktów, zanim staną się problemami

• Rezerwuj i zarządzaj podróżami międzynarodowymi oraz odbudowuj je, gdy lot się przemieszcza

• Przygotuj pakiety spotkań: kto jest na sali, czego chce, co wydarzyło się ostatnim razem

• Śledź i ścigaj kontynuacje, których nikt nie zapisał

Wykonuj pracę, której on nigdy nie widzi

• Praca o najwyższej wartości jest tutaj niewidoczna. Nie powinien wiedzieć, że to się wydarzyło – powinien po prostu stwierdzić, że dzień minął spokojnie

• Napraw problemy, zanim dotrą do niego: podwójna rezerwacja, brak połączenia telefonicznego, wiza wymagająca odnowienia

• Wykonaj ciche przygotowania — informacje o osobie, z którą się spotyka, co zostało uzgodnione ostatnim razem, liczby sprawdzone przed wyczerpaniem talii

• Przewiduj. Jeśli podróż jest zarezerwowana, transfer, kolacja i bufor wokół lotu są już załatwione

• Im mniej pytań musi ci zadać, tym lepiej wykonujesz swoją pracę

Własna koordynacja rekrutacji

• Uruchom planowanie w całej pętli rozmów kwalifikacyjnych – pięć etapów, wielu ankieterów, kilka stref czasowych

• Utrzymuj porządek w rurociągu: moduły śledzące, opinie z wywiadów, konwersja etap po etapie

• Twórz listy docelowe dla otwartych ról i pomagaj zarządzać zasięgiem

• Bądź osobą kontaktową dla kandydata – szybko, ciepło i kulturalnie. Sposób, w jaki traktujemy kandydatów, tak nas oceniają

• Koordynuj oferty, referencje, umowy, daty rozpoczęcia i logistykę wdrażania nowych pracowników

Utrzymuj firmę w ruchu

• Wsparcie zarządu i przygotowanie inwestorów wraz z dyrektorem generalnym, szefem sztabu i naszym starszym dyrektorem ds. EA

• Pomóż w prowadzeniu komunikacji wewnętrznej: wszystkie osoby, jednostki zewnętrzne, aktualizacje firmy

• Zarządzaj dostawcami, narzędziami i wydatkami, aby nikt inny nie musiał o tym myśleć

• Znajdź powtarzający się problem i napraw go trwale, zamiast rozwiązywać go ponownie w przyszłym tygodniu

💥Przykładowe projekty

• Odbuduj cały tydzień podróży dyrektora generalnego w jedno popołudnie po przeprowadzce spotkania zbierającego fundusze

• Poświęć czas na złożenie oferty od trzech tygodni do dziesięciu dni, usuwając wąskie gardła w harmonogramie i przekazując informacje zwrotne

• Zbuduj narzędzie do śledzenia kandydatów, które pokaże konwersję na każdym etapie rozmowy kwalifikacyjnej i uruchamiaj je co tydzień

• Zadbaj o logistykę spotkania zarządu: wstępne odczyty, porządek obrad, materiały, działania następcze

• Zorganizuj firmę poza siedzibą firmy, aby podzielić zespół na terenie Londynu, Amsterdamu i nie tylko

• Zapisz, jak wykonujesz swoją pracę, aby następna osoba mogła ją odebrać za tydzień

🧱 Czego szukamy
Idealne tło:

• 1–3 lata na stanowisku EA, asystenta zespołu, koordynatora rekrutacji lub wsparcia operacyjnego – najlepiej w startupie lub szybko rozwijającej się firmie technologicznej/fintech

• Znajomość koordynacji rekrutacji jest zaletą, ale nauczymy Cię tego, jeśli się pospieszysz

• Czujesz się komfortowo w firmie bez większych procesów, ponieważ już w niej pracowałeś

• Płynnie posługuje się nowoczesnymi narzędziami (Notion, Slack, Linear, ATS, narzędzia do planowania i AI) i szybko przyswaja nowe

• Doskonały pisany angielski. Będziesz pisać w imieniu dyrektora generalnego

Sygnały, na których nam zależy:

• Śmieszne nastawienie do działania – rozwiązujesz, a nie obserwujesz

• Niezwykle zorganizowany, i to w widoczny sposób. Nic nie zostaje upuszczone, nic nie wymaga gonienia dwa razy

• Silne EQ – wiesz, jak odczytać pokój, kandydata lub blokera

• Rozsądny osąd – wiesz, co sam podjąć, a co eskalować, i nie siedzisz przy żadnym z nich

• Dyskretny. Zobaczysz kompozycję, arkusze semestralne i rozmowy z kandydatami przed większością zespołu

• Ciekawy i zaradny – możesz wymyślić wszystko

• Poprawiasz to, czego dotykasz. Gdy robisz coś drugi raz, powinno to nastąpić szybciej niż za pierwszym razem

Czym ta rola nie jest:

• Nie jest to rola związana wyłącznie z dziennikiem — będziesz także odpowiedzialny za rekrutację, wdrażanie i operacje wewnętrzne

• Nie jest to rola czysto rekrutacyjna – zatrudnianie to jedna trzecia pracy, a nie całość

• Nie jest to rola dla kogoś, kto potrzebuje zdefiniowanych procesów i hierarchii, aby być skutecznym

• Nie jest to odskocznia, przez którą można przebiec. Ekspozycja jest prawdziwa, podobnie jak tempo

🚀 Dlaczego ta rola jest inna
Większość ról asystentów polega na utrzymywaniu porządku w życiu innej osoby. Chodzi o to, aby firma działała szybciej.
Będziesz odpowiadać za koordynację rekrutacji, co na naszym etapie jest jedną z najważniejszych rzeczy, jaką robimy — ludzie, którym pomożesz pozyskać, będą kształtować to, czym stanie się Outpost. Otrzymasz także widok z pierwszego rzędu na budowę fintechu serii A, z dwiema osobami nad tobą, które nauczyły cię, jak to działa.
Oczekujemy, że każda osoba na tym stanowisku będzie szybko się rozwijać, dlatego będziemy Cię wspierać na każdym kroku.…

Źródło: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/outpost-technologies/executive-assistant-london-166116)