Operasyon Müdürü

Organizasyona Genel Bakış

Elba Hope Vakfı (EHF), Birleşik Krallık, Sierra Leone ve Amerika Birleşik Devletleri'nde faaliyet gösteren, kurucu liderliğindeki uluslararası bir kar amacı gütmeyen kuruluştur. Misyonumuz gençlerin savunulması, fırsatlara erişim, istihdam edilebilirlik ve eğitim yoluyla eşitliği geliştirmektir.

EHF, yalın bir küresel ekip ve topluluk, endüstri, hükümet ve dağıtım ortaklarından oluşan bir ağ aracılığıyla faaliyet göstermektedir. Organizasyon bir sonraki aşamaya girerken, disiplinli ve sürdürülebilir büyümeyi desteklemek için gerekli sistemleri, insan uygulamalarını ve operasyonel altyapıyı güçlendiriyoruz.

Pozisyona Genel Bakış

Operasyon Müdürü, Elba Hope Vakfı'nın insanlar, sistemler, iş akışları, satıcılar ve yinelenen organizasyonel sorumluluklar genelinde güvenilir günlük operasyonundan sorumludur. Bu, hızlı hareket eden, uluslararası olarak dağıtılmış bir organizasyona yapı getirebilecek ve rutin işlerin tutarlı bir şekilde ilerlemesini sağlayabilecek biri için uygulamalı bir yönetim rolüdür.

Operasyon Direktörü ile yakın işbirliği içinde çalışan Operasyon Müdürü, organizasyonel öncelikleri net iş akışlarına dönüştürecek, çekirdek kişileri ve idari süreçleri koordine edecek, operasyonel sistemleri ve belgeleri sürdürecek ve son teslim tarihlerini, bağımlılıkları ve riskleri görünür tutacaktır. Rolün, üst düzey liderlik veya uzman uzmanlığı gerektiren konuları üst kademeye iletirken, rutin operasyonel sorunları bağımsız olarak çözmesi bekleniyor.

Bu, anlamlı sahipliğe ve liderliğe yakın erişime sahip gerçek bir Operasyon Yöneticisi rolüdür. Operasyon Yöneticisi, üst düzey Operasyon gözetimini, bir Finans Koordinatörünü, yönetişim/idari desteği, muhasebecileri, kısmi mali tavsiyeleri ve harici İK/hukuk danışmanlarını içeren bir işletim modeli dahilinde çalışacaktır.

Temel Sorumluluklar

Günlük Operasyonlara Liderlik Edin

• EHF'nin departmanlar ve coğrafyalar arasındaki günlük operasyonel fonksiyonunu yönetin.

• Tekrarlanan kurumsal öncelikler, son teslim tarihleri, incelemeler ve takip için etkili çalışma ritimleri oluşturun ve sürdürün.

• Açık iş akışları, sahiplik, son teslim tarihleri ​​ve iletme noktaları oluşturun.

• Rutin operasyonel sorunların verimli bir şekilde çözülmesini sağlayın.

• Gereksiz üst düzey liderliğin müdahalesi olmadan kurumsal taahhütlerin sürdürülmesini sağlayın.

İnsan Operasyonlarını ve Ekip Yönetimini Yönetin

• İşe alım yönetimi, işe alım ve işten çıkarma ve yüklenici yönetimi de dahil olmak üzere, Operasyonlar ve Yönetişim Koordinatörü ile işbirliği içinde temel insan süreçlerini koordine edin.

• Performans ve eğitim döngülerini ve onaylanmış politikaların uygulanmasını koordine edin.

• Belirlenen operasyonel desteği denetleyin, öncelikleri net olarak belirleyin ve iş yükü ile kapasiteyi izleyin.

• Personelin etkili bir şekilde çalışması için gereken sistem, bilgi ve desteğe sahip olmasını sağlayın.

Sistemleri, Süreçleri ve Organizasyonel Bilgiyi Güçlendirmek

• EHF'nin operasyonel sistemlerinin günlük etkin kullanımına sahip olun.

• EHF'nin operasyonel sistemlerine, dokümantasyon standartlarına ve bilgi yönetimi yaklaşımına sahip olun, SOP'ların ve Operasyon Kılavuzunun güncel, pratik ve tutarlı bir şekilde sürdürülmesini sağlayın.

• Pratik SOP'ların, Operasyon Kılavuzunun ve bilgi yönetimi uygulamalarının sürekli geliştirilmesine öncülük etmek.

• EHF'nin operasyonel sistemlerini yönetin ve onaylı erişim ve veri yönetimi uygulamalarına uyulduğundan emin olun.

• İş akışlarını basitleştirmeye ve sistemin benimsenmesini güçlendirmeye yönelik fırsatları belirleyin.

• Bireysel ekip üyelerinin sahip olduğu kurumsal bilgiye bağımlılığı azaltmak.

Finansı, Tedarikçileri ve Operasyonel Uyumluluğu Koordine Edin

• Rutin mali süreçlerin, son teslim tarihlerinin ve bilgi gerekliliklerinin zamanında tamamlandığından emin olmak için Finans Sorumlusu, muhasebeciler ve dış finans danışmanlarıyla birlikte çalışarak EHF'nin finans fonksiyonunun operasyonel koordinasyonunu denetleyin.

• Onaylanmış satın alma, satıcı katılımı, sözleşme ve yenileme süreçlerini yönetmek.

• Uygun sahiplerin atanmasını ve son teslim tarihlerinin izlenip karşılanmasını sağlayarak kurumsal uyumluluk, sözleşme ve yenileme gereksinimlerine ilişkin görünürlüğü sürdürün.

• Uzman veya üst düzey inceleme gerektiren mali, hukuki veya uyumluluk sorunlarını üst kademeye iletmek.

Organizasyonlar Arası Takibi Destekleyin

• Programlar, Geliştirme, İletişim ve liderlik genelinde merkezi operasyonel koordinasyon noktası olarak hizmet verin.

• Öncelikler, bağımlılıklar, kapasite ve operasyonel risk konusunda görünürlüğü koruyun.

• Liderliğe kısa operasyonel raporlama sağlayın

• Kararların net eylemlere ve tamamlanmış çalışmalara dönüşmesini sağlayın.

Araçlar ve Platformlar

• Proje yönetimi, İK, CRM, finans yönetimi ve doküman yönetimi sistemleri konusunda deneyim beklenmektedir.

• EHF şu anda Asana, BambooHR, HubSpot, Egnyte/Google Workspace gibi platformları ve ilgili finans araçlarını kullanıyor.

Nitelikler

• Yönetim sorumluluğu da dahil olmak üzere 5 yılı aşkın kar amacı gütmeyen kuruluş, ticari veya organizasyonel Operasyon deneyimi.

• Birden fazla işlevsel alanda günlük Operasyonları yürütme konusunda kanıtlanmış deneyim.

• Güçlü proje yönetimi becerileri ve karmaşık işleri tamamlanma aşamasına getirme geçmişi.

• İnsan Operasyonları, organizasyon sistemleri, satıcılar/sözleşmeler ve mali yönetim konusunda deneyim.

• İş akışlarını, dokümantasyonu ve sistemin benimsenmesini iyileştirme konusunda kanıtlanmış yetenek.

• Güçlü muhakeme yeteneği, sağduyu ve rutin sorunları, üst kademeye iletilmesi gereken konulardan ayırma yeteneği.

• Meslektaşlarını yapıcı bir şekilde sorumlu tutma becerisiyle birlikte mükemmel organizasyon, iletişim ve takip.

• Uzak, gelişen ve uluslararası olarak dağıtılmış bir organizasyonda bağımsız olarak rahat çalışma; çok kuruluşlu veya uluslararası kar amacı gütmeyen deneyim avantajlıdır.…

Kaynak: AB Uzaktan İşler (https://euremotejobs.com/job/operations-manager-2/)