Administrator szkoleń

Cel roli
Administrator Szkoleń zapewnia wsparcie w ramach działu szkoleń, aby zapewnić płynne dostarczanie wysokiej jakości
wsparcie administracyjne w ramach funkcji szkoleniowej Redline Assured Security. Ta rola jest kluczowa dla utrzymania Redline
reputację doskonałości, leżącą u podstaw każdego etapu cyklu szkoleniowego – od wstępnego zapytania o kurs aż do
wydawanie certyfikatów i archiwizacja dokumentacji.

Działając w ramach Narodowej Akademii Bezpieczeństwa i Bezpieczeństwa w Doncaster, osoba pełniąca tę rolę zapewnia pełną obsługę administracyjną
procesy spełniają rygorystyczne standardy wymagane przez ISO 9001, ramy jakości i oczekiwania klientów. Dostarczając
precyzyjne, proaktywne i profesjonalne wsparcie, ta rola bezpośrednio umożliwia zespołowi szkoleniowemu skupienie się na światowej klasy
realizację szkoleń z zakresu bezpieczeństwa.

Zakres i organ decyzyjny

• Może samodzielnie zarządzać codziennymi zadaniami administracyjnymi, w tym ładowaniem kursów, rejestracją delegatów, rezerwacjami podróży i zakwaterowania oraz prowadzeniem dokumentacji, w ramach ustalonych procesów.

• Oczekuje się, że będziesz działać autonomicznie w zakresie przestrzegania i doskonalenia bieżących procesów administracyjnych, bez konieczności rutynowego nadzoru kierowniczego.

• Wydatki na T&S muszą zostać wstępnie zatwierdzone i dostosowane do wymagań klienta i budżetu przed zaciągnięciem zobowiązania; wszelkie wydatki wykraczające poza zakres wymagają eskalacji do Menedżera ds. szkoleń.

• Zmiany w podstawowych procesach, ramach dokumentacji lub procedurach związanych z ISO 9001 wymagają zgody Kierownika ds. Szkoleń.

• Wszelkie zapytania dotyczące przetwarzania danych lub związane z RODO wykraczające poza standardowe procedury operacyjne muszą być odpowiednio eskalowane.

Kluczowe relacje

Wewnętrzne

• Menedżer Szkoleń – bezpośrednie zarządzanie liniowe; regularne raportowanie harmonogramów kursów, zapisów i postępów administracyjnych.

• Instruktorzy – codzienna koordynacja logistyki kursu, podróży, przydziału pojazdów oraz formalności przed i po kursie.

• Kierownik ds. szkoleń – koordynacja zatwierdzania kosztów T&S i zgodności z budżetem.

• Menedżer ds. standardów – prowadzenie matrycy szkoleń personelu i teczek z dokumentacją CV.

Zewnętrzne

• Klienci – kontakt w sprawie terminów kursów, obecności delegatów i wyników.

• Dostawcy zakwaterowania i podróży – rezerwacja i zarządzanie wymaganiami logistycznymi.

• Delegaci/Uczniowie – rejestracja, komunikacja i wydawanie certyfikatów.

• Partnerzy i klienci zagraniczni – koordynacja administracji kursów międzynarodowych i ad hoc oraz wymagań dotyczących podróży.

Kluczowe obowiązki

• Zapewnij wyjątkowe wsparcie administracyjne we wszystkich działaniach szkoleniowych, utrzymując wiodące w branży standardy dla wszystkich rezultatów szkoleniowych i podtrzymując reputację Redline w zakresie doskonałości, jakości i ciągłego doskonalenia.

• Zarządzaj zapytaniami i rezerwacjami dotyczącymi kursów, szybko odpowiadając na wszystkie zapytania i wnioski dotyczące kursów, aktualizując ładowanie kursów i utrzymując matrycę rezerwacji z dokładnością i terminowością.

• Koordynacja logistyki, w tym rezerwacji sal lekcyjnych, rezerwacji projektorów i sprzętu AV, przydziału pojazdów dla trenerów, ustaleń dotyczących lunchu i transportu dla delegatów oraz rezerwacji podróży i zakwaterowania zarówno w przypadku programów w Wielkiej Brytanii, jak i za granicą/ICAO/ad hoc.

• Przetwarzaj całą administrację przed i po kursie, w tym dokumentację obecności na szkoleniach, dokumentację kontroli jakości,

• Dokumentacja dotycząca egzaminów i ocen oraz wydawanie delegatom certyfikatów odbycia szkoleń. 5. Prowadź dokładne zapisy i dane dotyczące szkoleń, w tym teczki z dokumentacją CV, matryce szkoleń personelu i aktualizacje CRM dla potencjalnych potencjalnych klientów i możliwości, dostarczając raporty zarządcze na żądanie.

• Zapewnij zgodną z RODO archiwizację całej dokumentacji szkoleniowej, zachowując przejrzystą i spójną strukturę folderów w obszarze administrowania szkoleniami w SharePoint.

• Wspieraj zgodność finansową, upewniając się, że wszystkie koszty podróży szkoleniowych i utrzymania są wstępnie zatwierdzone i dostosowane do wymagań klienta i budżetu wewnętrznego przed dokonaniem rezerwacji.

• Przestrzegaj standardów jakości, upewniając się, że cała dokumentacja i procesy są przestrzegane zgodnie z normą ISO 9001 i wewnętrznymi procedurami zarządzania jakością Redline.

Kluczowe wskaźniki sukcesu

• Wszystkie rezerwacje kursów, rejestracje i zapisy są przetwarzane dokładnie i terminowo, a w kwartalnych przeglądach kontroli jakości nie zgłasza się żadnych istotnych błędów.

• Certyfikaty szkoleniowe są wydawane delegatom w ramach uzgodnionych umów SLA po ukończeniu kursu.

• Struktura folderów SharePoint i zapisy szkoleniowe są zawsze gotowe do audytu, co potwierdza wewnętrzne i zewnętrzne audyty ISO 9001.

• Dane CRM są na bieżąco aktualizowane, a potencjalni klienci i możliwości są śledzone i aktualizowane zgodnie z wymaganiami zespołu.

• Rezerwacje T&S są realizowane w ramach budżetu i po odpowiednich wstępnych zatwierdzeniach, bez żadnych niezatwierdzonych przypadków wydatków w ciągu pierwszych 12 miesięcy.

Kompetencje AI i cyfrowe

Redline Assured Security angażuje się we wdrażanie cyfrowych sposobów pracy, które zwiększają wydajność, jakość i ciągłość
poprawa wszystkich funkcji.Poziom płynności AI
Oczekiwania dotyczące profilu poziomu
Poziom 1 – wykorzystuje wspomaganie AI
Narzędzia użytkownika AI w codziennych przepływach pracy
Pewnie wykorzystuje funkcje AI w istniejących narzędziach (np. drugi pilot, inteligentne wyszukiwanie, wspomagane kreślenie).
Rozumie, kiedy wyniki AI wymagają przeglądu przez człowieka.
Kończy wdrażanie użytkowników AI w ciągu 30 dni.

Umiejętności cyfrowe i sztuczna inteligencja specyficzne dla roli

• Korzystaj z narzędzi do redagowania wspomaganych sztuczną inteligencją, aby wspierać przygotowywanie korespondencji szkoleniowej, certyfikatów i

• skutecznie i dokładnie delegować komunikację.

• Stosuj narzędzia cyfrowe i funkcje automatyzacji w ramach platformy Microsoft 365 (w tym SharePoint i Excel), aby usprawnić pracę

• zarządzanie dokumentacją, śledzenie kursów i przepływy pracy związane z raportowaniem.

• wykorzystanie inteligentnych narzędzi do planowania i rezerwacji w celu koordynowania złożonych kursów z udziałem wielu uczestników i kursów zagranicznych

• logistyka.

• Korzystaj z funkcji wyszukiwania i zarządzania dokumentami wspomaganych sztuczną inteligencją, aby przechowywać i wyszukiwać zapisy dotyczące szkoleń

• zgodność z wymogami RODO i ISO 9001.…

Źródło: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/trustflight/training-administrator-doncaster-180538)