Υπεύθυνος Λειτουργιών

Επισκόπηση Οργανισμού

Το Elba Hope Foundation (EHF) είναι ένας διεθνής μη κερδοσκοπικός οργανισμός υπό την ηγεσία των ιδρυτών που δραστηριοποιείται στο Ηνωμένο Βασίλειο, τη Σιέρα Λεόνε και τις Ηνωμένες Πολιτείες. Η αποστολή μας είναι να προωθήσουμε την ισότητα μέσω της υπεράσπισης των νέων, της πρόσβασης σε ευκαιρίες, της απασχολησιμότητας και της εκπαίδευσης.

Το EHF λειτουργεί μέσω μιας λιτής παγκόσμιας ομάδας και ενός δικτύου συνεργατών κοινότητας, βιομηχανίας, κυβέρνησης και παράδοσης. Καθώς ο οργανισμός εισέρχεται στην επόμενη φάση του, ενισχύουμε τα συστήματα, τις πρακτικές ανθρώπων και τη λειτουργική υποδομή που απαιτούνται για την υποστήριξη της πειθαρχημένης και βιώσιμης ανάπτυξης.

Επισκόπηση θέσης

Ο Υπεύθυνος Λειτουργιών είναι υπεύθυνος για την αξιόπιστη καθημερινή λειτουργία του Ιδρύματος Elba Hope σε ανθρώπους, συστήματα, ροές εργασίας, προμηθευτές και επαναλαμβανόμενες οργανωτικές ευθύνες. Αυτός είναι ένας πρακτικός ρόλος διαχείρισης για κάποιον που μπορεί να φέρει τη δομή σε έναν ταχέως κινούμενο, διεθνώς κατανεμημένο οργανισμό και να διασφαλίσει ότι η εργασία ρουτίνας προχωρά με συνέπεια.

Σε στενή συνεργασία με τον Διευθυντή Επιχειρήσεων, ο Διευθυντής Επιχειρήσεων θα μεταφράσει τις προτεραιότητες του οργανισμού σε σαφείς ροές εργασίας, θα συντονίσει τους βασικούς ανθρώπους και τις διοικητικές διαδικασίες, θα διατηρήσει λειτουργικά συστήματα και τεκμηρίωση και θα διατηρήσει ορατές προθεσμίες, εξαρτήσεις και κινδύνους. Ο ρόλος αναμένεται να επιλύει ανεξάρτητα λειτουργικά ζητήματα ρουτίνας, ενώ κλιμακώνει ζητήματα που απαιτούν ανώτερη ηγεσία ή εξειδικευμένη τεχνογνωσία.

Πρόκειται για έναν γνήσιο ρόλο Διευθυντή λειτουργιών με ουσιαστική ιδιοκτησία και στενή πρόσβαση στην ηγεσία. Ο Διευθυντής Επιχειρήσεων θα εργάζεται σε ένα λειτουργικό μοντέλο που περιλαμβάνει ανώτερη εποπτεία Λειτουργιών, Οικονομικό Συντονιστή, υποστήριξη διακυβέρνησης/διοικητικής διαχείρισης, λογιστές, κλασματικές οικονομικές συμβουλές και εξωτερικούς συμβούλους ανθρώπινου δυναμικού/νομικούς συμβούλους.

Βασικές Ευθύνες

Οδηγήστε σε καθημερινές λειτουργίες

• Διαχειριστείτε την καθημερινή λειτουργική λειτουργία του EHF σε τμήματα και γεωγραφικές περιοχές.

• Καθιερώστε και διατηρήστε αποτελεσματικούς ρυθμούς λειτουργίας για επαναλαμβανόμενες οργανωτικές προτεραιότητες, προθεσμίες, αναθεωρήσεις και παρακολούθηση.

• Καθορίστε σαφείς ροές εργασίας, ιδιοκτησία, προθεσμίες και σημεία κλιμάκωσης.

• Βεβαιωθείτε ότι τα λειτουργικά ζητήματα ρουτίνας επιλύονται αποτελεσματικά.

• Διατηρήστε τις οργανωτικές δεσμεύσεις σε κίνηση χωρίς περιττή παρέμβαση ανώτερης ηγεσίας.

Manage People Operations and Team Administration

• Συντονίζει τις διαδικασίες του βασικού προσωπικού σε συνεργασία με τον Συντονιστή Επιχειρήσεων και Διακυβέρνησης, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης προσλήψεων, της επιβίβασης και της αποβίβασης, και της διοίκησης εργολάβων.

• Συντονισμός κύκλων απόδοσης και κατάρτισης και εφαρμογής εγκεκριμένων πολιτικών.

• Επιβλέπει την καθορισμένη επιχειρησιακή υποστήριξη, θέτοντας σαφείς προτεραιότητες και παρακολουθώντας τον φόρτο εργασίας και την ικανότητα.

• Βεβαιωθείτε ότι το προσωπικό διαθέτει τα συστήματα, τις πληροφορίες και την υποστήριξη που απαιτούνται για να λειτουργήσει αποτελεσματικά.

Ενίσχυση Συστημάτων, Διαδικασιών και Οργανωσιακής Γνώσης

• Κατέχετε την αποτελεσματική καθημερινή χρήση των λειτουργικών συστημάτων του EHF.

• Διαθέτετε τα λειτουργικά συστήματα, τα πρότυπα τεκμηρίωσης και την προσέγγιση διαχείρισης γνώσης του EHF, διασφαλίζοντας ότι τα SOP και το Εγχειρίδιο Λειτουργίας είναι ενημερωμένα, πρακτικά και διατηρούνται με συνέπεια.

• Καθοδηγήστε τη συνεχή ανάπτυξη πρακτικών SOP, του Εγχειριδίου Επιχειρήσεων και πρακτικών διαχείρισης γνώσης.

• Διαχειρίζεται τα λειτουργικά συστήματα του EHF και διασφαλίζει ότι τηρούνται οι εγκεκριμένες πρακτικές πρόσβασης και διαχείρισης δεδομένων.

• Προσδιορίστε ευκαιρίες για απλοποίηση των ροών εργασίας και ενίσχυση της υιοθέτησης του συστήματος.

• Μειώστε την εξάρτηση από τις θεσμικές γνώσεις που κατέχουν μεμονωμένα μέλη της ομάδας.

Συντονισμός Οικονομικών, Προμηθευτών και Λειτουργικής Συμμόρφωσης

• Επιβλέπει τον επιχειρησιακό συντονισμό της οικονομικής λειτουργίας του EHF, συνεργαζόμενος με τον Finance Associate, λογιστές και εξωτερικούς χρηματοοικονομικούς συμβούλους για να διασφαλίσει ότι οι συνήθεις οικονομικές διαδικασίες, οι προθεσμίες και οι απαιτήσεις πληροφοριών ολοκληρώνονται έγκαιρα.

• Διαχειριστείτε εγκεκριμένες διαδικασίες προμήθειας, ενσωμάτωσης προμηθευτή, συμβάσεων και ανανέωσης.

• Διατηρήστε την ορατότητα σχετικά με την οργανωτική συμμόρφωση, τις απαιτήσεις σύμβασης και ανανέωσης, διασφαλίζοντας ότι έχουν εκχωρηθεί οι κατάλληλοι ιδιοκτήτες και ότι οι προθεσμίες παρακολουθούνται και τηρούνται.

• Κλιμακώστε οικονομικά, νομικά ζητήματα ή ζητήματα συμμόρφωσης που απαιτούν ειδικό ή ανώτερο έλεγχο.

Προωθήστε τη διοργανωτική παρακολούθηση

• Χρησιμεύει ως το κεντρικό επιχειρησιακό σημείο συντονισμού μεταξύ των προγραμμάτων, της ανάπτυξης, των επικοινωνιών και της ηγεσίας.

• Διατηρήστε την ορατότητα σχετικά με τις προτεραιότητες, τις εξαρτήσεις, την ικανότητα και τον λειτουργικό κίνδυνο.

• Παρέχετε συνοπτική επιχειρησιακή αναφορά στην ηγεσία

• Βεβαιωθείτε ότι οι αποφάσεις μεταφράζονται σε σαφείς ενέργειες και ολοκληρωμένη εργασία.

Εργαλεία & Πλατφόρμες

• Αναμένεται εμπειρία σε συστήματα διαχείρισης έργων, HR, CRM, χρηματοοικονομικής διαχείρισης και διαχείρισης εγγράφων.

• Το EHF χρησιμοποιεί επί του παρόντος πλατφόρμες όπως τα Asana, BambooHR, HubSpot, Egnyte/Google Workspace και σχετικά εργαλεία χρηματοδότησης.

Προσόντα

• 5+ έτη μη κερδοσκοπικής, επιχειρηματικής ή οργανωτικής πείρας, συμπεριλαμβανομένης της ευθύνης διαχείρισης.

• Αποδεδειγμένη εμπειρία εκτέλεσης καθημερινών λειτουργιών σε πολλαπλές λειτουργικές περιοχές.

• Ισχυρές δεξιότητες διαχείρισης έργου και ιστορικό μετακίνησης σύνθετων εργασιών μέχρι την ολοκλήρωση.

• Εμπειρία σε Λειτουργίες Ανθρώπινου Δυναμικού, οργανωτικά συστήματα, πωλητές/συμβάσεις και οικονομική διαχείριση.

• Αποδεδειγμένη ικανότητα βελτίωσης των ροών εργασίας, της τεκμηρίωσης και της υιοθέτησης του συστήματος.

• Ισχυρή κρίση, διακριτικότητα και ικανότητα διάκρισης ζητημάτων ρουτίνας από θέματα που απαιτούν κλιμάκωση.

• Άριστη οργάνωση, επικοινωνία και παρακολούθηση, με ικανότητα εποικοδομητικής ευθύνης από τους συναδέλφους.

• Άνετη εργασία ανεξάρτητα σε έναν απομακρυσμένο, εξελισσόμενο και διεθνώς κατανεμημένο οργανισμό. Η πολυεθνική ή διεθνής μη κερδοσκοπική εμπειρία είναι συμφέρουσα.…

Πηγή: EU Remote Jobs (https://euremotejobs.com/job/operations-manager-2/)