Операционный менеджер

Обзор организации

Фонд Эльбы Хоуп (EHF) — это международная некоммерческая организация, возглавляемая основателями, работающая в Великобритании, Сьерра-Леоне и США. Наша миссия — продвигать равенство посредством защиты интересов молодежи, доступа к возможностям, трудоустройства и образования.

EHF работает через сплоченную глобальную команду и сеть сообществ, промышленности, правительства и партнеров по доставке. Поскольку организация вступает в следующий этап, мы укрепляем системы, кадровую практику и операционную инфраструктуру, необходимые для поддержки дисциплинированного и устойчивого роста.

Обзор позиции

Операционный менеджер отвечает за надежную повседневную работу Фонда Эльбы Хоуп в отношении людей, систем, рабочих процессов, поставщиков и повторяющихся организационных обязанностей. Это практическая управленческая роль для человека, который может структурировать быстро развивающуюся, распределенную по всему миру организацию и обеспечить последовательное выполнение рутинной работы.

Работая в тесном сотрудничестве с операционным директором, операционный менеджер преобразует организационные приоритеты в четкие рабочие процессы, координирует основных людей и административные процессы, поддерживает операционные системы и документацию, а также следит за сроками, зависимостями и рисками. Ожидается, что этот сотрудник будет самостоятельно решать повседневные оперативные проблемы, одновременно поднимая вопросы, требующие высшего руководства или специальных знаний.

Это настоящая роль операционного менеджера со значительной ответственностью и близким доступом к лидерству. Операционный менеджер будет работать в рамках операционной модели, которая включает в себя старшего операционного надзора, финансового координатора, управленческую/административную поддержку, бухгалтеров, частичные финансовые консультации и внешних консультантов по персоналу/юрисконсультам.

Ключевые обязанности

Руководить повседневной деятельностью

• Управляйте повседневной оперативной работой EHF в разных департаментах и ​​регионах.

• Установите и поддерживайте эффективные рабочие ритмы для повторяющихся организационных приоритетов, сроков, проверок и последующих действий.

• Установите четкие рабочие процессы, ответственность, сроки и точки эскалации.

• Обеспечивать эффективное решение повседневных операционных проблем.

• Следуйте организационным обязательствам без ненужного вмешательства высшего руководства.

Управление операциями с людьми и администрирование команды

• Координировать основные кадровые процессы в сотрудничестве с координатором по операциям и управлению, включая управление подбором персонала, прием на работу и увольнение, а также управление подрядчиками.

• Координировать циклы производительности и обучения, а также реализацию утвержденных политик.

• Контролировать назначенную оперативную поддержку, устанавливая четкие приоритеты и контролируя рабочую нагрузку и возможности.

• Обеспечить наличие у сотрудников систем, информации и поддержки, необходимых для эффективной работы.

Укрепление систем, процессов и организационных знаний

• Владеть эффективным ежедневным использованием операционных систем EHF.

• Собственные операционные системы ЕГФ, стандарты документации и подход к управлению знаниями, обеспечивающие актуальность, практичность и постоянное обновление СОП и Операционного руководства.

• Руководить постоянной разработкой практических СОП, Руководства по эксплуатации и методов управления знаниями.

• Администрировать операционные системы EHF и обеспечивать соблюдение утвержденных методов доступа и управления данными.

• Определить возможности для упрощения рабочих процессов и усиления внедрения системы.

• Снизить зависимость от институциональных знаний, которыми обладают отдельные члены команды.

Координация финансов, поставщиков и операционного соответствия

• Контролировать оперативную координацию финансовой функции EHF, работая с финансовым сотрудником, бухгалтерами и внешними финансовыми консультантами, чтобы обеспечить своевременное выполнение рутинных финансовых процессов, сроков и требований к информации.

• Администрирование утвержденных процессов закупок, адаптации поставщиков, заключения контрактов и продления контрактов.

• Поддерживать прозрачность соблюдения организационных требований, требований к контрактам и продлению, гарантируя назначение соответствующих владельцев, а также контроль и соблюдение сроков.

• Обострять финансовые, юридические вопросы или вопросы соответствия, требующие рассмотрения специалистом или старшим руководителем.

Обеспечение межорганизационного взаимодействия

• Служить центральным оперативным центром координации программ, развития, коммуникаций и лидерства.

• Поддерживать прозрачность приоритетов, зависимостей, возможностей и операционных рисков.

• Предоставлять руководству краткую оперативную отчетность.

• Обеспечивать воплощение решений в четкие действия и завершенную работу.

Инструменты и платформы

• Ожидается опыт работы с системами управления проектами, HR, CRM, финансовым администрированием и документооборотом.

• В настоящее время EHF использует такие платформы, как Asana, BambooHR, HubSpot, Egnyte/Google Workspace и соответствующие финансовые инструменты.

Квалификация

• Более 5 лет опыта работы в некоммерческой, деловой или организационной сфере, включая управленческую ответственность.

• Подтвержденный опыт выполнения ежедневных операций в различных функциональных областях.

• Сильные навыки управления проектами и опыт доведения сложных работ до завершения.

• Опыт работы с персоналом, организационными системами, поставщиками/контрактами и финансовым администрированием.

• Продемонстрированная способность улучшать рабочие процессы, документацию и внедрение системы.

• Сильная рассудительность, осмотрительность и способность отличать обычные проблемы от вопросов, требующих обострения.

• Отличная организация, коммуникация и контроль, способность конструктивно привлекать коллег к ответственности.

• Комфортная независимая работа в удаленной, развивающейся и международной организации; Опыт работы в нескольких организациях или в международных некоммерческих организациях является преимуществом.…

Источник: Удаленная работа в ЕС (https://euremotejobs.com/job/operations-manager-2/).