Assistent der Geschäftsleitung

🌍 Über Outpost
Die globale Expansion ist kaputt. Ohne eine lokale Niederlassung sinken die Conversion-Raten, die Kosten steigen und die Compliance wird problematisch. Outpost behebt das Problem.

Outpost ist Ihr modulares Backoffice für den globalen Handel. Wählen Sie nur das aus, was Sie brauchen – Steuern, Zahlungen, Treasury oder Betrieb – und erschließen Sie neue Märkte ohne Mehraufwand. Manchmal agieren wir als Merchant of Record und übernehmen Steuer- und Compliance-Risiken. In anderen Fällen geben wir Ihnen die Werkzeuge, um es selbst zu tun.
Verkaufen Sie alles, überall. Ohne Kompromisse.

🧠 Die Rolle
Wir stellen einen zweiten Assistenten der Geschäftsleitung ein, um unseren CEO zu unterstützen.
Wir haben bereits eine EA und sie wird nirgendwo hingehen. Sie berichten an den CEO und arbeiten mit ihr zusammen: Sie kümmert sich um den Inbound-Bereich, die Kundenweiterleitung und die Seite mit Investorenkontakt, kümmert sich um Terminkalender, Reisen, Logistik, interne Verwaltung und Einstellungskoordination. Sie werden beitreten, um eine definierte Reihe von Arbeitsabläufen zu übernehmen.
Ungefähr 70 % dieser Rolle besteht aus der Unterstützung von Führungskräften. Die anderen 30 % stellen neue Mitarbeiter ein – und hier liegt der Hebel. Wir führen eine fünfstufige Interviewschleife in den Bereichen Technik, Betrieb, Produkt, GTM und Steuern durch und stellen monatlich etwa zwei Personen ein. Jemand muss die Maschine beherrschen: Planung über fünf Kalender und vier Länder hinweg, Kandidaten warm halten, Feedback einholen, sicherstellen, dass niemand Gutes untergeht, weil ein Terminkalender nicht stimmt.
Dies ist eine Stelle für jemanden, der zu Beginn seiner Karriere ungewöhnlich gut organisiert ist und lernen möchte, wie ein Unternehmen tatsächlich aufgebaut wird. Es wird Ihnen kein fertiger Prozess ausgehändigt. Ihnen wird gezeigt, wie wir die Dinge heute machen, und Sie werden erwartet, dass Sie sie verbessern.

🧩 Was Sie tun werden
Besitzen Sie das Tagebuch und die Logistik des CEO

• Führen Sie die Planung Tag für Tag durch – buchen, verschieben, Fokuszeit schützen, Konflikte lösen, bevor sie zu Problemen werden

• Buchen und verwalten Sie internationale Reisen und planen Sie diese um, wenn ein Flug verschoben wird

• Bereiten Sie Besprechungsunterlagen vor: Wer ist im Raum, was will er, was ist beim letzten Mal passiert?

• Verfolgen und verfolgen Sie die Folgemaßnahmen, die niemand aufgeschrieben hat

Erledige die Arbeit, die er nie sieht

• Die wertvollste Arbeit ist hier unsichtbar. Er sollte nicht wissen, dass es passiert ist – er sollte einfach feststellen, dass der Tag reibungslos verlief

• Beheben Sie Probleme, bevor sie ihn erreichen: die Doppelbuchung, die fehlende Einwahl, das Visum, das verlängert werden musste

• Machen Sie die stille Vorbereitung – Hintergrundinformationen zu einer Person, die er trifft, was beim letzten Mal vereinbart wurde, die überprüften Zahlen, bevor ein Deck herauskommt

• Vorwegnehmen. Ist eine Reise gebucht, sind der Transfer, das Abendessen und der Puffer rund um den Flug bereits erledigt

• Je weniger Fragen er Ihnen stellen muss, desto besser erledigen Sie Ihre Arbeit

Eigene Personalkoordination

• Führen Sie die Planung über die gesamte Interviewschleife durch – fünf Phasen, mehrere Interviewer, mehrere Zeitzonen

• Halten Sie die Pipeline sauber: Tracker, Interview-Feedback, schrittweise Konvertierung

• Erstellen Sie Zielgruppenlisten für offene Stellen und helfen Sie bei der Verwaltung der Öffentlichkeitsarbeit

• Seien Sie der Ansprechpartner für den Kandidaten – schnell, herzlich, menschlich. Wie wir Kandidaten behandeln, bestimmt auch, wie wir beurteilt werden

• Koordinieren Sie Angebote, Referenzen, Verträge, Starttermine und die Onboarding-Logistik für neue Mitarbeiter

Halten Sie das Unternehmen am Laufen

• Unterstützen Sie den Vorstand und die Investorenvorbereitung zusammen mit dem CEO, dem Stabschef und unserem Senior EA

• Helfen Sie bei der Durchführung der internen Kommunikation: All-Hands, Offsites, Unternehmens-Updates

• Verwalten Sie die Lieferanten-, Werkzeug- und Kostenverwaltung, damit sich niemand sonst darum kümmern muss

• Erkennen Sie das wiederkehrende Problem und beheben Sie es dauerhaft, anstatt es nächste Woche erneut zu lösen

💥 Beispielprojekte

• Planen Sie nach dem Umzug eines Fundraising-Meetings eine ganze Woche CEO-Reisen an einem Nachmittag wieder auf

• Verkürzen Sie die Angebotszeit von drei Wochen auf zehn Tage, indem Sie Termin- und Feedback-Engpässe beheben

• Erstellen Sie den Kandidaten-Tracker, der die Konversion in jeder Interviewphase anzeigt, und führen Sie ihn wöchentlich aus

• Verantwortlich für die Logistik einer Vorstandssitzung: Vorlesungen, Tagesordnung, Materialien, Nachbereitungen

• Organisieren Sie ein Unternehmen außerhalb des Unternehmens für ein Team, das über London, Amsterdam und darüber hinaus verteilt ist

• Schreiben Sie auf, wie Sie Ihre Arbeit erledigen, damit die nächste Person sie in einer Woche übernehmen kann

🧱 Was wir suchen
Idealer Hintergrund:

• 1–3 Jahre in einer EA-, Teamassistenten-, Rekrutierungskoordinator- oder Operations-Support-Position – idealerweise bei einem Startup oder einem schnell wachsenden Technologie-/Fintech-Unternehmen

• Jegliche Kenntnisse in der Rekrutierungskoordination sind von Vorteil, aber wenn Sie schnell sind, vermitteln wir Ihnen diese

• Fühlen Sie sich wohl in einem Unternehmen ohne große Prozesse, da Sie schon einmal in einem Unternehmen gearbeitet haben

• Beherrschen Sie moderne Tools (Notion, Slack, Linear, ATS, Planungstools und KI) fließend und erlernen Sie schnell neue Tools

• Ausgezeichnetes geschriebenes Englisch. Sie schreiben im Namen des CEO

Signale, die uns wichtig sind:

• Lächerliche Tendenz zum Handeln – Sie lösen, nicht beobachten

• Äußerst gut organisiert, und das sichtbar. Nichts wird fallen gelassen, nichts muss zweimal verfolgt werden

• Starker EQ – Sie wissen, wie man einen Raum, einen Kandidaten oder einen Blocker erkennt

• Gutes Urteilsvermögen – Sie wissen, was Sie selbst entscheiden und was eskalieren müssen, und Sie können sich auf keines von beiden einigen

• Diskret. Sie sehen Comp, Term Sheets und Kandidatengespräche vor dem Großteil des Teams

• Neugierig und einfallsreich – Sie können alles herausfinden

• Sie verbessern, was Sie berühren. Wenn Sie etwas zum zweiten Mal tun, sollte es schneller sein als beim ersten Mal

Was diese Rolle nicht ist:

• Keine reine Terminkalenderrolle – Sie sind auch für die Einstellung, das Onboarding und die internen Abläufe zuständig

• Keine reine Personalvermittlerrolle – die Einstellung macht ein Drittel des Jobs aus, nicht den ganzen Job

• Keine Rolle für jemanden, der definierte Prozesse und Hierarchien benötigt, um effektiv zu sein

• Kein Sprungbrett, über das man hinwegrollen kann. Die Belichtung ist real, ebenso wie das Tempo

🚀 Warum diese Rolle anders ist
Bei den meisten Assistentenrollen geht es darum, das Leben eines anderen in Ordnung zu halten. Hier geht es darum, ein Unternehmen schneller voranzubringen.
Sie sind für die Einstellungskoordination verantwortlich, was in unserer Phase zu den Aufgaben mit der größten Wirkung gehört, die wir tun – die Menschen, die Sie bei der Einstellung unterstützen, werden das prägen, was Outpost wird. Und Sie können aus der ersten Reihe sehen, wie ein Fintech der Serie A aufgebaut wird, wobei zwei Personen über Ihnen investiert haben, um Ihnen beizubringen, wie es funktioniert.
Wir erwarten von jedem, der diese Rolle innehat, ein schnelles Wachstum und unterstützen Sie bei jedem Schritt auf diesem Weg.…

Quelle: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/outpost-technologies/executive-assistant-london-166116)