Администратор обучения

Цель роли
Администратор обучения обеспечивает поддержку в отделе обучения, чтобы обеспечить бесперебойную доставку высококачественных
административная поддержка в рамках функции обучения Redline Assured Security. Эта роль имеет решающее значение для поддержания Redline.
репутация превосходного специалиста, лежащая в основе каждого этапа жизненного цикла обучения - от первоначального запроса на курс до
выдача сертификатов и архивирование записей.

Работая в Национальной академии охраны и безопасности в Донкастере, ответственный за это гарантирует, что все административные
процессы соответствуют строгим стандартам ISO 9001, системам качества и ожиданиям клиентов. Доставляя
точная, активная и профессиональная поддержка, эта роль напрямую позволяет команде обучения сосредоточиться на
проведение тренингов по безопасности.

Область применения и полномочия по принятию решений

• Может самостоятельно управлять повседневными административными задачами, включая загрузку курсов, регистрацию делегатов, бронирование поездок и проживания, а также ведение документации в рамках установленных процессов.

• Ожидается, что он будет действовать автономно, соблюдая и совершенствуя текущие административные процессы, не требуя регулярного управленческого надзора.

• Расходы на T&S должны быть предварительно утверждены и приведены в соответствие с требованиями клиента и бюджета до принятия обязательств; о любых расходах, выходящих за рамки объема, необходимо сообщить менеджеру по обучению.

• Изменения в основных процессах, структурах документации или процедурах, связанных с ISO 9001, требуют одобрения менеджера по обучению.

• Любая обработка данных или запросы, связанные с GDPR, выходящие за рамки стандартных рабочих процедур, должны быть соответствующим образом переданы на эскалацию.

Ключевые отношения

Внутренний

• Менеджер по обучению – прямое линейное руководство; регулярная отчетность о расписаниях курсов, записях и административном прогрессе.

• Инструкторы – ежедневная координация вопросов логистики курса, поездок, распределения транспортных средств и оформления документов до и после курса.

• Руководитель отдела обучения – координация утверждения затрат на T&S и соблюдения бюджета.

• Менеджер по стандартам – ведение матрицы обучения персонала и папок с доказательствами резюме.

Внешний

• Клиенты – связь относительно дат курсов, посещаемости делегатов и результатов.

• Поставщики услуг размещения и путешествий – бронирование и управление логистическими потребностями.

• Делегаты/учащиеся – регистрация, общение и выдача сертификатов.

• Зарубежные партнеры и клиенты – координация управления международными и специальными курсами и командировочных требований.

Ключевые обязанности

• Обеспечить выдающуюся административную поддержку во всех видах обучения, поддерживая ведущие в отрасли стандарты всех результатов обучения и поддерживая репутацию Redline как компании передового опыта, качества и постоянного совершенствования.

• Управляйте запросами на курсы и бронированием, оперативно отвечая на все запросы и заявки на курсы, обновляя загрузку курсов и поддерживая точность и своевременность матрицы бронирования.

• Координировать логистику, включая бронирование аудиторий, проекторов и AV-оборудования, выделение транспортных средств для инструкторов, организацию обедов и транспорта для делегатов, а также бронирование поездок и проживания как для программ в Великобритании, так и за рубежом/ИКАО/специальных программ.

• Обработка всей административной информации до и после курса, включая записи о посещении тренингов, документацию по обеспечению качества,

• подготовка экзаменационных и оценочных документов, а также выдача делегатам сертификатов об обучении. 5. Вести точные записи и данные по обучению, включая папки с данными резюме, таблицы обучения персонала и обновления CRM для потенциальных клиентов и возможностей, предоставляя управленческие отчеты по запросу.

• Обеспечить хранение и архивирование всей учебной документации в соответствии с GDPR, поддерживая четкую и единообразную структуру папок в области администрирования обучения в SharePoint.

• Поддерживать соблюдение финансовых требований, гарантируя, что все расходы на учебные поездки и проживание предварительно утверждены и приведены в соответствие с требованиями клиента и внутреннего бюджета до бронирования.

• Соблюдать стандарты качества, обеспечивая соблюдение всей документации и процессов в соответствии со стандартом ISO 9001 и внутренними процедурами управления качеством Redline.

Ключевые показатели успеха

• Все заказы на курсы, регистрации и записи обрабатываются точно и своевременно, при этом в ежеквартальных проверках качества не сообщается о существенных ошибках.

• Сертификаты обучения выдаются делегатам в рамках согласованных соглашений об уровне обслуживания после завершения курса.

• Структура папок SharePoint и записи обучения всегда готовы к аудиту, что подтверждается внутренними и внешними проверками ISO 9001.

• Данные CRM поддерживаются в актуальном состоянии, а потенциальные клиенты и возможности отслеживаются и обновляются в соответствии с требованиями команды.

• Бронирования T&S выполняются в рамках бюджета и с соответствующими предварительными одобрениями, без каких-либо несанкционированных расходов в течение первых 12 месяцев.

ИИ и цифровая компетентность

Redline Assured Security стремится использовать цифровые способы работы, обеспечивающие эффективность, качество и непрерывность работы.
улучшение всех функций. Уровень владения искусственным интеллектом
Ожидания от профиля уровня
Уровень 1 – использует искусственный интеллект.
Пользовательские инструменты AI в ежедневных рабочих процессах
Уверенно использует функции искусственного интеллекта в существующих инструментах (например, вторые пилоты, интеллектуальный поиск, помощь в составлении чертежей).
Понимает, когда результаты ИИ требуют проверки человеком.
Завершает регистрацию пользователей AI в течение 30 дней.

Специализированные ИИ и цифровые навыки

• Используйте инструменты черчения с помощью искусственного интеллекта для подготовки учебной корреспонденции, сертификатов и документов.

• эффективно и точно делегировать коммуникации.

• Применяйте цифровые инструменты и функции автоматизации в Microsoft 365 (включая SharePoint и Excel) для оптимизации

• Управление записями, отслеживание курса и рабочие процессы отчетности.

• использовать интеллектуальные инструменты планирования и бронирования для координации сложных курсов с участием нескольких делегатов и за рубежом.

• логистика.

• Используйте функции поиска и управления документами с расширенными возможностями искусственного интеллекта для ведения и получения записей об обучении в

• соответствие требованиям GDPR и ISO 9001.…

Источник: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/trustflight/training-administrator-doncaster-180538).