Betriebskoordinator

Beschreibung

Betriebskoordinator – Remote

Operationen | Prozesskoordination | KPI-Reporting | Funktionsübergreifende Unterstützung

Art der Position: Vollzeit, Remote
Arbeitszeiten: Geschäftszeiten für Kunden in den USA
Standort: Abgelegen (Lateinamerika, Südafrika, Pakistan, Osteuropa bevorzugt)

Über die Rolle

Bei Pavago stellt einer unserer Kunden einen Betriebskoordinator ein, der die täglichen Geschäftsabläufe in mehreren Abteilungen unterstützt und gleichzeitig sicherstellt, dass Arbeitsabläufe organisiert bleiben, Projekte auf Kurs bleiben und die Führung einen klaren Überblick über die betriebliche Leistung hat.

Hierbei handelt es sich um eine gut organisierte, ausführungsorientierte Rolle, in der Sie wiederkehrende betriebliche Prozesse koordinieren, Berichtssysteme pflegen, Dokumentationen aktualisieren und die Kommunikation zwischen den Teams verbessern. Sie arbeiten eng mit der Führung und funktionsübergreifenden Abteilungen zusammen, um sicherzustellen, dass Prioritäten effizient vorangetrieben werden und nichts durchs Raster fällt.

Wenn Sie Spaß daran haben, Prozesse zu verbessern, mehrere Prioritäten zu verwalten und schnelllebigen Abläufen Struktur zu verleihen, ist diese Rolle genau das Richtige für Sie.

Was Sie besitzen werden

Prozesskoordination

• Verfolgen Sie betriebliche Arbeitsabläufe in den Bereichen Finanzen, Personalwesen, Kundendienst, Logistik, Marketing und Betrieb.

• Stellen Sie sicher, dass wiederkehrende Prozesse gemäß Zeitplänen und SOPs abgeschlossen werden.

• Identifizieren Sie Engpässe und eskalieren Sie betriebliche Probleme proaktiv.

• Koordinieren Sie Leistungen, Fristen und Folgemaßnahmen abteilungsübergreifend.

• Helfen Sie dabei, die Verantwortlichkeit und betriebliche Konsistenz zwischen den Teams aufrechtzuerhalten.

Datenmanagement und Berichterstattung

• Pflegen Sie KPI-Dashboards, Tracker und Betriebsdatenbanken.

• Erstellen Sie wöchentliche und monatliche Leistungsberichte.

• Überwachen Sie Workflow-Effizienz, Produktivität und Betriebskennzahlen.

• Stellen Sie sicher, dass die Berichterstattung korrekt, organisiert und pünktlich erfolgt.

• Unterstützen Sie die Führung mit Ad-hoc-Berichten und Betriebsanalysen.

Dokumentation und SOP-Management

• Pflegen und aktualisieren Sie SOPs, Betriebsleitfäden und Workflow-Dokumentation.

• Organisieren Sie die Dokumentation auf Google Drive, Notion, SharePoint oder ähnlichen Plattformen.

• Stellen Sie sicher, dass die Aufzeichnungen organisiert, zugänglich und prüfungsbereit bleiben.

• Helfen Sie bei der Standardisierung von Dokumentation und Betriebsabläufen.

Lieferanten- und Partnerkoordination

• Koordinieren Sie betriebliche Zeitpläne mit Lieferanten und externen Partnern.

• Überwachen Sie die SLAs der Anbieter und verfolgen Sie ausstehende Leistungen.

• Rechnungen, Genehmigungen und betriebliche Anfragen ordnungsgemäß weiterleiten.

• Führen Sie genaue Aufzeichnungen über die Lieferantenkommunikation und -dokumentation.

Funktionsübergreifende Betriebsunterstützung

• Koordinieren Sie wiederkehrende operative Aufgaben und interne Projekte.

• Verfolgen Sie Aktionspunkte und behalten Sie die Verantwortlichkeit aller Teams bei.

• Unterstützen Sie die Führung bei der Planung, Recherche, Berichterstattung und operativen Initiativen.

• Verbessern Sie die abteilungsübergreifende Kommunikation und Workflow-Transparenz.

Compliance und Betriebskontrollen

• Stellen Sie sicher, dass betriebliche Prozesse internen Standards und Unternehmensverfahren entsprechen.

• Pflegen Sie Betriebsprotokolle, Tracker und Compliance-Dokumentation.

• Unterstützen Sie die Qualitätskontrolle bei wiederkehrenden Betriebsabläufen.

• Helfen Sie dabei, die Betriebskonsistenz und Prozesszuverlässigkeit zu verbessern.

Anforderungen

Unverzichtbare Qualifikationen

Erfahrung

• Mehr als 2 Jahre Erfahrung im operativen Bereich, in der Projektkoordination, im Geschäftsbetrieb oder in ähnlichen Rollen.

Kernkompetenzen

• Gute Kenntnisse in Microsoft Office und Google Workspace.

• Erfahrung im Umgang mit CRM, ERP oder operativen Systemen (Salesforce, HubSpot, NetSuite oder ähnliches).

• Gute Excel- oder Google Sheets-Kenntnisse, einschließlich Dashboards, Pivot-Tabellen, Berichts- und Tracking-Systeme.

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Englischkenntnisse.

• Starke Organisations-, Multitasking- und Zeitmanagementfähigkeiten.

Schön zu haben

• Erfahrung mit Lean, Six Sigma, Kaizen oder anderen Methoden zur Prozessverbesserung.

• Erfahrung im Erstellen von SOPs, Trackern und Betriebsdokumentationen.

• Vertrautheit mit Asana, ClickUp, Monday.com, Notion oder ähnlichen Projektmanagement-Tools.

• Erfahrung mit Berichts- und Visualisierungstools wie Power BI, Tableau oder Looker.

• Erfahrung in der Unterstützung von Startups, SaaS-Unternehmen, Agenturen oder Dienstleistungsunternehmen.

Werkzeuge und Technologien

• Google Workspace

• Microsoft Office

• Google Sheets / Microsoft Excel

• Salesforce / HubSpot / NetSuite (oder ähnlich)

• Asana

• ClickUp

• Monday.com

• Vorstellung

• Power BI / Tableau / Looker (bevorzugt)

Was Sie stark macht

• Sehr gut organisiert mit außergewöhnlicher Umsetzung.

• Starker Multitasker, der in strukturierten Umgebungen erfolgreich ist.

• Analytische Denkweise mit viel Liebe zum Detail.

• Proaktiver Problemlöser, der Probleme erkennt, bevor sie eskalieren.

• Hervorragender Kommunikator, der effektiv teamübergreifend zusammenarbeitet.

• Bequeme Balance zwischen wiederkehrenden betrieblichen Verantwortlichkeiten und sich ändernden Prioritäten.

Wie ein typischer Tag aussieht

• Überprüfen Sie betriebliche Arbeitsabläufe und stellen Sie sicher, dass die Prioritäten auf dem richtigen Weg bleiben.

• Aktualisieren Sie KPI-Dashboards und Betriebsberichte.

• Koordinieren Sie die Lieferungen abteilungs- und lieferantenübergreifend.

• Verfolgen Sie offene Aktionspunkte und beseitigen Sie betriebliche Blockaden.

• Pflegen Sie SOPs, Dokumentation und Workflow-Aufzeichnungen.

• Unterstützen Sie die Führung bei der Berichterstattung, Planung und operativen Initiativen.

• Identifizieren Sie Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen und Teamzusammenarbeit.

Kurz gesagt: Sie sorgen dafür, dass Teams aufeinander abgestimmt, Arbeitsabläufe organisiert und die täglichen Abläufe effizient ablaufen, während Sie gleichzeitig der Führung die nötige Transparenz bieten, die sie für fundierte Entscheidungen benötigen.

Schlüsselkennzahlen für den Erfolg (KPIs)

• Pünktliche Erledigung betrieblicher Abläufe und wiederkehrender Aufgaben.

• Genauigkeit und Zuverlässigkeit der KPI-Berichte und Dashboards.

• Wirksamkeit der Lieferanten- und Partnerkoordination.

• SOPs und Betriebsdokumentation werden aktuell und revisionssicher gehalten.

• Reduzierung von Workflow-Engpässen und betrieblichen Ineffizienzen.…

Quelle: EU Remote Jobs (https://euremotejobs.com/job/operations-coordinator/)