Betriebskoordinator

AtlasBrands baut und skaliert High-Velocity-Direct-to-Consumer-Marken (DTC). In nur wenigen Monaten wuchs das Unternehmen von 0 auf 3 Millionen US-Dollar an wiederkehrenden monatlichen Umsätzen und von einem 3-köpfigen Team auf ein Team von etwa 30. Das Unternehmen strebt nun einen neunstelligen Betrag an und baut ein Weltklasse-Team auf, das dieses Wachstum unterstützen, aufrechterhalten und beschleunigen kann. In dieser Phase geht es beim Wachstum nicht mehr nur um Produkte oder Marketing. Es geht um Menschen, und die nächste Phase des Unternehmens wird dadurch bestimmt, wen es einbringt: die Qualität der Talente, die Geschwindigkeit, mit der es einstellt, und die Systeme, die es darauf aufbauend aufbaut.

Rollenziel

AtlasBrands sucht einen gut organisierten, proaktiven Betriebskoordinator, der als direkte rechte Hand seines Leiters für Betrieb und Finanzen fungiert. In dieser Rolle fungieren Sie als operativer Klebstoff, der dafür sorgt, dass Logistik, Lieferkette, Back-Office-Finanzierung und rechtliche Dokumentation reibungslos funktionieren.

Diese Position erfordert eine seltene Mischung aus extremer Liebe zum Detail und radikalem Einfallsreichtum. Sie sind für die Nachverfolgung komplexer Arbeitsabläufe verantwortlich und stellen sicher, dass Daten nie durchsickern und Aufgaben reibungslos zwischen internationalen Anbietern und funktionsübergreifenden Teams ablaufen.

Hauptverantwortlichkeiten

Lieferkette und Logistikausführung

• Behalten Sie den Überblick über die Auftragsabwicklung mit hohem Volumen, weltweite Lieferungen und proaktive Bestandsverfolgung.

• Eigene tägliche Kommunikation mit Lieferanten und Third-Party-Fulfillment-Partnern (3PL), um nahtlose Betriebsabläufe zu gewährleisten.

Unterstützung bei Finanzen und Gehaltsabrechnung

• Verwalten Sie wichtige Back-Office-Vorgänge, einschließlich der Verfolgung von Lieferantenrechnungen, der Abstimmung von Betriebsausgaben und der Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen oder Lieferantenzahlungen für die endgültige Genehmigung durch die Geschäftsleitung.

Rechtliche Koordination und Compliance

• Als interner Verkehrskontrolleur für rechtliche Arbeitsabläufe fungieren.

• Koordinieren Sie die Vertragsweiterleitung, sichern Sie digitale Signaturen, organisieren Sie die Unternehmensdokumentation und verwalten Sie laufende Nachverfolgungen mit externer Rechtsberatung.

Datenarchitektur und Tracker-Governance

• Projekt-Tracker erstellen, optimieren und sorgfältig warten.

• Stellen Sie die Datenintegrität über mehrere Systeme hinweg sicher, sodass die Führung absolute Transparenz über Bestände, Zeitpläne und Rechtsstatus hat.

Unabhängige Problemlösung

• Als interner Ermittler fungieren: Wenn sich eine Lieferung verzögert oder eine Rechnung nicht übereinstimmt, untersuchen Sie unabhängig die Grundursache, schlagen Sie praktische Lösungen vor und führen Sie die Behebung mit minimalem Aufwand bis zum Abschluss durch.

Erforderliche Erfahrung und Qualifikationen

• Erfahrung: Nachgewiesene Erfolgsbilanz in Betriebs-, Logistik- oder Projektkoordinationsfunktionen, idealerweise in einem schnelllebigen E-Commerce- oder Startup-Umfeld.

• Daten und technische Tools: Hohe Kenntnisse in Excel und Google Sheets, völlig komfortables Arbeiten mit komplexen Formeln, großen Datensätzen und strengen Datenabgleichen.

• Ausführung und Nachverfolgung: Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit der natürlichen Fähigkeit, mehrere bewegliche Teile gleichzeitig zu verwalten, ohne an Schwung zu verlieren oder Details zu vernachlässigen.

• Kommunikation und Dynamik: Außergewöhnliche schriftliche und mündliche Kommunikation in Englisch und ein proaktiver, reibungsloser Ansatz, um Antworten von globalen Anbietern und internen Teammitgliedern gleichermaßen zu erhalten.

• Denkweise: Ein einfallsreicher Finder von Antworten, der sich mit den Details befasst, strukturelle Lösungen vorschlägt und stolz auf die Gesamtverantwortung ist.

Arbeitszeiten und Rollendetails

Es handelt sich um eine Vollzeitbeschäftigung mit etwa 40 Stunden pro Woche in einem globalen Remote-First-Team. Die Arbeit ist asynchron und Sie müssen bereit sein, jeden Tag mindestens 4 Stunden mit den US-EST-Geschäftszeiten (zwischen 9 und 17 Uhr EST) zu überschneiden, um Teamsynchronisierungen und funktionsübergreifende Ausrichtung zu ermöglichen.

Wie bewerbe ich mich und was erwartet mich?

AtlasBrands hat einen optimierten, transparenten Interviewprozess entwickelt, der darauf ausgelegt ist, nach einem echten Partner und nicht nach einem Transaktionsmitarbeiter zu suchen:

• Reichen Sie Ihren Lebenslauf ein: Reichen Sie Ihren Lebenslauf zusammen mit einem kurzen Überblick über die Betriebssysteme oder Inventar-Tracker ein, die Sie verwaltet haben.

• Erstes Screening und Video-Einführung: Ein kurzes Screening-Gespräch zur Bewertung Ihres Kommunikationsstils, Ihrer strukturellen Organisationsrahmen und Ihrer Problemlösungsfähigkeit.

• Kostenpflichtige Bewertung: Führen Sie eine kostenpflichtige Betriebs- oder Datenbewertung durch, anhand derer das Einstellungsteam die Kernkompetenzen bewertet und die endgültigen Schritte festlegt.

• Strategischer Deep Dive: Ausgewählte Kandidaten nehmen an 45-minütigen Gesprächen mit zwei Mitgliedern des Führungsteams teil.

Es werden keine Einsendungen von Dritten oder Agenturen akzeptiert. AtlasBrands ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert.

Quelle: Jobspresso (https://jobspresso.co/job/operations-coordinator/)