Associé Fondateurs

Bike Club change la façon dont les familles accèdent aux vélos pour enfants. Grâce à notre modèle d'abonnement, nous permettons aux familles d'obtenir facilement le bon vélo au bon moment, tout en gardant les vélos en circulation plus longtemps. Nous sommes une entreprise à croissance rapide, axée sur un objectif précis, qui met fortement l'accent sur la croissance, la fidélisation de la clientèle et la construction d'une approche plus circulaire du cyclisme pour enfants.

Tâches

L'opportunité

Il s'agit d'un rôle à haute confiance et à forte exposition pour un diplômé ambitieux ou un professionnel en début de carrière qui souhaite comprendre comment fonctionne réellement une entreprise en croissance et axée sur un objectif précis. Vous travaillerez en étroite collaboration avec le chef de cabinet, le président exécutif et le responsable du personnel, et assisterez régulièrement à la direction générale, à l'équipe de haute direction et à d'autres réunions d'affaires clés.

Vous assurerez le bon fonctionnement du rythme de leadership : organiser les réunions, préparer les informations, capturer les décisions, suivre les actions et veiller à ce que le travail important ne se perde pas entre les conversations. Parallèlement à cela, vous soutiendrez les opérations liées aux ressources humaines et prendrez en charge l'administration essentielle de l'entreprise, l'IA faisant véritablement partie de votre façon de travailler plutôt qu'une réflexion après coup.

Le rôle offre une ampleur et une visibilité inhabituelles sur la stratégie, les opérations, la gouvernance et la fonction People. Il s’agit d’une opportunité d’apprentissage pratique pour quelqu’un de curieux, d’esprit commercial, à l’aise avec les outils d’IA et désireux de faire carrière dans des startups ou des scale-ups.

Objectif du rôle

Rendre le président exécutif, le chef de cabinet et le gestionnaire du personnel plus efficaces en assurant une excellente coordination, préparation et suivi. En vous appropriant l'administration récurrente et le rythme de fonctionnement autour des processus de leadership et de ressources humaines, et en utilisant l'IA de manière réfléchie pour simplifier et accélérer ce travail, vous libérerez les hauts dirigeants pour qu'ils puissent se concentrer sur la stratégie, la prise de décision et la mise en œuvre.

Principales responsabilités

Réunions de leadership et soutien exécutif

• Coordonner les agendas et les calendriers des réunions du président exécutif et du SLT, en résolvant les conflits et en aidant à prioriser les demandes concurrentes.

• Gérer l'administration de la direction exécutive, de SLT et d'autres réunions clés, y compris les calendriers, ordres du jour, documents, dispositions en salle ou vidéo et participation.

• Assister aux réunions clés pour prendre des notes claires, enregistrer les décisions et tenir des journaux d'actions, en effectuant un suivi auprès des propriétaires avant les délais.

• Coordonner la collecte et le formatage en temps opportun des documents de direction et du conseil d'administration, en veillant à ce que les documents soient complets, cohérents et prêts à être examinés.

• Préparer et formater des présentations, des notes d'information, des rapports et d'autres documents, en utilisant l'IA et des outils numériques pour améliorer la qualité et la rapidité, de la rédaction et du résumé au formatage et à la vérification.

• Soutenir les déplacements, les hors sites, les ateliers et les événements d'entreprise, y compris la logistique, le matériel et le suivi.

• Traiter la correspondance et les informations sensibles avec jugement, discrétion et professionnalisme.

• Soutenir la planification et la coordination des événements de l'entreprise.

Administration des affaires et coordination de projets

• Maintenir des outils de suivi centraux des priorités, des décisions et des actions, offrant ainsi aux dirigeants une vue fiable des progrès et des éléments en retard.

• Soutenir le chef de cabinet dans les projets interfonctionnels en coordonnant les contributions, en organisant des sessions de travail, en suivant les jalons et en faisant remonter les bloqueurs.

• Aider à rassembler et à organiser des informations pour les KPI de l'entreprise, les rapports mensuels et les initiatives stratégiques, en utilisant des outils d'IA pour accélérer la collecte et faire ressortir ce qui compte.

• Fournir un soutien pratique dans toute l'entreprise, y compris la coordination des fournisseurs, la tenue de dossiers, les systèmes de classement partagés et la résolution de problèmes ponctuels.

Coordination des personnes et expérience employé

• Agir comme premier point de contact convivial et fiable pour les employés sur les questions administratives RH.

• Gérer la boîte de réception des personnes, en triant et en répondant aux requêtes de routine des employés, et en faisant remonter tout ce qui est sensible ou complexe.

• Gérer et maintenir des dossiers d'employés précis dans HiBob, y compris les nouveaux entrants, les sortants et les changements d'employés.

• Aider à l'administration du recrutement, y compris la planification des entretiens, la liaison avec les candidats et les responsables du recrutement, et la publication d'offres d'emploi.

• Soutenir la coordination de l'intégration des nouveaux arrivants, y compris la préparation du matériel d'intégration, la planification des sessions d'intégration et la garantie que les nouveaux arrivants disposent de ce dont ils ont besoin pour passer une première journée et des premières semaines sans problème.

• Rassemblez et vérifiez les entrées de paie, telles que les nouveaux arrivants, les départs, les changements de rémunération, les avantages sociaux et les habitudes de travail, prêtes à être soumises.

Utiliser l'IA pour simplifier les personnes et les processus métier

• Recherchez activement les opportunités où l'IA peut simplifier ou accélérer l'administration des personnes et de l'entreprise, depuis les données HiBob et la préparation de la paie jusqu'à la coordination et le reporting du recrutement.

• Aidez à créer des modèles et des flux de travail simples et réutilisables basés sur l'IA pour les tâches récurrentes, telles que les documents d'intégration, les notes de réunion, la correspondance standard des employés et les résumés de rapports.

• Utilisez les outils d'IA de manière responsable et conformément aux exigences de protection des données et de confidentialité, en particulier lorsque des données d'employés ou sensibles sont impliquées, en appliquant toujours votre propre jugement et en vérifiant les résultats avant qu'ils ne soient utilisés ou partagés.

• Apportez un état d'esprit curieux et pratique aux nouveaux outils d'IA et méthodes de travail, et partagez ce que vous apprenez avec l'ensemble des personnes et de l'équipe de direction.

Exigences

Ce que nous recherchons

Nous sommes plus intéressés par votre potentiel, votre jugement et votre approche que par une longue liste de titres de postes précédents. Vous êtes peut-être un jeune diplômé ou avez acquis une première expérience en administration, en opérations, en ressources humaines ou en coordination de projets.

• Solides compétences organisationnelles, avec la capacité de gérer des priorités multiples et des délais concurrents.

• Communicateur écrit et verbal clair et confiant, capable de s'adapter à différents publics.

• Expérience avérée en gestion d'agenda et en planification pour les parties prenantes senior.…

Source : Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/bike-club/founders-associate-london-342424)