Administrador de formación

Propósito del rol
El administrador de capacitación brinda soporte dentro del departamento de capacitación para garantizar la entrega perfecta de alta calidad.
Soporte administrativo en toda la función de capacitación de Redline Assured Security. Este papel es fundamental para mantener la capacidad de Redline
reputación de excelencia, que respalda cada etapa del ciclo de vida de la capacitación, desde la consulta inicial del curso hasta
emisión de certificados y archivo de registros.

Operando dentro de la Academia Nacional de Seguridad y Protección en Doncaster, el titular del rol garantiza que todos los aspectos administrativos
Los procesos cumplen con los exigentes estándares requeridos por la norma ISO 9001, los marcos de calidad y las expectativas del cliente. Al entregar
Soporte preciso, proactivo y profesional, esta función permite directamente que el equipo de capacitación se centre en soluciones de clase mundial.
Impartición de formación en seguridad.

Alcance y autoridad para tomar decisiones

• Puede gestionar de forma independiente las tareas administrativas diarias, incluida la carga de cursos, el registro de delegados, las reservas de viajes y alojamiento y el mantenimiento de registros, dentro de los procesos establecidos.

• Se espera que opere de manera autónoma para cumplir y mejorar los procesos administrativos actuales sin requerir una supervisión administrativa rutinaria.

• Los gastos de T&S deben ser aprobados previamente y alineados con los requisitos del cliente y del presupuesto antes del compromiso; cualquier gasto fuera de alcance requiere derivación al Gerente de Capacitación.

• Los cambios en los procesos centrales, marcos de documentación o procedimientos relacionados con ISO 9001 requieren la aprobación del Gerente de Capacitación.

• Cualquier manejo de datos o consultas relacionadas con GDPR fuera de los procedimientos operativos estándar deben escalarse adecuadamente.

Relaciones clave

Interno

• Gerente de Capacitación - gestión de línea directa; informes periódicos sobre horarios de cursos, registros y progreso administrativo.

• Instructores: coordinación diaria de la logística del curso, viajes, asignación de vehículos y trámites previos y posteriores al curso.

• Responsable de Capacitación - coordinación de aprobaciones de costos T&S y cumplimiento presupuestario.

• Gerente de Estándares -mantenimiento de matriz de capacitación del personal y carpetas de evidencia de CV.

Externo

• Clientes: enlace con respecto a las fechas de los cursos, asistencia de delegados y resultados.

• Proveedores de alojamiento y viajes: reserva y gestión de requisitos logísticos.

• Delegados/Aprendices -registro, comunicaciones y emisión de certificados.

• Socios y clientes en el extranjero: coordinación de la administración de cursos internacionales y ad hoc y los requisitos de viaje.

Responsabilidades clave

• Brindar soporte administrativo excepcional en todas las actividades de capacitación, manteniendo un estándar líder en la industria para todos los entregables de capacitación y manteniendo la reputación de excelencia, calidad y mejora continua de Redline.

• Gestionar las consultas y reservas de cursos respondiendo con prontitud a todas las consultas y solicitudes de cursos, actualizando la carga de cursos y manteniendo la matriz de reservas con precisión y puntualidad.

• Coordinar la logística, incluidas las reservas de aulas, reservas de proyectores y equipos audiovisuales, asignaciones de vehículos para entrenadores, arreglos de transporte y almuerzo para delegados, y reservas de viajes y alojamiento para programas ad hoc/OACI/en el Reino Unido y en el extranjero.

• Procesar toda la administración previa y posterior al curso, incluidos los registros de asistencia a la capacitación, la documentación de control de calidad,

• trámites de exámenes y evaluaciones, y expedición de certificados de formación a los delegados. 5. Mantener registros y datos de capacitación precisos, incluidas carpetas de evidencia de CV, matrices de capacitación del personal y actualizaciones de CRM para posibles clientes potenciales y oportunidades, proporcionando informes de gestión según se solicite.

• Garantice el archivo y archivo compatible con GDPR de toda la documentación de capacitación, manteniendo una estructura de carpetas clara y consistente dentro del área de administración de capacitación en SharePoint.

• Respaldar el cumplimiento financiero garantizando que todos los costos de viajes y dietas de capacitación estén aprobados previamente y alineados con los requisitos del cliente y del presupuesto interno antes de realizar la reserva.

• Mantener los estándares de calidad garantizando que toda la documentación y los procesos se sigan de acuerdo con ISO 9001 y los procedimientos internos de gestión de calidad de Redline.

Métricas clave para el éxito

• Todas las reservas, inscripciones y registros de cursos se procesan de forma precisa y puntual, y se informa de cero errores materiales en las revisiones trimestrales de control de calidad.

• Los certificados de capacitación se emiten a los delegados dentro de los SLA acordados una vez finalizado el curso.

• La estructura de carpetas de SharePoint y los registros de capacitación están listos para ser auditados en todo momento, como lo demuestran las auditorías ISO 9001 internas y externas.

• Los datos de CRM se mantienen actualizados, con posibles clientes potenciales y oportunidades rastreados y actualizados de acuerdo con los requisitos del equipo.

• Las reservas de T&S se completan dentro del presupuesto y con las aprobaciones previas adecuadas, sin incidentes de gastos no aprobados dentro de los primeros 12 meses.

IA y competencia digital

Redline Assured Security se compromete a adoptar formas digitales de trabajo que impulsen la eficiencia, la calidad y la continuidad.
mejora en todas las funciones. Nivel de fluidez AI
Expectativas del perfil de nivel
Nivel 1: utiliza la asistencia de IA
Herramientas de usuario de IA en los flujos de trabajo diarios
Utiliza con confianza funciones de IA en herramientas existentes (por ejemplo, copilotos, búsqueda inteligente, redacción asistida).
Entiende cuándo los resultados de la IA necesitan una revisión humana.
Completa la incorporación de usuarios de IA en un plazo de 30 días.

Inteligencia artificial y habilidades digitales para roles específicos

• Utilice herramientas de redacción asistidas por IA para respaldar la preparación de correspondencia de capacitación, certificados y

• delegar comunicaciones de manera eficiente y precisa.

• Aplicar herramientas digitales y funciones de automatización dentro de Microsoft 365 (incluidos SharePoint y Excel) para optimizar

• gestión de registros, seguimiento de cursos y flujos de trabajo de generación de informes.

• aprovechar herramientas inteligentes de programación y reserva para coordinar cursos complejos con múltiples delegados y en el extranjero

• logística.

• Utilice funciones de gestión de documentos y búsqueda mejoradas por IA para mantener y recuperar registros de capacitación en

• cumplimiento de los requisitos GDPR e ISO 9001.…

Fuente: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/trustflight/training-administrator-doncaster-180538)