Koordynator Operacyjny

Opis

Koordynator Operacyjny – zdalny

Operacje | Koordynacja procesu | Raportowanie KPI | Wsparcie wielofunkcyjne

Rodzaj stanowiska: Pełny etat, Zdalne
Godziny pracy: Godziny pracy klientów w USA
Lokalizacja: odległa (LATAM, Republika Południowej Afryki, Pakistan, preferowana Europa Wschodnia)

O roli

W Pavago jeden z naszych klientów zatrudnia koordynatora operacyjnego, który będzie wspierał codzienne operacje biznesowe w wielu działach, zapewniając jednocześnie organizację przepływów pracy, realizację projektów, a kierownictwo ma jasny wgląd w wyniki operacyjne.

Jest to wysoce zorganizowana rola skoncentrowana na wykonaniu, w której będziesz koordynować powtarzające się procesy operacyjne, utrzymywać systemy raportowania, aktualizować dokumentację i poprawiać komunikację między zespołami. Będziesz ściśle współpracować z kierownictwem i działami wielofunkcyjnymi, aby zapewnić efektywną realizację priorytetów i nic nie przepadnie.

Jeśli lubisz ulepszać procesy, zarządzać wieloma priorytetami i nadawać strukturę szybko zmieniającym się operacjom, ta rola jest stworzona dla Ciebie.

Co będziesz posiadać

Koordynacja procesu

• Śledź przepływy pracy operacyjnej w finansach, HR, obsłudze klienta, logistyce, marketingu i operacjach.

• Zapewnij zakończenie powtarzających się procesów zgodnie z harmonogramem i SOP.

• Identyfikuj wąskie gardła i proaktywnie eskaluj problemy operacyjne.

• Koordynuj rezultaty, terminy i działania następcze pomiędzy działami.

• Pomagaj w utrzymaniu odpowiedzialności i spójności operacyjnej między zespołami.

Zarządzanie danymi i raportowanie

• Utrzymuj pulpity nawigacyjne KPI, moduły śledzące i operacyjne bazy danych.

• Przygotowywanie tygodniowych i miesięcznych raportów wydajności.

• Monitoruj efektywność przepływu pracy, produktywność i wskaźniki operacyjne.

• Upewnij się, że raportowanie jest dokładne, zorganizowane i dostarczone na czas.

• Wspieraj przywództwo za pomocą raportów ad hoc i analiz operacyjnych.

Zarządzanie dokumentacją i SOP

• Utrzymuj i aktualizuj SOP, przewodniki operacyjne i dokumentację przepływu pracy.

• Organizuj dokumentację na Dysku Google, Notion, SharePoint i podobnych platformach.

• Zapewnij porządek, dostępność i gotowość dokumentacji do audytu.

• Pomóż w standaryzacji dokumentacji i procesów operacyjnych.

Koordynacja dostawców i partnerów

• Koordynowanie harmonogramów operacyjnych z dostawcami i partnerami zewnętrznymi.

• Monitoruj umowy SLA dostawców i śledź zaległe rezultaty.

• Odpowiednio kieruj faktury, zatwierdzenia i wnioski operacyjne.

• Utrzymuj dokładne zapisy komunikacji i dokumentacji z dostawcami.

Wsparcie operacji międzyfunkcyjnych

• Koordynacja powtarzających się zadań operacyjnych i projektów wewnętrznych.

• Kontynuuj działania i utrzymuj odpowiedzialność między zespołami.

• Wspieranie przywództwa poprzez planowanie, badania, raportowanie i inicjatywy operacyjne.

• Popraw widoczność komunikacji i przepływu pracy pomiędzy działami.

Zgodność i kontrola operacyjna

• Zapewnienie, że procesy operacyjne są zgodne z wewnętrznymi standardami i procedurami firmy.

• Utrzymuj dzienniki operacyjne, moduły śledzące i dokumentację zgodności.

• Wsparcie kontroli jakości w powtarzających się przepływach pracy.

• Pomóż poprawić spójność operacyjną i niezawodność procesów.

Wymagania

Niezbędne kwalifikacje

Doświadczenie

• Ponad 2 lata doświadczenia w operacjach, koordynacji projektów, operacjach biznesowych lub na podobnych stanowiskach.

Umiejętności podstawowe

• Dobra znajomość pakietu Microsoft Office i Google Workspace.

• Doświadczenie w pracy z CRM, ERP lub systemami operacyjnymi (Salesforce, HubSpot, NetSuite lub podobny).

• Dobra znajomość Excela lub Arkuszy Google, w tym kokpitów, tabel przestawnych, raportowania i systemów śledzenia.

• Doskonałe umiejętności komunikacji w języku angielskim w mowie i piśmie.

• Silne zdolności organizacyjne, wielozadaniowe i zarządzania czasem.

Miło mieć

• Doświadczenie z Lean, Six Sigma, Kaizen lub innymi metodologiami doskonalenia procesów.

• Doświadczenie w tworzeniu standardowych procedur operacyjnych, modułów śledzących i dokumentacji operacyjnej.

• Znajomość Asana, ClickUp, Monday.com, Notion lub podobnych narzędzi do zarządzania projektami.

• Doświadczenie z narzędziami do raportowania i wizualizacji, takimi jak Power BI, Tableau lub Looker.

• Doświadczenie we wspieraniu startupów, firm SaaS, agencji lub firm usługowych.

Narzędzia i technologie

• Google Workspace

• Pakiet Microsoft Office

• Arkusze Google / Microsoft Excel

• Salesforce / HubSpot / NetSuite (lub podobny)

• Asana

• KliknijUp

• Poniedziałek.com

• Pojęcie

• Power BI / Tableau / Looker (preferowane)

Co sprawia, że jesteś silny

• Wysoka organizacja i wyjątkowa konsekwencja.

• Silny wielozadaniowiec, który dobrze radzi sobie w zorganizowanych środowiskach.

• Analityczny sposób myślenia i doskonała dbałość o szczegóły.

• Proaktywne rozwiązywanie problemów, które identyfikuje problemy, zanim się eskalują.

• Doskonały komunikator, który skutecznie współpracuje między zespołami.

• Wygodne równoważenie powtarzających się obowiązków operacyjnych ze zmieniającymi się priorytetami.

Jak wygląda typowy dzień

• Przejrzyj operacyjne przepływy pracy i upewnij się, że priorytety pozostają na właściwej drodze.

• Aktualizuj pulpity nawigacyjne KPI i raporty operacyjne.

• Koordynacja wyników pomiędzy działami i dostawcami.

• Kontynuuj otwarte działania i usuwaj blokady operacyjne.

• Utrzymuj standardowe procedury operacyjne, dokumentację i zapisy przepływu pracy.

• Wspieraj kierownictwo poprzez raportowanie, planowanie i inicjatywy operacyjne.

• Identyfikacja możliwości ulepszenia procesów i współpracy zespołowej.

W skrócie: zapewniasz zgodność zespołów, organizację przepływów pracy i efektywne działanie codziennych operacji, zapewniając jednocześnie kierownictwu widoczność potrzebną do podejmowania świadomych decyzji.

Kluczowe wskaźniki sukcesu (KPI)

• Terminowa realizacja procesów operacyjnych i zadań powtarzalnych.

• Dokładność i niezawodność raportowania KPI i dashboardów.

• Skuteczność koordynacji dostawców i partnerów.

• Standardowe procedury operacyjne i dokumentacja operacyjna są aktualne i gotowe do audytu.

• Zmniejszenie wąskich gardeł w przepływie pracy i nieefektywności operacyjnej.…

Źródło: Praca zdalna w UE (https://euremotejobs.com/job/operatives-coordinator/)