Associé aux opérations

TLDR : Plinth crée des logiciels pour les organisations caritatives, les fondations et les bailleurs de fonds. Plus de 2 000 organisations britanniques nous utilisent, nous ajoutons plus de 7 clients par mois et nous expédions constamment. Les RH, la sécurité, le juridique et la finance sont actuellement confiés à une seule personne. Cela cesse de fonctionner à notre prochaine taille. Nous recrutons quelqu'un pour s'en charger en grande partie : les opérations de recrutement, les contrats et la facturation, ainsi que la paperasse derrière notre certification ISO 27001. Vous n’avez pas besoin d’avoir effectué des tâches de sécurité ou juridiques auparavant. Vous devez être le genre de personne qui détecte quelque chose d'inconnu, détermine comment cela doit fonctionner, puis l'exécute correctement.

Ce que tu posséderas

• Opérations de recrutement. Le pipeline de bout en bout. Garder nos outils à jour, réserver des entretiens, gérer les horaires, sélectionner le premier CV et travailler avec les chefs d'équipe pour élaborer les tâches que les candidats se fixent. Les candidats ne nous attendent jamais

• Contrats et facturation. Contrats sous-traités, recherchés, signés et classés. Factures établies et payées. Peu glamour, et il est important que quelqu'un le détienne

• Gestion de la sécurité. Nous sommes actuellement en train de passer par la norme ISO 27001, et conserver une certification représente plus de travail que d'en obtenir une. Examens selon un calendrier, preuves qui doivent exister, paperasse qui doit être générée. Vous possédez ce calendrier et il ne glisse pas

• Questionnaires de sécurité. Les clients en envoient des longs et retardent les offres. Vous y répondrez avec le soutien de l'équipe et de nos outils internes, et construirez une banque de réponses réutilisable pour que la dixième prenne une heure au lieu d'une journée. Vous n'avez pas besoin d'être un expert en sécurité. Vous devez être suffisamment confiant pour apprendre à voix haute

• Automatisation des bits répétables. Une grande partie de ce travail est la même tâche en boucle, et une grande partie ne devrait pas l'être. Faire quelque chose à la main pour la dixième fois est un bug dont vous êtes responsable. Vous créerez les modèles, les automatisations et les flux de travail d'IA qui vous faciliteront la tâche, puis passerez à un travail plus difficile.

• Rendre le rôle plus important. Les opérations, c'est quatre fonctions et une personne et demie. À mesure que nous grandissons, vous êtes en première ligne pour tout ce que vous avez montré que vous pouvez détenir.

Ce que nous recherchons

• Vous êtes l'organisateur. Celui qui réserve les vacances en groupe, exécute la feuille de calcul et fait payer tout le monde. Cet instinct est l'essentiel de ce travail

• Vous vous lancerez dans un travail inconnu. Nous vous remettrons un contrat, un examen de sécurité ou un processus que personne n'a écrit. Vous ne serez pas seul avec cela, mais nous avons besoin de quelqu'un dont l'instinct est de l'essayer, de demander à un collègue de le vérifier et d'être meilleur la prochaine fois, plutôt que d'attendre qu'on le montre.

• Vous avez probablement exercé ce type de travail. EA, assistant d'équipe, coordinateur des opérations, chef de bureau, responsable de pratique. Quelque part, tu étais le centre fiable de nombreuses pièces mobiles

• Rien n'est laissé tomber en silence. Des entretiens, des factures, une revue ISO et un questionnaire à moitié terminé, tout cela en direct en même temps, aucun d'entre eux ne manque

• Vous écrivez clairement et rapidement. Aux candidats, aux équipes informatiques des clients, à un avocat. Chaud, nature, sans gaufre

• Discrétion. Vous serez proche des données salariales, des contrats et des informations personnelles dès le premier jour

• Vous utilisez l'IA correctement. Vous avez utilisé Claude ou similaire au-delà du chat : rédaction, synthèse, premiers passages de questionnaires, petits workflows que vous avez construits vous-même. Si vous avez touché à Claude Code ou aux outils d'automatisation, dites-le. C'est ainsi qu'une petite équipe opérationnelle suit le rythme d'une entreprise qui double tous les six mois

C'est agréable d'avoir

• Exposition à ISO 27001, SOC 2 ou Cyber Essentials, sous n'importe quel angle

• Expérience en recrutement

• Expérience en matière de contrats, d'approvisionnement ou d'administration financière

• Expérience dans un organisme de bienfaisance, un bailleur de fonds ou une administration locale

À quoi ça ressemble après un an

• Le recrutement se déroule sans que le chef de cabinet touche à la logistique

• Les examens ISO et les preuves sont dans les délais et sont prêts pour l'audit, sans aucune difficulté la semaine précédente.

• Les questionnaires de sécurité reviennent quelques jours plus tard, à partir d'une bibliothèque que vous avez créée, et arrêtent de bloquer les transactions.

• Les tâches que vous avez effectuées manuellement au cours du premier mois sont automatisées, basées sur un modèle ou ont disparu.

• Vous possédez des choses auxquelles personne d'autre n'a besoin de penser

Logistique

• Lieu : Londres, Old Street (4 jours par semaine au bureau)

• Horaires : Temps plein

• Salaire : environ 50 000 £ selon l'expérience

• Relève de : le chef de cabinet, qui dirige les opérations

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Source : Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/plinth/operations-associate-london-443243)