Assistante de direction

🌍 À propos de l'avant-poste
L’expansion mondiale est interrompue. Sans entité locale, les taux de conversion chutent, les coûts augmentent et la conformité devient compliquée. Outpost le corrige.

Outpost est votre back-office modulaire pour le commerce mondial. Choisissez uniquement ce dont vous avez besoin (impôts, paiements, trésorerie ou opérations) et débloquez de nouveaux marchés sans frais généraux. Parfois, nous agissons en tant que commerçant officiel, assumant les risques fiscaux et de conformité. D’autres fois, nous vous donnons les outils pour le faire vous-même.
Vendez n'importe quoi, n'importe où. Sans compromis.

🧠 Le rôle
Nous recrutons un deuxième adjoint exécutif pour soutenir notre PDG.
Nous avons déjà une EA, et elle ne va nulle part. Vous rapporterez au PDG et travaillerez à ses côtés : elle gère les flux entrants, le routage des clients et les relations avec les investisseurs, s'occupe de l'agenda, des déplacements, de la logistique, de l'administration interne et de la coordination du recrutement. Vous vous joindrez à nous pour retirer un ensemble défini de flux de travail de cette assiette.
Environ 70 % de ce rôle consiste à soutenir la direction. Les 30 % restants recrutent – ​​et c’est là que se trouve l’effet de levier. Nous organisons une boucle d'entretiens en cinq étapes couvrant l'ingénierie, les opérations, les produits, le GTM et la fiscalité, en embauchant environ deux personnes par mois. Quelqu'un doit posséder la machine : planifier sur cinq calendriers et quatre pays, garder les candidats au chaud, rechercher les commentaires, s'assurer que personne de bon ne se refroidisse parce qu'un agenda n'est pas conforme.
Il s’agit d’un rôle pour quelqu’un en début de carrière qui est exceptionnellement organisé et souhaite apprendre comment une entreprise se construit réellement. Vous ne recevrez pas un processus terminé. On vous montrera comment nous faisons les choses aujourd'hui et on vous demandera de l'améliorer.

🧩 Ce que tu feras
Posséder l'agenda et la logistique du PDG

• Gérer la planification au jour le jour : réservation, déménagement, protection du temps de concentration, résolution des conflits avant qu'ils ne deviennent des problèmes.

• Réservez et gérez des voyages internationaux, et reconstruisez-les lorsqu'un vol bouge

• Préparez les dossiers de réunion : qui est dans la salle, ce qu'ils veulent, ce qui s'est passé la dernière fois

• Suivez et poursuivez les suivis que personne n'a notés

Faire le travail qu'il ne voit jamais

• Ici, le travail de plus grande valeur est invisible. Il ne devrait pas savoir que c'est arrivé - il devrait juste constater que la journée s'est bien déroulée.

• Résoudre les problèmes avant qu'ils ne l'atteignent : la double réservation, la connexion manquante, le visa à renouveler

• Effectuez une préparation discrète : informations sur la personne qu'il rencontre, ce qui a été convenu la dernière fois, les chiffres vérifiés avant la sortie d'un deck.

• Anticiper. Si un voyage est réservé, le transfert, le dîner et le tampon autour du vol sont déjà pris en charge

• Moins il a de questions à vous poser, mieux vous faites votre travail

Propre coordination du recrutement

• Exécutez la planification sur toute la boucle de l'entretien : cinq étapes, plusieurs intervieweurs, plusieurs fuseaux horaires.

• Gardez le pipeline propre : trackers, retours d'entretien, conversion étape par étape

• Créez des listes de cibles pour les postes vacants et aidez à gérer la sensibilisation.

• Soyez l'interlocuteur du candidat - rapide, chaleureux, humain. La façon dont nous traitons les candidats est la façon dont nous sommes jugés

• Coordonner les offres, les références, les contrats, les dates de début et la logistique d'intégration des nouveaux employés

Faire fonctionner l’entreprise

• Soutenir le conseil d'administration et la préparation des investisseurs aux côtés du PDG, du chef de cabinet et de notre EA senior

• Aider à gérer les communications internes : tout le monde, hors site, mises à jour de l'entreprise

• Gérer l'administration des fournisseurs, des outils et des dépenses pour que personne d'autre n'ait à y penser

• Repérez le problème récurrent et corrigez-le de manière permanente plutôt que de le résoudre à nouveau la semaine prochaine.

💥 Exemples de projets

• Reconstruire une semaine complète de voyage du PDG en un après-midi après le déplacement d'une réunion de collecte de fonds.

• Réduire le délai de présentation de l'offre de trois semaines à dix jours en corrigeant les goulots d'étranglement liés à la planification et aux commentaires.

• Créez un outil de suivi des candidats qui affiche la conversion à chaque étape de l'entretien et exécutez-le chaque semaine.

• Être responsable de la logistique d'une réunion du conseil d'administration : lectures préalables, ordre du jour, documents, suivis

• Organiser une entreprise hors site pour une équipe répartie à Londres, Amsterdam et au-delà

• Notez comment vous faites votre travail afin que la prochaine personne puisse le reprendre dans une semaine.

🧱 Ce que nous recherchons
Contexte idéal :

• 1 à 3 ans dans un rôle d'EA, d'assistant d'équipe, de coordinateur du recrutement ou de support opérationnel - idéalement dans une startup ou une entreprise technologique/fintech à croissance rapide

• Toute exposition à la coordination du recrutement est un plus, mais nous l'enseignerons si vous êtes rapide

• À l'aise dans une entreprise sans beaucoup de processus, car vous avez déjà travaillé dans une entreprise

• Maîtrise des outils modernes (Notion, Slack, Linear, ATS, outils de planification et IA) et rapide à en acquérir de nouveaux.

• Excellent anglais écrit. Vous écrirez au nom du PDG

Signaux qui nous intéressent :

• Un parti pris ridicule en faveur de l'action : vous résolvez, sans observer

• Extrêmement organisé, et visiblement ainsi. Rien n'est laissé tomber, rien n'a besoin d'être poursuivi deux fois

• EQ fort : vous savez comment lire une salle, un candidat ou un bloqueur

• Bon jugement : vous savez quoi décider vous-même et quoi faire remonter, et vous n'êtes assis sur ni l'un ni l'autre.

• Discret. Vous verrez les candidatures, les feuilles de modalités et les conversations des candidats devant la plupart des membres de l'équipe.

• Curieux et débrouillard : vous pouvez tout comprendre

• Vous améliorez ce que vous touchez. La deuxième fois que vous faites quelque chose, cela devrait être plus rapide que la première

Ce que ce rôle n'est pas :

• Il ne s'agit pas uniquement d'un rôle de journal : vous serez également responsable du recrutement, de l'intégration et des opérations internes.

• Il ne s'agit pas d'un simple rôle de recruteur : l'embauche représente un tiers du travail, pas la totalité.

• Ce n'est pas un rôle pour quelqu'un qui a besoin de processus et d'une hiérarchie définis pour être efficace.

• Ce n'est pas un tremplin que vous pouvez franchir. L'exposition est réelle, tout comme le rythme

🚀 Pourquoi ce rôle est différent
La plupart des rôles d'assistant consistent à garder la vie de quelqu'un d'autre en ordre. Celui-ci vise à faire avancer une entreprise plus rapidement.
Vous serez responsable de la coordination du recrutement, ce qui, à notre stade, est l'une des activités les plus efficaces que nous effectuons : les personnes que vous aidez à recruter façonneront ce que deviendra Outpost. Et vous aurez une vue au premier rang d'une fintech de série A en cours de construction, avec deux personnes au-dessus de vous qui ont investi pour vous apprendre comment cela fonctionne.
Nous espérons que la personne occupant ce poste évoluera rapidement et nous vous soutiendrons à chaque étape du processus.…

Source : Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/outpost-technologies/executive-assistant-london-166116)