Coordonnateur des opérations

Descriptif

Coordonnateur des opérations – À distance

Opérations | Coordination des processus | Rapports KPI | Support interfonctionnel

Type de poste : Temps plein, à distance
Heures de travail : heures d'ouverture des clients aux États-Unis
Emplacement : À distance (LATAM, Afrique du Sud, Pakistan, Europe de l'Est de préférence)

À propos du rôle

Chez Pavago, l'un de nos clients recrute un coordonnateur des opérations pour soutenir les opérations commerciales quotidiennes dans plusieurs départements tout en garantissant que les flux de travail restent organisés, que les projets restent sur la bonne voie et que la direction a une visibilité claire sur les performances opérationnelles.

Il s'agit d'un rôle hautement organisé et axé sur l'exécution dans lequel vous coordonnerez les processus opérationnels récurrents, maintiendrez les systèmes de reporting, mettrez à jour la documentation et améliorerez la communication entre les équipes. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction et les départements interfonctionnels pour garantir que les priorités avancent efficacement et que rien ne passe entre les mailles du filet.

Si vous aimez améliorer les processus, gérer plusieurs priorités et structurer des opérations en évolution rapide, ce rôle est fait pour vous.

Ce que vous posséderez

Coordination des processus

• Suivez les flux de travail opérationnels dans les domaines des finances, des ressources humaines, du service client, de la logistique, du marketing et des opérations.

• S'assurer que les processus récurrents sont terminés conformément aux délais et aux SOP.

• Identifier les goulots d'étranglement et faire remonter les problèmes opérationnels de manière proactive.

• Coordonner les livrables, les délais et les suivis entre les départements.

• Aider à maintenir la responsabilité et la cohérence opérationnelle entre les équipes.

Gestion des données et rapports

• Maintenir les tableaux de bord KPI, les trackers et les bases de données opérationnelles.

• Préparer des rapports de performance hebdomadaires et mensuels.

• Surveillez l'efficacité du flux de travail, la productivité et les mesures opérationnelles.

• S'assurer que les rapports sont précis, organisés et livrés à temps.

• Soutenir le leadership avec des rapports ad hoc et des analyses opérationnelles.

Gestion de la documentation et des SOP

• Maintenir et mettre à jour les SOP, les guides opérationnels et la documentation sur les flux de travail.

• Organisez la documentation sur Google Drive, Notion, SharePoint ou des plateformes similaires.

• Assurez-vous que les dossiers restent organisés, accessibles et prêts à être audités.

• Aider à standardiser la documentation et les processus opérationnels.

Coordination des fournisseurs et partenaires

• Coordonner les délais opérationnels avec les fournisseurs et les partenaires externes.

• Surveiller les SLA des fournisseurs et assurer le suivi des livrables en attente.

• Acheminer les factures, les approbations et les demandes opérationnelles de manière appropriée.

• Tenir des registres précis des communications et de la documentation avec les fournisseurs.

Support opérationnel interfonctionnel

• Coordonner les tâches opérationnelles récurrentes et les projets internes.

• Effectuer le suivi des mesures à prendre et maintenir la responsabilité entre les équipes.

• Soutenir le leadership avec les initiatives de planification, de recherche, de reporting et opérationnelles.

• Améliorez la visibilité de la communication et du flux de travail entre les départements.

Conformité et contrôles opérationnels

• S'assurer que les processus opérationnels suivent les normes internes et les procédures de l'entreprise.

• Tenir à jour les journaux opérationnels, les trackers et la documentation de conformité.

• Prise en charge du contrôle qualité dans les flux de travail opérationnels récurrents.

• Contribuer à améliorer la cohérence opérationnelle et la fiabilité des processus.

Exigences

Qualifications indispensables

Expérience

• 2+ années d'expérience dans les opérations, la coordination de projets, les opérations commerciales ou des rôles similaires.

Compétences de base

• Forte maîtrise de Microsoft Office et de Google Workspace.

• Expérience de travail avec CRM, ERP ou systèmes opérationnels (Salesforce, HubSpot, NetSuite ou similaire).

• Solides compétences en Excel ou Google Sheets, y compris les tableaux de bord, les tableaux croisés dynamiques, les systèmes de reporting et de suivi.

• Excellentes compétences en communication écrite et verbale en anglais.

• Solides capacités d'organisation, de multitâche et de gestion du temps.

Agréable à avoir

• Expérience avec Lean, Six Sigma, Kaizen ou d'autres méthodologies d'amélioration des processus.

• Expérience dans la création de SOP, de trackers et de documentation opérationnelle.

• Familiarité avec Asana, ClickUp, Monday.com, Notion ou des outils de gestion de projet similaires.

• Expérience avec les outils de reporting et de visualisation tels que Power BI, Tableau ou Looker.

• Expérience dans le soutien de startups, d'entreprises SaaS, d'agences ou d'entreprises de services.

Outils et technologies

• Espace de travail Google

• Microsoft Office

• Feuilles Google/Microsoft Excel

• Salesforce / HubSpot / NetSuite (ou similaire)

• Asanas

• Clic vers le haut

• Monday.com

• Notion

• Power BI/Tableau/Looker (Souhaité)

Ce qui fait de vous un partenaire idéal

• Très organisé avec un suivi exceptionnel.

• Fort multitâche qui s'épanouit dans des environnements structurés.

• Esprit analytique avec une excellente attention aux détails.

• Solutionneur de problèmes proactif qui identifie les problèmes avant qu'ils ne dégénèrent.

• Excellent communicateur qui collabore efficacement entre les équipes.

• À l'aise avec l'équilibre entre les responsabilités opérationnelles récurrentes et les priorités changeantes.

À quoi ressemble une journée type

• Examinez les flux de travail opérationnels et assurez-vous que les priorités restent sur la bonne voie.

• Mettre à jour les tableaux de bord KPI et les rapports opérationnels.

• Coordonner les livrables entre les départements et les fournisseurs.

• Effectuer le suivi des éléments d'action en cours et supprimer les bloqueurs opérationnels.

• Tenir à jour les SOP, la documentation et les enregistrements de flux de travail.

• Soutenir la direction avec les initiatives en matière de reporting, de planification et d'exploitation.

• Identifier les opportunités d'améliorer les processus et la collaboration en équipe.

En bref : vous maintenez les équipes alignées, les flux de travail organisés et les opérations quotidiennes exécutées efficacement tout en offrant aux dirigeants la visibilité nécessaire pour prendre des décisions éclairées.

Indicateurs clés du succès (KPI)

• Achèvement à temps des flux de travail opérationnels et des tâches récurrentes.

• Précision et fiabilité des rapports et tableaux de bord KPI.

• Efficacité de la coordination des fournisseurs et des partenaires.

• Les SOP et la documentation opérationnelle sont tenues à jour et prêtes à être auditées.

• Réduction des goulots d'étranglement des flux de travail et des inefficacités opérationnelles.…

Source : Emplois à distance dans l'UE (https://euremotejobs.com/job/operations-coordinator/)