Menedżer operacyjny

Przegląd organizacji

Fundacja Elba Hope (EHF) to międzynarodowa organizacja non-profit prowadzona przez założycieli, działająca w Wielkiej Brytanii, Sierra Leone i Stanach Zjednoczonych. Naszą misją jest zwiększanie równości poprzez wspieranie młodych ludzi, dostęp do możliwości, szanse na zatrudnienie i edukację.

EHF działa poprzez szczupły globalny zespół oraz sieć partnerów społecznych, branżowych, rządowych i dostawczych. Gdy organizacja wkracza w kolejną fazę, wzmacniamy systemy, praktyki ludzkie i infrastrukturę operacyjną niezbędną do wspierania zdyscyplinowanego i zrównoważonego wzrostu.

Przegląd pozycji

Menedżer operacyjny jest odpowiedzialny za niezawodne, codzienne funkcjonowanie Fundacji Elba Hope w odniesieniu do ludzi, systemów, przepływów pracy, dostawców i powtarzających się obowiązków organizacyjnych. Jest to praktyczne stanowisko kierownicze dla osoby, która może nadać strukturę szybko rozwijającej się organizacji o zasięgu międzynarodowym i zapewnić spójny postęp rutynowych prac.

Ściśle współpracując z Dyrektorem Operacyjnym, Menedżer Operacyjny przełoży priorytety organizacyjne na przejrzyste przepływy pracy, koordynuje główne procesy kadrowe i administracyjne, utrzymuje systemy operacyjne i dokumentację oraz dba o widoczność terminów, zależności i ryzyka. Oczekuje się, że osoba na tym stanowisku będzie samodzielnie rozwiązywać rutynowe problemy operacyjne, a jednocześnie eskalować sprawy wymagające wyższego kierownictwa lub specjalistycznej wiedzy.

Jest to prawdziwa rola menedżera operacyjnego, charakteryzująca się znaczącym poczuciem odpowiedzialności i bliskim dostępem do przywództwa. Menedżer operacyjny będzie pracował w ramach modelu operacyjnego obejmującego wyższy nadzór operacyjny, koordynatora finansowego, wsparcie w zakresie zarządzania/administracji, księgowych, częściowe doradztwo finansowe oraz zewnętrznych doradców HR/prawnych.

Kluczowe obowiązki

Kieruj codziennymi operacjami

• Zarządzaj codzienną funkcją operacyjną EHF w różnych działach i lokalizacjach geograficznych.

• Ustanawiaj i utrzymuj skuteczne rytmy operacyjne dla powtarzających się priorytetów organizacyjnych, terminów, przeglądów i kontroli.

• Ustal jasne przepływy pracy, własność, terminy i punkty eskalacji.

• Zapewnienie skutecznego rozwiązywania rutynowych problemów operacyjnych.

• Kontynuuj zobowiązania organizacyjne bez niepotrzebnej interwencji kierownictwa wyższego szczebla.

Zarządzaj operacjami ludzkimi i administracją zespołem

• Koordynować podstawowe procesy kadrowe we współpracy z koordynatorem ds. operacji i zarządzania, w tym administrację rekrutacyjną, wdrażanie i odejście z pracy oraz administrację wykonawcami.

• Koordynować cykle wydajności i szkoleń oraz wdrażanie zatwierdzonych polityk.

• Nadzór nad wyznaczonym wsparciem operacyjnym, ustalanie jasnych priorytetów oraz monitorowanie obciążenia pracą i wydajności.

• Zapewnij pracownikom systemy, informacje i wsparcie niezbędne do efektywnej pracy.

Wzmocnij systemy, procesy i wiedzę organizacyjną

• Potrafi efektywnie, na co dzień korzystać z systemów operacyjnych EHF.

• Własne systemy operacyjne EHF, standardy dokumentacji i podejście do zarządzania wiedzą, zapewniające aktualność, praktyczność i konsekwentne utrzymywanie SOP i Instrukcji Operacyjnej.

• Kierowanie ciągłym rozwojem praktycznych SOP, instrukcji operacyjnej i praktyk zarządzania wiedzą.

• Administrować systemami operacyjnymi EHF i zapewniać przestrzeganie zatwierdzonych praktyk dostępu i zarządzania danymi.

• Identyfikowanie możliwości uproszczenia przepływów pracy i usprawnienia wdrażania systemu.

• Zmniejszyć zależność od wiedzy instytucjonalnej posiadanej przez poszczególnych członków zespołu.

Koordynacja finansów, dostawców i zgodności operacyjnej

• Nadzorować koordynację operacyjną działu finansowego EHF, współpracując ze współpracownikiem finansowym, księgowymi i zewnętrznymi doradcami finansowymi, aby zapewnić terminową realizację rutynowych procesów finansowych, terminów i wymogów informacyjnych.

• Administrowanie zatwierdzonymi procesami zaopatrzenia, wdrażania dostawców, kontraktów i odnawiania.

• Utrzymuj wgląd w zgodność organizacyjną, wymagania dotyczące umów i odnowień, zapewniając przydzielenie odpowiednich właścicieli oraz monitorowanie i dotrzymywanie terminów.

• Eskaluj problemy finansowe, prawne lub dotyczące zgodności, które wymagają przeglądu specjalisty lub wyższego szczebla.

Kontynuuj działania międzyorganizacyjne

• Pełnić funkcję centralnego punktu operacyjnego koordynacji programów, rozwoju, komunikacji i przywództwa.

• Utrzymuj przejrzystość priorytetów, zależności, możliwości i ryzyka operacyjnego.

• Dostarczaj kierownictwu zwięzłe raporty operacyjne

• Upewnij się, że decyzje przekładają się na jasne działania i ukończoną pracę.

Narzędzia i platformy

• Oczekuje się doświadczenia w zarządzaniu projektami, HR, CRM, administracji finansowej i systemach zarządzania dokumentami.

• EHF korzysta obecnie z platform, w tym Asana, BambooHR, HubSpot, Egnyte/Google Workspace i powiązanych narzędzi finansowych.

Kwalifikacje

• Ponad 5 lat doświadczenia operacyjnego w organizacjach non-profit, biznesowych lub organizacyjnych, w tym w zakresie odpowiedzialności za zarządzanie.

• Udokumentowane doświadczenie w prowadzeniu codziennych operacji w wielu obszarach funkcjonalnych.

• Silne umiejętności zarządzania projektami i doświadczenie w doprowadzaniu złożonych prac do końca.

• Doświadczenie w zakresie operacji kadrowych, systemów organizacyjnych, dostawców/umów i administracji finansowej.

• Wykazano zdolność do poprawy przepływów pracy, dokumentacji i przyjęcia systemu.

• Silny osąd, dyskrecja i umiejętność odróżniania spraw rutynowych od spraw wymagających eskalacji.

• Doskonała organizacja, komunikacja i konsekwencja w połączeniu ze zdolnością do konstruktywnego pociągania współpracowników do odpowiedzialności.

• Wygodna niezależna praca w zdalnej, rozwijającej się i rozproszonej na arenie międzynarodowej organizacji; mile widziane będzie doświadczenie w pracy wielopodmiotowej lub międzynarodowej organizacji non-profit.…

Źródło: Praca zdalna w UE (https://euremotejobs.com/job/operatives-manager-2/)