Gründer-Mitarbeiter

Der Bike Club verändert die Art und Weise, wie Familien auf Kinderfahrräder zugreifen. Mit unserem Abo-Modell machen wir es Familien leicht, zum richtigen Zeitpunkt an das richtige Fahrrad zu kommen und die Fahrräder gleichzeitig länger im Umlauf zu halten. Wir sind ein zielorientiertes, schnell wachsendes Unternehmen mit einem starken Fokus auf Kundenwachstum, Kundenbindung und der Entwicklung eines stärker kreislauforientierten Ansatzes beim Kinderradfahren.

Aufgaben

Die Gelegenheit

Dies ist eine sehr vertrauenswürdige und viel beachtete Rolle für einen ehrgeizigen Hochschulabsolventen oder Berufseinsteiger, der verstehen möchte, wie ein wachsendes, zielorientiertes Unternehmen wirklich funktioniert. Sie arbeiten eng mit dem Stabschef, dem Vorstandsvorsitzenden und dem Personalmanager zusammen und nehmen regelmäßig an Treffen der Geschäftsleitung, des Senior Leadership Teams und anderen wichtigen Geschäftstreffen teil.

Sie sorgen dafür, dass der Führungsrhythmus reibungslos verläuft: Sie organisieren Meetings, bereiten Informationen vor, erfassen Entscheidungen, verfolgen Maßnahmen und sorgen dafür, dass wichtige Arbeiten nicht zwischen den Gesprächen verloren gehen. Darüber hinaus unterstützen Sie den Personalbetrieb und übernehmen die Verantwortung für die wesentliche Unternehmensverwaltung, wobei KI ein fester Bestandteil Ihrer Arbeitsweise und kein nachträglicher Einfall ist.

Die Rolle bietet ungewöhnliche Breite und Transparenz in den Bereichen Strategie, Betrieb, Governance und Personalfunktion. Es ist eine praktische Lernmöglichkeit für jemanden, der neugierig und kaufmännisch veranlagt ist, gerne mit KI-Tools experimentiert und eine Karriere in Startups oder Scale-Ups aufbauen möchte.

Zweck der Rolle

Den Vorstandsvorsitzenden, Stabschef und Personalmanager durch hervorragende Koordinierung, Vorbereitung und Nachbereitung effektiver zu machen. Indem Sie die Verantwortung für die wiederkehrende Verwaltung und den Betriebsrhythmus rund um Führungs- und Personalprozesse übernehmen und KI sinnvoll einsetzen, um diese Arbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen, können Sie Führungskräften die Möglichkeit geben, sich auf Strategie, Entscheidungsfindung und Umsetzung zu konzentrieren.

Hauptaufgaben

Führungstreffen und Executive Support

• Koordinieren Sie Terminkalender und Besprechungspläne für den Vorstandsvorsitzenden und das SLT, lösen Sie Konflikte und helfen Sie bei der Priorisierung konkurrierender Anforderungen.

• Führen Sie die Verwaltung für Executive Management, SLT und andere wichtige Besprechungen durch, einschließlich der Weiterleitung von Zeitplänen, Tagesordnungen, Papieren, Raum- oder Videovereinbarungen und Anwesenheit.

• Nehmen Sie an wichtigen Besprechungen teil, um klare Notizen zu machen, Entscheidungen aufzuzeichnen und Aktionsprotokolle zu führen, um rechtzeitig mit den Eigentümern Kontakt aufzunehmen.

• Koordinieren Sie die rechtzeitige Sammlung und Formatierung von Führungs- und Vorstandsmaterialien und stellen Sie sicher, dass die Papiere vollständig, konsistent und zur Überprüfung bereit sind.

• Bereiten Sie Präsentationen, Briefing-Notizen, Berichte und andere Dokumente vor und formatieren Sie sie mithilfe von KI und digitalen Tools, um Qualität und Geschwindigkeit zu verbessern, vom Entwurf und der Zusammenfassung bis hin zur Formatierung und Korrektur.

• Unterstützung bei Reisen, Offsites, Workshops und Firmenveranstaltungen, einschließlich Logistik, Materialien und Nachbereitung.

• Behandeln Sie Korrespondenz und sensible Informationen mit gesundem Urteilsvermögen, Diskretion und Professionalität.

• Unterstützen Sie die Planung und Koordination von Firmenveranstaltungen.

Betriebswirtschaft und Projektkoordination

• Pflegen Sie zentrale Tracker für Prioritäten, Entscheidungen und Maßnahmen, um Führungskräften einen zuverlässigen Überblick über Fortschritte und überfällige Punkte zu geben.

• Unterstützen Sie den Stabschef bei funktionsübergreifenden Projekten, indem Sie Eingaben koordinieren, Arbeitssitzungen einrichten, Meilensteine ​​verfolgen und Blockaden eskalieren.

• Helfen Sie dabei, Informationen für Unternehmens-KPIs, monatliche Berichte und strategische Initiativen zu sammeln und zu organisieren, indem Sie KI-Tools nutzen, um die Zusammenstellung zu beschleunigen und das Wesentliche ans Licht zu bringen.

• Bieten Sie praktische Unterstützung im gesamten Unternehmen, einschließlich Lieferantenkoordination, Aufzeichnungen, gemeinsame Ablagesysteme und Ad-hoc-Problemlösung.

Personalkoordination und Mitarbeitererfahrung

• Als freundlicher und zuverlässiger erster Ansprechpartner für Mitarbeiter in Personalverwaltungsangelegenheiten fungieren.

• Verwalten Sie den Personen-Posteingang, sortieren und beantworten Sie routinemäßige Mitarbeiteranfragen und eskalieren Sie alle sensiblen oder komplexen Themen.

• Verwalten und pflegen Sie genaue Mitarbeiterdatensätze in HiBob, einschließlich Neuankömmlingen, Austritten und Mitarbeiteränderungen.

• Unterstützung bei der Rekrutierungsverwaltung, einschließlich der Planung von Vorstellungsgesprächen, der Kontaktaufnahme mit Kandidaten und Einstellungsmanagern sowie der Veröffentlichung von Stellenanzeigen.

• Unterstützen Sie die Koordinierung des Onboardings neuer Mitarbeiter, einschließlich der Vorbereitung von Onboarding-Materialien, der Planung von Einführungssitzungen und der Sicherstellung, dass neue Mitarbeiter alles haben, was sie für einen reibungslosen ersten Tag und die ersten paar Wochen benötigen.

• Sammeln und prüfen Sie Gehaltsabrechnungseingaben, z. B. Neuankömmlinge, Austritte, Gehaltsänderungen, Sozialleistungen und Arbeitsmuster, und stellen Sie sie zur Einreichung bereit.

Einsatz von KI zur Vereinfachung von Menschen und Geschäftsprozessen

• Suchen Sie aktiv nach Möglichkeiten, bei denen KI die Personal- und Unternehmensverwaltung vereinfachen oder beschleunigen kann, von HiBob-Daten und der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung bis hin zur Personalbeschaffungskoordination und Berichterstattung.

• Helfen Sie dabei, einfache, wiederverwendbare KI-gestützte Vorlagen und Arbeitsabläufe für wiederkehrende Aufgaben zu erstellen, z. B. Onboarding-Materialien, Besprechungsnotizen, Standardkorrespondenz mit Mitarbeitern und Berichtszusammenfassungen.

• Setzen Sie KI-Tools verantwortungsbewusst und im Einklang mit den Anforderungen des Datenschutzes und der Vertraulichkeit ein, insbesondere wenn es um Mitarbeiter- oder sensible Daten geht. Wenden Sie dabei stets Ihr eigenes Urteilsvermögen an und prüfen Sie die Ergebnisse, bevor sie verwendet oder weitergegeben werden.

• Bringen Sie eine neugierige, praktische Denkweise in Bezug auf neue KI-Tools und Arbeitsweisen mit und teilen Sie das Gelernte mit dem gesamten Personal- und Führungsteam.

Anforderungen

Was wir suchen

Uns interessiert mehr Ihr Potenzial, Ihr Urteilsvermögen und Ihre Herangehensweise als eine lange Liste früherer Berufsbezeichnungen. Möglicherweise sind Sie frischgebackener Absolvent oder haben bereits erste Erfahrungen in den Bereichen Verwaltung, Betrieb, Personalwesen oder Projektkoordination gesammelt.

• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten und konkurrierende Fristen zu verwalten.

• Klarer und sicherer schriftlicher und mündlicher Kommunikator, der sich an unterschiedliche Zielgruppen anpassen kann.

• Nachgewiesene Erfahrung in der Terminverwaltung und Terminplanung für hochrangige Stakeholder.…

Quelle: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/bike-club/founders-associate-london-342424)