Операційний менеджер

Огляд організації

Elba Hope Foundation (EHF) — це міжнародна некомерційна організація під керівництвом засновників, що працює у Великій Британії, Сьєрра-Леоне та Сполучених Штатах. Наша місія полягає в тому, щоб просувати справедливість через захист молоді, доступ до можливостей, працевлаштування та освіту.

EHF працює через економну глобальну команду та мережу спільноти, промисловості, уряду та партнерів з доставки. Оскільки організація вступає в наступну фазу, ми зміцнюємо системи, кадри та операційну інфраструктуру, необхідні для підтримки дисциплінованого та сталого зростання.

Огляд позиції

Операційний менеджер відповідає за надійну повсякденну роботу фонду Elba Hope Foundation серед людей, систем, робочих процесів, постачальників і постійних організаційних обов’язків. Це практична керівна посада для того, хто може структурувати швидкозмінну міжнародно розподілену організацію та забезпечити послідовне виконання рутинної роботи.

Тісно співпрацюючи з операційним директором, операційний менеджер переводитиме організаційні пріоритети в чіткі робочі процеси, координуватиме основних людей та адміністративні процеси, підтримуватиме операційні системи та документацію, а також триматиме на увазі кінцеві терміни, залежності та ризики. Очікується, що ця роль буде самостійно вирішувати рутинні оперативні питання, водночас передавати питання, які вимагають вищого керівництва або спеціалістів.

Це справжня посада операційного менеджера зі значущою відповідальністю та близьким доступом до керівництва. Операційний менеджер працюватиме в рамках операційної моделі, яка включає старше керівництво операційним наглядом, фінансового координатора, управлінську/адміністративну підтримку, бухгалтерів, часткових фінансових консультацій і зовнішніх кадрових/юридичних радників.

Основні обов'язки

Керуйте повсякденними операціями

• Керуйте повсякденною операційною функцією EHF у різних відділах і регіонах.

• Встановіть і підтримуйте ефективні робочі ритми для повторюваних організаційних пріоритетів, кінцевих термінів, переглядів і виконання.

• Встановіть чіткі робочі процеси, право власності, кінцеві терміни та пункти ескалації.

• Забезпечте ефективне вирішення рутинних операційних проблем.

• Продовжуйте виконувати організаційні зобов'язання без непотрібного втручання вищого керівництва.

Керуйте роботою з людьми та адмініструйте команду

• Координуйте основні процеси роботи з персоналом у співпраці з координатором операцій та управління, включаючи адміністрування найму персоналу, підключення та звільнення, а також адміністрування підрядників.

• Координувати цикли роботи та навчання, а також реалізацію затвердженої політики.

• Контролювати призначену оперативну підтримку, встановлюючи чіткі пріоритети та відстежуючи робоче навантаження та потужність.

• Переконайтеся, що персонал має системи, інформацію та підтримку, необхідні для ефективної роботи.

Поглибити системи, процеси та організаційні знання

• Володіти ефективним повсякденним використанням операційних систем EHF.

• Володіти операційними системами EHF, стандартами документації та підходом до управління знаннями, забезпечуючи актуальність, практичність і безперебійне обслуговування СОП і Посібника з експлуатації.

• Очолювати безперервну розробку практичних СОП, Керівництва з експлуатації та практики управління знаннями.

• Адмініструвати операційні системи EHF і забезпечувати дотримання затверджених практик доступу та управління даними.

• Визначте можливості для спрощення робочих процесів і посилення впровадження системи.

• Зменшити залежність від інституційних знань, якими володіють окремі члени команди.

Координація фінансів, постачальників і операційної відповідності

• Контролювати оперативну координацію фінансової функції EHF, працюючи з фінансовим консультантом, бухгалтерами та зовнішніми фінансовими консультантами, щоб забезпечити вчасне виконання рутинних фінансових процесів, термінів і інформаційних вимог.

• Адміністрування схвалених процесів закупівель, реєстрації постачальників, укладення контрактів і поновлення.

• Слідкуйте за дотриманням організаційних вимог, контрактами та вимогами щодо поновлення, забезпечуючи призначення відповідних власників, а також контроль і дотримання термінів.

• Передавати фінансові, юридичні питання чи питання відповідності вимогам, які вимагають перевірки спеціалістів або вищого керівництва.

Керуйте міжорганізаційним дотриманням

• Служити центральним оперативним пунктом координації програм, розвитку, комунікацій та керівництва.

• Стежити за пріоритетами, залежностями, потужністю та операційним ризиком.

• Надавати стислі оперативні звіти керівництву

• Забезпечити втілення рішень у чіткі дії та завершену роботу.

Інструменти та платформи

• Очікується досвід управління проектами, HR, CRM, фінансового адміністрування та систем документообігу.

• Зараз EHF використовує такі платформи, як Asana, BambooHR, HubSpot, Egnyte/Google Workspace та пов’язані фінансові інструменти.

кваліфікація

• 5+ років досвіду роботи в некомерційних організаціях, бізнесі або організації, включаючи відповідальність за управління.

• Продемонстрований досвід виконання повсякденних операцій у кількох функціональних сферах.

• Сильні навички управління проектами та досвід виконання складної роботи до кінця.

• Досвід роботи з персоналом, організаційними системами, постачальниками/контрактами та фінансовим адмініструванням.

• Продемонстрована здатність покращувати робочі процеси, документацію та впровадження системи.

• Розсудливість, розважливість і здатність відрізняти рутинні проблеми від питань, які потребують ескалації.

• Відмінна організація, комунікативність і контроль, а також здатність конструктивно притягувати колег до відповідальності.

• Комфортна самостійна робота у віддаленій, що розвивається та міжнародно розподіленій організації; досвід роботи в міжнародній або міжнародній некомерційній організації є перевагою.…

Джерело: EU Remote Jobs (https://euremotejobs.com/job/operations-manager-2/)