Emploi
De la source partenaire
Administrateur de formation
Prix sur demande
Détails
- Type de contrat
- Temps plein
- À distance
- Non
- Entreprise
- TrustFlight
Description
Traduit automatiquement depuis English. Le texte original fait foi. Traduction automatique — une traduction plus précise est en préparation.
Objectif du rôle
L'administrateur de formation fournit un soutien au sein du service de formation pour assurer la fourniture transparente de programmes de haute qualité.
soutien administratif au sein de la fonction de formation de Redline Assured Security. Ce rôle est essentiel au maintien de la stratégie de Redline
réputation d'excellence, qui sous-tend chaque étape du cycle de vie de la formation - depuis la demande initiale de cours jusqu'à
délivrance de certificats et archivage des dossiers.
Opérant au sein de la National Safety & Security Academy de Doncaster, le titulaire du rôle veille à ce que toutes les tâches administratives
les processus répondent aux normes rigoureuses requises par la norme ISO 9001, aux cadres de qualité et aux attentes des clients. En livrant
support précis, proactif et professionnel, ce rôle permet directement à l'équipe de formation de se concentrer sur des
prestation de formations en sécurité.
Portée et pouvoir décisionnel
• Peut gérer de manière indépendante les tâches administratives quotidiennes, notamment le chargement des cours, l'inscription des délégués, les réservations de voyage et d'hébergement et la tenue des dossiers, dans le cadre des processus établis.
• Devrait fonctionner de manière autonome en adhérant et en améliorant les processus administratifs actuels sans nécessiter une surveillance managériale de routine.
• Les dépenses T&S doivent être pré-approuvées et alignées sur les exigences du client et du budget avant leur engagement ; toute dépense hors champ doit être signalée au responsable de la formation.
• Les modifications apportées aux processus de base, aux cadres de documentation ou aux procédures liées à la norme ISO 9001 nécessitent l'approbation du responsable de la formation.
• Toute manipulation de données ou toute requête liée au RGPD en dehors des procédures opérationnelles standard doit être signalée de manière appropriée.
Relations clés
Interne
• Responsable Formation – gestion en ligne directe ; rapports réguliers sur les horaires de cours, les dossiers et les progrès administratifs.
• Instructeurs - coordination quotidienne de la logistique du cours, des déplacements, de l'attribution des véhicules et des formalités administratives avant/après le cours.
• Responsable de la formation - coordination des approbations des coûts T&S et du respect du budget.
• Responsable des normes – maintenance de la matrice de formation du personnel et des dossiers de preuves de CV.
Externe
• Clients – liaison concernant les dates de cours, la participation des délégués et les résultats.
• Fournisseurs d'hébergement et de voyages - réservation et gestion des besoins logistiques.
• Délégués / Apprenants – inscription, communications et délivrance de certificats.
• Partenaires et clients étrangers - coordination de l'administration des cours internationaux et ponctuels et des exigences de déplacement.
Principales responsabilités
• Fournir un soutien administratif exceptionnel dans toutes les activités de formation, en maintenant une norme de pointe pour tous les livrables de formation et en maintenant la réputation d'excellence, de qualité et d'amélioration continue de Redline.
• Gérer les demandes de cours et les réservations en répondant rapidement à toutes les demandes de cours et candidatures, en mettant à jour le chargement des cours et en maintenant la matrice de réservation avec précision et rapidité.
• Coordonner la logistique, y compris les réservations de salles de classe, les réservations de projecteurs et d'équipements audiovisuels, l'attribution de véhicules aux formateurs, les arrangements de déjeuner et de transport des délégués, ainsi que les réservations de voyage et d'hébergement pour les programmes basés au Royaume-Uni et à l'étranger/OACI/ad hoc.
• Traiter toute l'administration avant et après le cours, y compris les dossiers de participation à la formation, la documentation d'assurance qualité,
• les documents d'examen et d'évaluation, ainsi que la délivrance de certificats de formation aux délégués. 5. Conserver des dossiers et des données de formation précis, y compris des dossiers de preuves de CV, des matrices de formation du personnel et des mises à jour CRM pour les prospects et opportunités potentiels, en fournissant des rapports de gestion sur demande.
• Assurer le classement et l'archivage conformes au RGPD de toute la documentation de formation, en maintenant une structure de dossiers claire et cohérente dans la zone d'administration de la formation dans SharePoint.
• Soutenir la conformité financière en garantissant que tous les frais de déplacement et de séjour pour la formation sont pré-approuvés et alignés sur les exigences du client et du budget interne avant la réservation.
• Respecter les normes de qualité en garantissant que toute la documentation et tous les processus sont suivis conformément à la norme ISO 9001 et aux procédures internes de gestion de la qualité de Redline.
Indicateurs clés du succès
• Toutes les réservations de cours, les inscriptions et les dossiers sont traités avec précision et dans les délais, sans aucune erreur matérielle signalée dans les examens d'assurance qualité trimestriels.
• Les certificats de formation sont délivrés aux délégués dans le cadre des SLA convenus après la fin du cours.
• La structure des dossiers SharePoint et les enregistrements de formation sont prêts à être audités à tout moment, comme en témoignent les audits ISO 9001 internes et externes.
• Les données CRM sont maintenues à jour, avec des pistes et opportunités potentielles suivies et mises à jour conformément aux exigences de l'équipe.
• Les réservations T&S sont réalisées dans les limites du budget et avec les pré-approbations appropriées, sans incident de dépenses non approuvé au cours des 12 premiers mois.
Compétence IA et numérique
Redline Assured Security s'engage à adopter des méthodes de travail numériques qui favorisent l'efficacité, la qualité et la continuité.
amélioration dans toutes les fonctions.AI Fluency Tier
Attentes du profil de niveau
Niveau 1 - Utilise l'assistance de l'IA
Outils utilisateur IA dans les flux de travail quotidiens
Utiliser en toute confiance les fonctionnalités de l'IA dans les outils existants (par exemple, copilotes, recherche intelligente, rédaction assistée).
Comprend quand la sortie de l’IA nécessite un examen humain.
Termine l’intégration de l’utilisateur AI dans les 30 jours.
Compétences IA et numériques spécifiques au rôle
• Utiliser des outils de rédaction assistés par l'IA pour prendre en charge la préparation de la correspondance de formation, des certificats et des
• déléguer les communications de manière efficace et précise.
• Appliquer des outils numériques et des fonctionnalités d'automatisation dans Microsoft 365 (y compris SharePoint et Excel) pour rationaliser
• Gestion des dossiers, suivi des cours et workflows de reporting.
• exploiter des outils intelligents de planification et de réservation pour coordonner des cours complexes multi-délégués et à l'étranger
• logistique.
• Utiliser les fonctionnalités de recherche et de gestion de documents améliorées par l'IA pour conserver et récupérer les dossiers de formation dans
• conformité aux exigences RGPD et ISO 9001.…
Source : Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/trustflight/training-administrator-doncaster-180538)
L'administrateur de formation fournit un soutien au sein du service de formation pour assurer la fourniture transparente de programmes de haute qualité.
soutien administratif au sein de la fonction de formation de Redline Assured Security. Ce rôle est essentiel au maintien de la stratégie de Redline
réputation d'excellence, qui sous-tend chaque étape du cycle de vie de la formation - depuis la demande initiale de cours jusqu'à
délivrance de certificats et archivage des dossiers.
Opérant au sein de la National Safety & Security Academy de Doncaster, le titulaire du rôle veille à ce que toutes les tâches administratives
les processus répondent aux normes rigoureuses requises par la norme ISO 9001, aux cadres de qualité et aux attentes des clients. En livrant
support précis, proactif et professionnel, ce rôle permet directement à l'équipe de formation de se concentrer sur des
prestation de formations en sécurité.
Portée et pouvoir décisionnel
• Peut gérer de manière indépendante les tâches administratives quotidiennes, notamment le chargement des cours, l'inscription des délégués, les réservations de voyage et d'hébergement et la tenue des dossiers, dans le cadre des processus établis.
• Devrait fonctionner de manière autonome en adhérant et en améliorant les processus administratifs actuels sans nécessiter une surveillance managériale de routine.
• Les dépenses T&S doivent être pré-approuvées et alignées sur les exigences du client et du budget avant leur engagement ; toute dépense hors champ doit être signalée au responsable de la formation.
• Les modifications apportées aux processus de base, aux cadres de documentation ou aux procédures liées à la norme ISO 9001 nécessitent l'approbation du responsable de la formation.
• Toute manipulation de données ou toute requête liée au RGPD en dehors des procédures opérationnelles standard doit être signalée de manière appropriée.
Relations clés
Interne
• Responsable Formation – gestion en ligne directe ; rapports réguliers sur les horaires de cours, les dossiers et les progrès administratifs.
• Instructeurs - coordination quotidienne de la logistique du cours, des déplacements, de l'attribution des véhicules et des formalités administratives avant/après le cours.
• Responsable de la formation - coordination des approbations des coûts T&S et du respect du budget.
• Responsable des normes – maintenance de la matrice de formation du personnel et des dossiers de preuves de CV.
Externe
• Clients – liaison concernant les dates de cours, la participation des délégués et les résultats.
• Fournisseurs d'hébergement et de voyages - réservation et gestion des besoins logistiques.
• Délégués / Apprenants – inscription, communications et délivrance de certificats.
• Partenaires et clients étrangers - coordination de l'administration des cours internationaux et ponctuels et des exigences de déplacement.
Principales responsabilités
• Fournir un soutien administratif exceptionnel dans toutes les activités de formation, en maintenant une norme de pointe pour tous les livrables de formation et en maintenant la réputation d'excellence, de qualité et d'amélioration continue de Redline.
• Gérer les demandes de cours et les réservations en répondant rapidement à toutes les demandes de cours et candidatures, en mettant à jour le chargement des cours et en maintenant la matrice de réservation avec précision et rapidité.
• Coordonner la logistique, y compris les réservations de salles de classe, les réservations de projecteurs et d'équipements audiovisuels, l'attribution de véhicules aux formateurs, les arrangements de déjeuner et de transport des délégués, ainsi que les réservations de voyage et d'hébergement pour les programmes basés au Royaume-Uni et à l'étranger/OACI/ad hoc.
• Traiter toute l'administration avant et après le cours, y compris les dossiers de participation à la formation, la documentation d'assurance qualité,
• les documents d'examen et d'évaluation, ainsi que la délivrance de certificats de formation aux délégués. 5. Conserver des dossiers et des données de formation précis, y compris des dossiers de preuves de CV, des matrices de formation du personnel et des mises à jour CRM pour les prospects et opportunités potentiels, en fournissant des rapports de gestion sur demande.
• Assurer le classement et l'archivage conformes au RGPD de toute la documentation de formation, en maintenant une structure de dossiers claire et cohérente dans la zone d'administration de la formation dans SharePoint.
• Soutenir la conformité financière en garantissant que tous les frais de déplacement et de séjour pour la formation sont pré-approuvés et alignés sur les exigences du client et du budget interne avant la réservation.
• Respecter les normes de qualité en garantissant que toute la documentation et tous les processus sont suivis conformément à la norme ISO 9001 et aux procédures internes de gestion de la qualité de Redline.
Indicateurs clés du succès
• Toutes les réservations de cours, les inscriptions et les dossiers sont traités avec précision et dans les délais, sans aucune erreur matérielle signalée dans les examens d'assurance qualité trimestriels.
• Les certificats de formation sont délivrés aux délégués dans le cadre des SLA convenus après la fin du cours.
• La structure des dossiers SharePoint et les enregistrements de formation sont prêts à être audités à tout moment, comme en témoignent les audits ISO 9001 internes et externes.
• Les données CRM sont maintenues à jour, avec des pistes et opportunités potentielles suivies et mises à jour conformément aux exigences de l'équipe.
• Les réservations T&S sont réalisées dans les limites du budget et avec les pré-approbations appropriées, sans incident de dépenses non approuvé au cours des 12 premiers mois.
Compétence IA et numérique
Redline Assured Security s'engage à adopter des méthodes de travail numériques qui favorisent l'efficacité, la qualité et la continuité.
amélioration dans toutes les fonctions.AI Fluency Tier
Attentes du profil de niveau
Niveau 1 - Utilise l'assistance de l'IA
Outils utilisateur IA dans les flux de travail quotidiens
Utiliser en toute confiance les fonctionnalités de l'IA dans les outils existants (par exemple, copilotes, recherche intelligente, rédaction assistée).
Comprend quand la sortie de l’IA nécessite un examen humain.
Termine l’intégration de l’utilisateur AI dans les 30 jours.
Compétences IA et numériques spécifiques au rôle
• Utiliser des outils de rédaction assistés par l'IA pour prendre en charge la préparation de la correspondance de formation, des certificats et des
• déléguer les communications de manière efficace et précise.
• Appliquer des outils numériques et des fonctionnalités d'automatisation dans Microsoft 365 (y compris SharePoint et Excel) pour rationaliser
• Gestion des dossiers, suivi des cours et workflows de reporting.
• exploiter des outils intelligents de planification et de réservation pour coordonner des cours complexes multi-délégués et à l'étranger
• logistique.
• Utiliser les fonctionnalités de recherche et de gestion de documents améliorées par l'IA pour conserver et récupérer les dossiers de formation dans
• conformité aux exigences RGPD et ISO 9001.…
Source : Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/trustflight/training-administrator-doncaster-180538)
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