Координатор операций

Описание

Координатор операций – удаленно

Операции | Координация процессов | Отчетность по KPI | Межфункциональная поддержка

Тип должности: Полный рабочий день, Удаленная работа
Рабочие часы: Часы работы клиентов в США
Местоположение: удаленно (Латам, Южная Африка, Пакистан, предпочтительно Восточная Европа)

О роли

В Pavago один из наших клиентов нанимает координатора операций для поддержки повседневных бизнес-операций в нескольких отделах, обеспечивая при этом организацию рабочих процессов, реализацию проектов и четкое представление руководству об операционной эффективности.

Это высокоорганизованная, ориентированная на выполнение роль, где вы будете координировать повторяющиеся операционные процессы, поддерживать системы отчетности, обновлять документацию и улучшать взаимодействие между командами. Вы будете тесно сотрудничать с руководством и межфункциональными отделами, чтобы обеспечить эффективное продвижение вперед и ничего не упустить из виду.

Если вам нравится улучшать процессы, управлять множеством приоритетов и структурировать быстро развивающиеся операции, эта роль создана для вас.

Что вам будет принадлежать

Координация процессов

• Отслеживайте операционные рабочие процессы в сфере финансов, управления персоналом, обслуживания клиентов, логистики, маркетинга и операций.

• Обеспечивать выполнение повторяющихся процессов в соответствии со сроками и СОП.

• Выявлять узкие места и активно решать оперативные проблемы.

• Координировать результаты, сроки и последующие действия между отделами.

• Помогайте поддерживать подотчетность и операционную согласованность между командами.

Управление данными и отчетность

• Поддерживать информационные панели KPI, трекеры и операционные базы данных.

• Готовить еженедельные и ежемесячные отчеты о работе.

• Отслеживайте эффективность рабочего процесса, производительность и операционные показатели.

• Обеспечить точность, организованность и своевременную доставку отчетности.

• Поддерживайте руководство с помощью специальной отчетности и оперативного анализа.

Управление документацией и СОП

• Поддерживать и обновлять СОП, оперативные руководства и документацию по рабочим процессам.

• Организуйте документацию на Google Диске, Notion, SharePoint или аналогичных платформах.

• Обеспечьте, чтобы записи оставались организованными, доступными и готовыми к аудиту.

• Помогите стандартизировать документацию и операционные процессы.

Координация поставщиков и партнеров

• Координировать оперативные сроки с поставщиками и внешними партнерами.

• Отслеживайте соглашения об уровне обслуживания поставщиков и следите за невыполненными результатами.

• Соответствующим образом направляйте счета, утверждения и оперативные запросы.

• Вести точный учет общения и документации с поставщиками.

Межфункциональная поддержка операций

• Координировать повторяющиеся оперативные задачи и внутренние проекты.

• Следите за выполнением задач и поддерживайте подотчетность между командами.

• Поддерживайте руководство с помощью планирования, исследований, отчетности и оперативных инициатив.

• Улучшить коммуникацию и прозрачность рабочих процессов между отделами.

Соблюдение требований и операционный контроль

• Обеспечивать соответствие операционных процессов внутренним стандартам и процедурам компании.

• Ведение операционных журналов, средств отслеживания и документации по обеспечению соответствия.

• Поддержка контроля качества повторяющихся рабочих процессов.

• Помогите улучшить операционную согласованность и надежность процессов.

Требования

Обязательные квалификации

Опыт

• Опыт работы от 2 лет в операционной деятельности, координации проектов, бизнес-операциях или аналогичных должностях.

Основные навыки

• Уверенное владение Microsoft Office и Google Workspace.

• Опыт работы с CRM, ERP или операционными системами (Salesforce, HubSpot, NetSuite или аналогичными).

• Уверенные навыки работы с Excel или Google Sheets, включая информационные панели, сводные таблицы, системы отчетности и отслеживания.

• Отличные письменные и устные навыки общения на английском языке.

• Сильные организаторские способности, способность работать в режиме многозадачности и тайм-менеджмента.

Приятно иметь

• Опыт работы с Lean, Six Sigma, Kaizen или другими методологиями улучшения процессов.

• Опыт создания СОП, трекеров и эксплуатационной документации.

• Знакомство с Asana, ClickUp, Monday.com, Notion или аналогичными инструментами управления проектами.

• Опыт работы с инструментами отчетности и визуализации, такими как Power BI, Tableau или Looker.

• Опыт поддержки стартапов, SaaS-компаний, агентств или предприятий, предоставляющих услуги.

Инструменты и технологии

• Google Рабочая область

• Microsoft Офис

• Google Таблицы/Microsoft Excel

• Salesforce/HubSpot/NetSuite (или аналогичный)

• Асана

• КликАп

• Понедельник.com

• Понятие

• Power BI/Tableau/Looker (предпочтительно)

Что делает вас сильным человеком

• Высокая организация и исключительная результативность.

• Сильный многозадачный человек, который преуспевает в структурированной среде.

• Аналитический склад ума с отличным вниманием к деталям.

• Проактивный специалист по решению проблем, который выявляет проблемы до того, как они обострятся.

• Отличный коммуникатор, который эффективно сотрудничает в командах.

• Удобный баланс между повторяющимися оперативными обязанностями и меняющимися приоритетами.

Как выглядит типичный день

• Анализировать операционные рабочие процессы и обеспечивать соблюдение приоритетов.

• Обновление информационных панелей KPI и операционных отчетов.

• Координировать результаты работы разных отделов и поставщиков.

• Следите за выполнением открытых действий и удаляйте операционные блокировщики.

• Ведение СОП, документации и записей рабочих процессов.

• Поддерживать руководство с помощью отчетности, планирования и оперативных инициатив.

• Определить возможности для улучшения процессов и командного сотрудничества.

Вкратце: вы поддерживаете согласованность команд, организацию рабочих процессов и эффективную повседневную работу, обеспечивая при этом руководству прозрачность, необходимую для принятия обоснованных решений.

Ключевые показатели успеха (KPI)

• Своевременное выполнение рабочих процессов и повторяющихся задач.

• Точность и надежность отчетов и информационных панелей по KPI.

• Эффективность координации действий поставщиков и партнеров.

• СОП и эксплуатационная документация поддерживаются в актуальном состоянии и готовы к проверке.

• Уменьшение узких мест в рабочем процессе и операционной неэффективности.…

Источник: Удаленная работа в ЕС (https://euremotejobs.com/job/operations-coordinator/).