Betriebsmitarbeiter

TLDR: Plinth entwickelt Software für Wohltätigkeitsorganisationen, Stiftungen und Geldgeber. Mehr als 2.000 britische Organisationen nutzen uns, jeden Monat kommen mehr als sieben Kunden hinzu und wir versenden kontinuierlich. Personalwesen, Sicherheit, Recht und Finanzen liegen derzeit bei einer Person. Bei unserer nächsten Größe funktioniert das nicht mehr. Wir stellen jemanden ein, der einen Teil davon übernimmt: Rekrutierungsvorgänge, Verträge und Rechnungsstellung sowie den Papierkram hinter unserer ISO 27001-Zertifizierung. Sie müssen zuvor keine Sicherheits- oder Rechtsarbeit geleistet haben. Sie müssen die Art von Person sein, die etwas Unbekanntes aufgreift, überlegt, wie es ablaufen soll, und es dann richtig ausführt.

Was Sie besitzen werden

• Personalbeschaffungsmaßnahmen. Die Pipeline von Ende zu Ende. Halten Sie unsere Tools auf dem neuesten Stand, vereinbaren Sie Vorstellungsgespräche, erstellen Sie Zeitpläne, überprüfen Sie den Lebenslauf im ersten Durchgang und arbeiten Sie mit Teamleitern zusammen, um die Aufgaben zu entwickeln, die den Kandidaten gestellt werden. Kandidaten warten nie auf uns

• Vertragsabwicklung und Rechnungsstellung. Verträge ausarbeiten, verfolgen, unterschreiben und archivieren. Rechnungen ausgestellt und bezahlt. Unglamourös, und es ist wichtig, dass jemand es hält

• Sicherheitsverwaltung. Wir durchlaufen gerade ISO 27001 und die Aufrechterhaltung einer Zertifizierung ist aufwändiger als der Erhalt einer Zertifizierung. Überprüfungen nach einem Zeitplan, Beweise, die vorhanden sein müssen, Papierkram, der erstellt werden muss. Der Kalender gehört Ihnen und er verrutscht nicht

• Sicherheitsfragebögen. Kunden senden lange Briefe und verzögern Angebote. Sie beantworten sie mit Unterstützung des Teams und unserer internen Tools und bauen eine wiederverwendbare Antwortbank auf, sodass die zehnte Antwort eine Stunde statt eines Tages dauert. Sie müssen kein Sicherheitsexperte sein. Sie müssen selbstbewusst genug sein, um laut zu lernen

• Automatisierung der wiederholbaren Bits. Ein großer Teil dieser Arbeit ist die gleiche Aufgabe in einer Schleife, und vieles davon sollte auch nicht so sein. Etwas zum zehnten Mal von Hand zu machen, ist ein Fehler, für den Sie verantwortlich sind. Sie erstellen die Vorlagen, Automatisierungen und KI-Workflows, die Ihnen die Arbeit erleichtern, und machen sich dann an die härtere Arbeit

• Die Rolle größer machen. Ops besteht aus vier Funktionen und eineinhalb Personen. Während wir wachsen, stehen Sie an erster Stelle für alles, was Sie bewiesen haben

Was wir suchen

• Sie sind der Organisator. Derjenige, der den Gruppenurlaub bucht, die Tabelle durchführt und dafür sorgt, dass alle tatsächlich zahlen. Dieser Instinkt ist der Hauptbestandteil dieses Jobs

• Sie werden sich an einer unbekannten Arbeit versuchen. Wir übergeben Ihnen einen Vertrag, eine Sicherheitsüberprüfung oder einen Prozess, den niemand aufgeschrieben hat. Sie werden damit nicht allein sein, aber wir brauchen jemanden, der es instinktiv versucht, einen Kollegen bittet, es zu überprüfen, und es beim nächsten Mal besser kann, anstatt darauf zu warten, dass es gezeigt wird

• Sie haben diesen Job wahrscheinlich schon einmal gemacht. EA, Teamassistent, Betriebskoordinator, Büroleiter, Praxisleiter. Irgendwo waren Sie der zuverlässige Mittelpunkt vieler beweglicher Teile

• Nichts wird stillschweigend fallen gelassen. Interviews, Rechnungen, eine ISO-Überprüfung und ein halbfertiger Fragebogen, alles auf einmal live, nichts davon fehlt

• Sie schreiben klar und schnell. An Kandidaten, an die IT-Teams der Kunden, an einen Anwalt. Warm, schlicht, keine Waffel

• Diskretion. Sie haben vom ersten Tag an Zugriff auf Gehaltsdaten, Verträge und persönliche Informationen

• Sie setzen KI richtig ein. Sie haben Claude oder Ähnliches über das Chatten hinaus verwendet: Verfassen, Zusammenfassen, erste Durchgänge bei Fragebögen, kleine Arbeitsabläufe, die Sie selbst erstellt haben. Wenn Sie Claude Code oder Automatisierungstools berührt haben, sagen Sie es. So kann ein kleines Einsatzteam mit einem Unternehmen mithalten, das sich alle sechs Monate verdoppelt

Schön zu haben

• Exposition gegenüber ISO 27001, SOC 2 oder Cyber Essentials aus jedem Blickwinkel

• Erfahrung mit der Personalbeschaffung

• Erfahrung mit Verträgen, Beschaffung oder Finanzverwaltung

• Wohltätigkeits-, Geldgeber- oder Kommunalverwaltungshintergrund

Wie gut es nach einem Jahr aussieht

• Die Rekrutierung läuft, ohne dass der Stabschef die Logistik berührt

• ISO-Überprüfungen und -Nachweise liegen im Zeitplan und sind revisionsbereit, ohne dass es in der Woche zuvor zu Unstimmigkeiten kam

• Sicherheitsfragebögen kommen in wenigen Tagen aus einer von Ihnen erstellten Bibliothek zurück und blockieren keine Geschäfte mehr

• Die Aufgaben, die Sie im ersten Monat manuell erledigt haben, sind automatisiert, mit Vorlagen versehen oder verschwunden

• Sie besitzen Dinge, über die niemand sonst nachdenken muss

Logistik

• Standort: London, Old Street (4 Tage die Woche im Büro)

• Stunden: Vollzeit

• Gehalt: ca. 50.000 £, je nach Erfahrung

• Berichtet an: Stabschef, der den Betrieb leitet

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Quelle: Arbeitnow (https://www.arbeitnow.co.uk/jobs/companies/plinth/operations-associate-london-443243)