Yönetici Asistanı

🌍 Karakol Hakkında
Küresel genişleme bozuldu. Yerel bir varlık olmadan dönüşüm oranları düşer, maliyetler artar ve uyumluluk karmaşık hale gelir. Karakol bunu düzeltir.

Outpost, küresel ticaret için modüler arka ofisinizdir. Yalnızca ihtiyacınız olanı seçin (vergi, ödemeler, hazine veya operasyonlar) ve ek yük olmadan yeni pazarların kilidini açın. Bazen vergi ve uyumluluk riskini üstlenerek Kayıtlı Satıcı olarak hareket ederiz. Diğer zamanlarda, bunu kendi başınıza yapmanız için size araçlar veriyoruz.
Her yerde, her şeyi sat. Ödün vermeden.

🧠 Rol
CEO'muza destek verecek ikinci bir Yönetici Asistanı arıyoruz.
Zaten bir EA'mız var ve o hiçbir yere gitmiyor. CEO'ya rapor vereceksiniz ve onunla birlikte çalışacaksınız: Gelen hizmetleri, müşteri yönlendirmeyi ve yatırımcılarla yüz yüze olan tarafı yönetecek, günlük, seyahat, lojistik, iç yönetici ve işe alım koordinasyonunu üstlenecek. Bu plakadan tanımlanmış bir iş akışı kümesini almak için katılacaksınız.
Bu rolün kabaca %70'i yönetici desteğidir. Geri kalan %30 ise işe alımdır ve kaldıracın olduğu yer burasıdır. Mühendislik, operasyonlar, ürün, GTM ve vergi genelinde beş aşamalı bir görüşme döngüsü yürütüyoruz ve ayda yaklaşık iki kişiyi işe alıyoruz. Birisinin bu mekanizmaya sahip olması gerekiyor: beş takvim ve dört ülke arasında planlama yapmak, adayları sıcak tutmak, geri bildirimleri takip etmek, günlük tutmadığı için iyi olan hiç kimsenin soğumamasını sağlamak.
Bu, kariyerinin başında olan, alışılmadık şekilde organize olmuş ve bir şirketin gerçekte nasıl kurulduğunu öğrenmek isteyen birine yönelik bir roldür. Size tamamlanmış bir süreç verilmeyecektir. Bugün işleri nasıl yaptığımız size gösterilecek ve bunu daha iyi hale getirmeniz beklenecek.

🧩 Ne Yapacaksın
CEO'nun günlüğüne ve lojistiğine sahip olun

• Planlamayı günden güne gerçekleştirin - rezervasyon yapın, hareket edin, odaklanma süresini koruyun, çatışmaları sorun haline gelmeden önce çözün

• Uluslararası seyahat rezervasyonu yapın, yönetin ve uçuş hareket ettiğinde yeniden oluşturun

• Toplantı paketleri hazırlayın: odada kim var, ne istiyorlar, en son ne oldu

• Kimsenin yazmadığı takipleri takip edin ve takip edin

Hiç görmediği işi yap

• Burada en yüksek değere sahip iş görünmez. Olan biteni bilmemeli; sadece günün sorunsuz geçtiğini görmeli

• Sorunları kendisine ulaşmadan önce düzeltin: çifte rezervasyon, eksik arama, yenilenmesi gereken vize

• Sessizce hazırlık yapın: Buluşacağı kişinin geçmişi, en son ne üzerinde anlaşmaya varıldığı, deste çıkmadan önce kontrol edilen sayılar

• Tahmin edin. Bir seyahat rezervasyonu yapılmışsa transfer, akşam yemeği ve uçuş etrafındaki tampon süre zaten gerçekleştirilir

• Size ne kadar az soru sorarsa, işi o kadar iyi yapıyorsunuz demektir

Kendi işe alım koordinasyonu

• Planlamayı tüm görüşme döngüsü boyunca çalıştırın - beş aşama, birden fazla görüşmeci, çeşitli zaman dilimleri

• Boru hattını temiz tutun: izleyiciler, röportaj geri bildirimi, adım adım dönüşüm

• Açık roller için hedef listeleri oluşturun ve sosyal yardımların yönetilmesine yardımcı olun

• Adayın temas noktası olun; hızlı, sıcak, insani. Adaylara nasıl davranırsak, öyle yargılanırız

• Teklifleri, referansları, sözleşmeleri, başlangıç tarihlerini ve yeni işe alım lojistiğini koordine edin

Şirketin çalışır durumda kalmasını sağlayın

• CEO, Genelkurmay Başkanı ve kıdemli EA'mızın yanı sıra yönetim kurulu ve yatırımcı hazırlığını desteklemek

• Dahili iletişimin yürütülmesine yardımcı olun: tüm ekip, saha dışında, şirket güncellemeleri

• Başka kimsenin düşünmesine gerek kalmayacak şekilde tedarikçiyi, araçları ve gider yöneticisini yönetin

• Tekrarlayan sorunu tespit edin ve gelecek hafta tekrar çözmek yerine kalıcı olarak düzeltin

💥 Örnek Projeler

• Bir bağış toplama toplantısının ardından öğleden sonra bir haftalık CEO seyahatini yeniden oluşturun

• Planlama ve geri bildirim darboğazlarını düzelterek teklife zaman ayırın ve üç haftadan on güne kadar çıkarın

• Her görüşme aşamasında dönüşümü gösteren aday izleyiciyi oluşturun ve bunu haftalık olarak çalıştırın

• Yönetim kurulu toplantısının lojistiğine sahip olun: ön okumalar, gündem, materyaller, takipler

• Londra, Amsterdam ve ötesine bölünmüş bir ekip için şirket dışında bir şirket düzenleyin

• Bir sonraki kişinin bir hafta içinde işi alabilmesi için işinizi nasıl yaptığınızı yazın

🧱 Aradığımız Şey
İdeal arka plan:

• EA, ekip asistanı, işe alım koordinatörü veya operasyon desteği rolünde 1-3 yıl - ideal olarak yeni kurulmuş bir şirkette veya hızlı büyüyen bir teknoloji / fintech şirketinde

• Herhangi bir işe alım koordinasyon deneyimi bir artıdır, ancak hızlı olursanız bunu öğreteceğiz

• Çok fazla süreci olmayan bir şirkette rahatsınız çünkü daha önce bir şirkette çalışmışsınızdır

• Modern araçlar konusunda akıcı (Notion, Slack, Linear, ATS, planlama araçları ve yapay zeka) ve yenilerini hızla öğrenebilme

• Mükemmel yazılı İngilizce. CEO adına yazacaksınız

Önemsediğimiz sinyaller:

• Eyleme yönelik gülünç önyargı - gözlemlersiniz, çözmezsiniz

• Son derece organize ve gözle görülür şekilde organize edilmiş. Hiçbir şey düşürülmez, hiçbir şeyin iki kez kovalanmasına gerek yoktur

• Güçlü EQ - bir odayı, adayı veya engelleyiciyi nasıl okuyacağınızı biliyorsunuz

• Sağlam muhakeme - neye kendiniz karar vereceğinizi ve neyi tırmandıracağınızı bilirsiniz ve ikisine de oturmazsınız

• Sağduyulu. Ekibin çoğundan önce kompozisyonları, dönem çizelgelerini ve aday konuşmalarını göreceksiniz

• Meraklı ve becerikli; her şeyi çözebilirsin

• Dokunduğunuz şeyi geliştirirsiniz. Bir şeyi ikinci kez yaptığınızda, ilkinden daha hızlı olmalıdır

Bu rol ne değildir:

• Yalnızca günlükten ibaret bir rol değil; işe alma, işe alım ve dahili operasyonların da sahibi olacaksınız

• Saf bir işe alım görevlisi rolü değildir - işe alım işin tamamı değil üçte biridir

• Etkili olabilmesi için tanımlanmış süreçlere ve hiyerarşiye ihtiyaç duyan birine göre bir rol değil

• Üzerinden geçebileceğiniz bir basamak değil. Pozlama gerçektir ve hız da öyle

🚀 Bu Rol Neden Farklı?
Asistanlık rollerinin çoğu başka birinin hayatını düzenli tutmakla ilgilidir. Bu, bir şirketin daha hızlı hareket etmesini sağlamakla ilgilidir.
Bizim aşamamızda yaptığımız en yüksek fayda sağlayan şeylerden biri olan işe alım koordinasyonuna sahip olacaksınız; getirilmesine yardımcı olduğunuz insanlar, Outpost'un neye dönüşeceğini şekillendirecek. Ve üstünüzdeki iki kişinin size bunun nasıl çalıştığını öğretmek için yatırım yaptığı, inşa edilmekte olan bir A Serisi fintech'in önden görüntüsünü göreceksiniz.
Bu rolde olan kişinin hızla büyümesini bekliyoruz ve sizi yolun her adımında destekleyeceğiz.…

Kaynak: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/outpost-technologies/executive-assistant-london-166116)