Операційний координатор

опис

Операційний координатор – віддалений

Операції | Координація процесу | Звітність KPI | Крос-функціональна підтримка

Тип посади: штатна, віддалена
Робочі години: робочі години клієнта США
Розташування: віддалена (бажано LATAM, Південна Африка, Пакистан, Східна Європа)

Про роль

У Pavago один із наших клієнтів наймає координатора операцій для підтримки повсякденних бізнес-операцій у кількох відділах, забезпечуючи при цьому організованість робочих процесів, виконання проектів, а керівництво має чітке бачення операційної ефективності.

Це високоорганізована посада, орієнтована на виконання, де ви координуватимете регулярні операційні процеси, підтримуватимете системи звітності, оновлюватимете документацію та покращуватимете спілкування між командами. Ви тісно співпрацюватимете з керівництвом і міжфункціональними відділами, щоб забезпечити ефективне просування пріоритетів і ніщо не провалиться.

Якщо вам подобається вдосконалювати процеси, керувати кількома пріоритетами та структурувати швидкоплинні операції, ця роль створена для вас.

Що ви будете володіти

Координація процесу

• Відстежуйте робочі процеси фінансів, кадрів, обслуговування клієнтів, логістики, маркетингу та операцій.

• Переконайтеся, що повторювані процеси завершені відповідно до графіків і СОП.

• Виявляйте вузькі місця та завчасно вирішуйте оперативні проблеми.

• Координуйте результати, терміни та подальші дії між відділами.

• Допомагайте підтримувати підзвітність і операційну послідовність між командами.

Управління даними та звітність

• Підтримувати інформаційні панелі KPI, трекери та оперативні бази даних.

• Готуйте щотижневі та місячні звіти про виконання.

• Відстежуйте ефективність робочого процесу, продуктивність і робочі показники.

• Переконайтеся, що звітність є точною, організованою та надається вчасно.

• Підтримуйте керівництво за допомогою спеціальних звітів та оперативного аналізу.

Документація та управління SOP

• Підтримуйте та оновлюйте СОП, оперативні посібники та документацію робочого процесу.

• Упорядковуйте документацію на Google Drive, Notion, SharePoint або подібних платформах.

• Переконайтеся, що записи залишаються впорядкованими, доступними та готовими до аудиту.

• Допоможіть стандартизувати документацію та операційні процеси.

Координація постачальників і партнерів

• Узгоджуйте робочі графіки з постачальниками та зовнішніми партнерами.

• Контролюйте угоди про рівень обслуговування постачальників і контролюйте виконання незавершених результатів.

• Належним чином направляйте рахунки-фактури, погодження та операційні запити.

• Вести точні записи зв'язку з постачальниками та документацію.

Підтримка міжфункціональних операцій

• Координувати повторювані оперативні завдання та внутрішні проекти.

• Слідкуйте за виконанням дій і підтримуйте звітність між командами.

• Підтримуйте лідерство за допомогою планування, дослідження, звітування та оперативних ініціатив.

• Покращте комунікацію та видимість робочого процесу між відділами.

Відповідність і операційний контроль

• Переконайтеся, що операційні процеси відповідають внутрішнім стандартам і процедурам компанії.

• Вести робочі журнали, трекери та документацію щодо відповідності.

• Підтримка контролю якості повторюваних робочих процесів.

• Допоможіть покращити операційну послідовність і надійність процесу.

Вимоги

Необхідні кваліфікації

Досвід

• 2+ роки досвіду операцій, координації проектів, бізнес-операцій або подібних посад.

Основні навички

• Високі знання Microsoft Office і Google Workspace.

• Досвід роботи з CRM, ERP або операційними системами (Salesforce, HubSpot, NetSuite або подібні).

• Хороші навички роботи з Excel або Google Sheets, включаючи інформаційні панелі, зведені таблиці, системи звітності та відстеження.

• Відмінні навички письмового та усного спілкування англійською.

• Сильні організаторські здібності, багатозадачність і планування часу.

Приємно мати

• Досвід роботи з Lean, Six Sigma, Kaizen або іншими методологіями вдосконалення процесів.

• Досвід створення SOP, трекерів та робочої документації.

• Знайомство з Asana, ClickUp, Monday.com, Notion або подібними інструментами управління проектами.

• Досвід роботи з такими інструментами звітності та візуалізації, як Power BI, Tableau або Looker.

• Досвід підтримки стартапів, SaaS-компаній, агентств або компаній, що надають послуги.

Інструменти та технології

• Google Workspace

• Microsoft Office

• Таблиці Google / Microsoft Excel

• Salesforce / HubSpot / NetSuite (або аналогічний)

• Асана

• ClickUp

• Monday.com

• Поняття

• Power BI / Tableau / Looker (бажано)

Що робить вас сильним

• Висока організованість із винятковим виконанням завдань.

• Сильна багатозадачність, яка процвітає в структурованому середовищі.

• Аналітичний склад розуму з чудовою увагою до деталей.

• Проактивний вирішувач проблем, який визначає проблеми до їх загострення.

• Чудовий комунікатор, який ефективно співпрацює між командами.

• Комфортне балансування повторюваних операційних обов'язків зі зміною пріоритетів.

Як виглядає звичайний день

• Перегляньте робочі процеси та переконайтеся, що пріоритети залишаються на правильному шляху.

• Оновіть панелі KPI та оперативні звіти.

• Координація результатів між відділами та постачальниками.

• Слідкуйте за відкритими елементами дій і видаліть оперативні блокувальники.

• Ведіть СОП, документацію та записи робочого процесу.

• Підтримуйте керівництво за допомогою звітності, планування та оперативних ініціатив.

• Визначте можливості для покращення процесів і командної співпраці.

Коротко кажучи: ви забезпечуєте злагодженість команд, організованість робочих процесів і ефективність повсякденних операцій, одночасно забезпечуючи лідерство з видимістю, необхідною для прийняття обґрунтованих рішень.

Ключові показники успіху (KPI)

• Своєчасне виконання робочих процесів і повторюваних завдань.

• Точність і надійність звітів KPI та інформаційних панелей.

• Ефективність взаємодії постачальників і партнерів.

• СОП та експлуатаційна документація залишаються в актуальному стані та готові до аудиту.

• Зменшення вузьких місць робочого процесу та операційної неефективності.…

Джерело: EU Remote Jobs (https://euremotejobs.com/job/operations-coordinator/)