Współpracownik założycieli

Bike Club zmienia sposób, w jaki rodziny korzystają z rowerów dziecięcych. Dzięki naszemu modelowi subskrypcji ułatwiamy rodzinom zakup odpowiedniego roweru we właściwym czasie, jednocześnie utrzymując rowery w ruchu przez dłuższy czas. Jesteśmy szybko rozwijającą się firmą zorientowaną na cel, kładącą silny nacisk na rozwój i utrzymanie klientów oraz budowanie bardziej zamkniętego podejścia do rowerów dziecięcych.

Zadania

Szansa

Jest to stanowisko budzące duże zaufanie i eksponowane dla ambitnego absolwenta lub specjalisty na początku kariery, który chce zrozumieć, jak naprawdę działa rozwijająca się, zorientowana na cel firma. Będziesz ściśle współpracować z szefem sztabu, przewodniczącym wykonawczym i menedżerem ds. kadr, a także będziesz regularnie uczestniczyć w spotkaniach kierownictwa wykonawczego, zespołu kierowniczego wyższego szczebla i innych kluczowych spotkaniach biznesowych.

Będziesz dbał o płynny rytm przywództwa: organizowanie spotkań, przygotowywanie informacji, przechwytywanie decyzji, śledzenie działań i dbanie o to, aby ważna praca nie została utracona pomiędzy rozmowami. Oprócz tego będziesz wspierać operacje związane z zasobami ludzkimi i przejąć odpowiedzialność za niezbędną administrację biznesową, przy czym sztuczna inteligencja będzie prawdziwą częścią Twojej pracy, a nie refleksją.

Rola ta oferuje niezwykły zakres i widoczność w zakresie strategii, operacji, zarządzania i funkcji People. Jest to praktyczna szansa na naukę dla kogoś, kto jest ciekawy świata, ma nastawienie komercyjne, lubi eksperymentować z narzędziami AI i chce budować karierę w start-upach lub firmach typu „scale-up”.

Cel roli

Zwiększenie efektywności Przewodniczącego Wykonawczego, Szefa Sztabu i Menedżera Ludzi poprzez zapewnienie doskonałej koordynacji, przygotowania i kontroli. Przejmując odpowiedzialność za powtarzającą się administrację i rytm operacyjny wokół procesów przywództwa i personelu, a także przemyślanie wykorzystując sztuczną inteligencję do uproszczenia i przyspieszenia tej pracy, uwolnisz liderów wyższego szczebla od skupienia się na strategii, podejmowaniu decyzji i realizacji.

Kluczowe obowiązki

Spotkania liderów i wsparcie wykonawcze

• Koordynowanie dzienników i harmonogramów spotkań Przewodniczącego Wykonawczego i SLT, rozwiązywanie konfliktów i pomaganie w ustalaniu priorytetów konkurencyjnych żądań.

• Prowadzenie administracji dla Zarządu Wykonawczego, SLT i innych kluczowych spotkań, w tym harmonogramów, porządków obrad, dokumentów, ustaleń dotyczących sal lub wideo oraz obecności.

• Uczestniczyć w kluczowych spotkaniach, aby robić jasne notatki, rejestrować decyzje i prowadzić dzienniki działań, kontaktując się z właścicielami przed terminami.

• Koordynować terminowe gromadzenie i formatowanie materiałów kierownictwa i Zarządu, upewniając się, że dokumenty są kompletne, spójne i gotowe do przeglądu.

• Przygotowywanie i formatowanie prezentacji, notatek informacyjnych, raportów i innych dokumentów przy użyciu sztucznej inteligencji i narzędzi cyfrowych w celu poprawy jakości i szybkości, od redagowania i podsumowywania po formatowanie i sprawdzanie.

• Wsparcie podróży, wyjazdów poza teren zakładu, warsztatów i wydarzeń firmowych, w tym logistyka, materiały i działania następcze.

• Traktuj korespondencję i wrażliwe informacje z rozsądną oceną, dyskrecją i profesjonalizmem.

• Wsparcie planowania i koordynacji wydarzeń firmowych.

Administracja biznesowa i koordynacja projektów

• Utrzymuj centralne moduły śledzące priorytety, decyzje i działania, dając liderom rzetelny wgląd w postęp i zaległe elementy.

• Wspieraj Szefa Sztabu w projektach interdyscyplinarnych poprzez koordynację wkładu, organizowanie sesji roboczych, śledzenie kamieni milowych i eskalację blokad.

• Pomagaj w gromadzeniu i organizowaniu informacji na potrzeby kluczowych wskaźników wydajności firmy, miesięcznych raportów i inicjatyw strategicznych, korzystając z narzędzi sztucznej inteligencji, aby przyspieszyć zestawienie i ujawnić to, co ważne.

• Zapewnienie praktycznego wsparcia w całej firmie, w tym koordynację dostawców, prowadzenie dokumentacji, wspólne systemy archiwizacji i doraźne rozwiązywanie problemów.

Koordynacja ludzi i doświadczenie pracowników

• Działaj jako przyjazny i niezawodny pierwszy punkt kontaktowy dla pracowników w sprawach administracyjnych HR.

• Zarządzaj skrzynką odbiorczą Osoby, segreguj rutynowe zapytania pracowników i odpowiadaj na nie, a także przekazuj poufne lub złożone sprawy.

• Zarządzaj i utrzymuj dokładne dane pracowników w HiBob, w tym nowe osoby rozpoczynające pracę, odchodzące i zmiany pracowników.

• Pomoc w administrowaniu rekrutacją, w tym planowanie rozmów kwalifikacyjnych, utrzymywanie kontaktów z kandydatami i menedżerami ds. rekrutacji oraz publikowanie ogłoszeń o pracę.

• Wspieraj koordynację procesu wdrażania nowych starterów, w tym przygotowywanie materiałów wprowadzających, planowanie sesji wprowadzających i upewnianie się, że nowi pracownicy mają to, czego potrzebują, aby pierwszy dzień i pierwsze kilka tygodni przebiegły bezproblemowo.

• Gromadź i sprawdzaj dane wejściowe dotyczące płac, takie jak osoby rozpoczynające pracę, odchodzące, zmiany w wynagrodzeniu, świadczenia i schematy pracy, gotowe do przesłania.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji do uproszczenia ludzi i procesów biznesowych

• Aktywnie szukaj możliwości, w których sztuczna inteligencja może uprościć lub przyspieszyć administrację ludźmi i biznesem, od danych HiBob i przygotowywania list płac po koordynację rekrutacji i raportowanie.

• Pomóż w tworzeniu prostych, obsługiwanych przez sztuczną inteligencję szablonów i przepływów pracy do wielokrotnego użytku dla powtarzających się zadań, takich jak materiały wprowadzające, notatki ze spotkań, standardowa korespondencja pracowników i podsumowania raportów.

• Korzystaj z narzędzi sztucznej inteligencji w sposób odpowiedzialny i zgodny z wymogami ochrony danych i poufności, szczególnie gdy w grę wchodzą dane pracowników lub dane wrażliwe, zawsze kierując się własnym osądem i sprawdzając wyniki przed ich wykorzystaniem lub udostępnieniem.

• Wprowadź ciekawe, praktyczne podejście do nowych narzędzi AI i sposobów pracy, a następnie podziel się zdobytą wiedzą z szerszym zespołem ludzkim i kierowniczym.

Wymagania

Czego szukamy

Bardziej interesuje nas Twój potencjał, ocena i podejście niż długa lista dotychczasowych stanowisk. Możesz być absolwentem lub mieć już doświadczenie w administracji, operacjach, HR lub koordynacji projektów.

• Silne umiejętności organizacyjne, z możliwością zarządzania wieloma priorytetami i konkurencyjnymi terminami.

• Osoba komunikująca się w sposób jasny i pewny w mowie i piśmie, potrafiąca dostosować się do różnych odbiorców.

• Udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu dziennikiem i harmonogramem dla interesariuszy wyższego szczebla.…

Źródło: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/bike-club/founders-associate-london-342424)