Виконавчий помічник

🌍 Про Outpost
Глобальна експансія порушена. Без місцевої організації коефіцієнти конверсії падають, витрати зростають, а відповідність стає безладною. Форпост це виправляє.

Outpost — це ваш модульний бек-офіс для глобальної торгівлі. Вибирайте лише те, що вам потрібно – податки, платежі, казначейство чи операції – і відкривайте нові ринки без накладних витрат. Іноді ми виступаємо в якості офіційного продавця, беручи на себе податковий ризик і ризик дотримання законодавства. В інших випадках ми даємо вам інструменти, щоб зробити це самостійно.
Продавайте що завгодно, де завгодно. Без компромісів.

🧠 Роль
Ми наймаємо другого виконавчого помічника для підтримки нашого генерального директора.
У нас вже є EA, і вона нікуди не дінеться. Ви підпорядковуватиметеся генеральному директору та працюватимете разом з нею: вона займатиметься вхідними маршрутами, маршрутизацією клієнтів та стороною, яка працює з інвесторами, веде щоденник, подорожі, логістику, внутрішнього адміністратора та координацію найму. Ви приєднаєтеся, щоб зняти певний набір робочих потоків з цієї пластини.
Приблизно 70% цієї ролі — це підтримка виконавчого керівництва. Інші 30% – це наймання – і ось тут важіль впливу. Ми проводимо п’ятиетапну співбесіду, яка складається з проектування, операцій, продукту, GTM і податків, наймаючи близько двох людей на місяць. Комусь потрібно володіти механізмом: складати розклади за п’ятьма календарями та чотирма країнами, тримати кандидатів у теплі, шукати відгуки, стежити, щоб ніхто не охолонув через те, що щоденник не склався.
Це роль для тих, хто на початку своєї кар’єри є надзвичайно організованим і хоче дізнатися, як насправді будується компанія. Вам не передадуть завершений процес. Вам покажуть, як ми працюємо сьогодні, і очікуємо, що ви покращите це.

🧩 Що ви зробите
Володіти щоденником генерального директора та логістикою

• Повсякденне планування - резервування, переміщення, захист часу, що зосереджується, вирішення конфліктів, перш ніж вони стануть проблемами

• Бронюйте та керуйте міжнародними поїздками, а також відновлюйте їх, коли рейс рухається

• Підготуйте набори для зустрічі: хто в кімнаті, чого вони хочуть, що було минулого разу

• Слідкуйте за подальшими діями, які ніхто не записав

Виконуйте роботу, яку він ніколи не бачить

• Найцінніша робота тут непомітна. Він не повинен знати, що це сталося - він повинен просто побачити, що день пройшов гладко

• Вирішуйте проблеми до того, як вони дістануться до нього: подвійне бронювання, відсутність телефонного зв’язку, візу, яку потрібно оновити

• Виконайте тиху підготовку - довідка про особу, з якою він зустрічається, про що було домовлено минулого разу, перевірені номери перед виходом колоди

• Передбачити. Якщо поїздка заброньована, трансфер, вечеря та буфер навколо рейсу вже оброблені

• Чим менше запитань він має поставити вам, тим краще ви виконуєте роботу

Власна координація найму

• Запустіть планування по всьому циклу інтерв'ю - п'ять етапів, кілька інтерв'юерів, кілька часових поясів

• Тримайте конвеєр чистим: трекери, відгуки на інтерв'ю, поетапне перетворення

• Створюйте цільові списки для відкритих ролей і допомагайте керувати охопленням

• Будьте контактною точкою для кандидата - швидко, тепло, людяно. Як ми ставимося до кандидатів, так нас і оцінюють

• Координація пропозицій, рекомендацій, контрактів, дат початку роботи та матеріально-технічного забезпечення нових співробітників

Підтримуйте роботу компанії

• Рада підтримки та підготовка інвесторів разом із генеральним директором, керівником апарату та нашим старшим експертом

• Допомога у веденні внутрішніх комунікацій: з усіх рук, за межами сайтів, оновлення компанії

• Керуйте постачальниками, інструментами та адміністратором витрат, щоб ніхто інший не думав про це

• Помітьте повторювану проблему та вирішіть її назавжди, а не вирішуйте знову наступного тижня

💥 Приклади проектів

• Відновіть цілий тиждень поїздки генерального директора у другій половині дня після перенесення зустрічі зі збору коштів

• Витратьте час на пропозицію від трьох тижнів до десяти днів, виправляючи вузькі місця в розкладі та відгуках

• Створіть засіб відстеження кандидатів, який показуватиме конверсію на кожному етапі співбесіди, і запускайте його щотижня

• Займатися логістикою засідання правління: попереднє читання, порядок денний, матеріали, подальші дії

• Організуйте віддалену компанію для команди, розділеної по Лондону, Амстердаму та за їх межами

• Запишіть, як ви виконуєте свою роботу, щоб наступна людина могла взяти її за тиждень

🧱 Те, що ми шукаємо
Ідеальний фон:

• 1–3 роки в EA, асистента команди, координатора з підбору персоналу або на посаді підтримки операцій — ідеально в стартапі або швидкозростаючій технологічній/фінтех-компанії

• Будь-який досвід координації вербування є перевагою, але ми навчимо цьому, якщо ви поспішаєте

• Комфортно в компанії без особливих процесів, тому що ви працювали в ній раніше

• Вільно володію сучасними інструментами (Notion, Slack, Linear, ATS, інструменти планування та AI) і швидко підбираю нові

• Відмінна письмова англійська. Ви будете писати від імені генерального директора

Сигнали, які нас цікавлять:

• Смішна упередженість до дії - ви вирішуєте, а не спостерігаєте

• Надзвичайно організований, і це помітно. Ніщо не впадає, ні за чим не потрібно ганятися двічі

• Сильний еквалайзер - ви знаєте, як читати кімнату, кандидата чи блокера

• Зважене судження – ви знаєте, що вирішити самостійно, а що посилити, і не сідаєте ні на те, ні на інше

• Стриманий. Перед більшістю членів команди ви побачите конкурсні, курсові та розмови кандидатів

• Допитливий і винахідливий - ви можете зрозуміти все

• Ви покращуєте те, до чого торкаєтесь. Другий раз, коли ви щось робите, це має бути швидше, ніж перший раз

Чим ця роль не є:

• Роль не пов’язана лише з щоденником – ви також будете володіти наймом, адаптацією та внутрішніми операціями

• Це не просто рекрутер: наймання – це третина роботи, а не вся

• Роль не для когось, кому для ефективності потрібні чіткі процеси та ієрархія

• Це не камінь, через який можна пробігти. Викриття реальне, темп теж

🚀 Чому ця роль відрізняється
Більшість ролей помічників пов’язані з підтриманням порядку в чиємусь житті. Це про те, щоб компанія рухалася швидше.
Ви самі координуватимете наймання, що на нашому етапі є одним із наших найефективніших речей — люди, яких ви допоможете залучити, формуватимуть те, ким стане Outpost. І ви побачите вид з першого ряду фінтех серії А, що будується, а двоє людей над вами навчать вас, як це працює.
Ми очікуємо, що кожен, хто займатиме цю посаду, швидко розвиватиметься, і ми підтримуватимемо вас на кожному кроці.…

Джерело: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/outpost-technologies/executive-assistant-london-166116)