Współpracownik ds. operacji kontraktowych

Nasz zespół angażuje się w poprawę jakości życia lekarzy i pacjentów poprzez Elation, platformę kliniczną opartą na chmurze SaaS. Od samego początku skupialiśmy się na budowaniu światowej klasy rozwiązań technologicznych, które zapewnią lekarzom satysfakcję i wygodę oraz które pokochają nasi użytkownicy.

Każda podpisana umowa z klientem w Elation przechodzi ostateczną kontrolę przed rozpoczęciem rozliczeń i wdrożenia. Ta recenzja potwierdza, że ​​to, co podpisał klient, jest zgodne z tym, co skonfigurowaliśmy w Salesforce: odpowiednie produkty, ilości, ceny i daty. Jeśli zostanie to zrobione dobrze, klienci otrzymują prawidłowe faktury od pierwszego dnia, a nasze zespoły ds. finansów i obsługi klienta unikają późniejszych kosztownych porządków. Poszukujemy współpracownika ds. operacji kontraktowych, który dołączy do naszego zespołu ds. systemów biznesowych na podstawie umowy i będzie miał udział w tych recenzjach. Będziesz pracować w oparciu o przejrzyste listy kontrolne i procedury, korzystać z narzędzi przeglądu wspomaganych sztuczną inteligencją i ściśle współpracować ze specjalistami odpowiedzialnymi za ten proces. Jest to idealne rozwiązanie dla kogoś na początku swojej kariery, kto jest zorientowany na szczegóły, lubi robić wszystko dobrze i chce mieć bezpośredni kontakt z tym, jak firma SaaS prowadzi swoje operacje związane z przychodami.

Co zrobisz

Przegląd i weryfikacja umowy

• Posiadaj codzienną kolejkę przeglądu podpisanych umów oczekujących na ostateczne zatwierdzenie, zaczynając od nowych umów z klientami, obniżek wersji i prostych dodatków (dodawanie produktu lub stanowisk), a następnie w miarę rozwoju rozszerzając się na odnowienia i inne typy umów.

• Potwierdź, że podpisany formularz zamówienia jest kompletny: zarówno klient, jak i Elation podpisali go i opatrzyli datą, a Ty określasz oficjalną datę realizacji.

• Sprawdź, czy kluczowe daty zgadzają się w formularzu zamówienia, możliwości Salesforce i wycenie (data realizacji, data zakończenia i data rozpoczęcia umowy) oraz czy dodatki kończą się w tym samym dniu, co istniejąca umowa klienta.

• Uzgodnij ofertę z zamówieniem wiersz po wierszu: produkty, ilości, warunki, ceny jednostkowe i sumy, łącznie z potwierdzeniem, że produkty niezmienione i produkty usunięte są prawidłowo zarejestrowane.

• Weryfikacja atestów i wymaganych danych: rabaty mają udokumentowaną akceptację, wymagane pola są wypełnione, a konto klienta to prawdziwa, aktywna praktyka, a nie wersja próbna.

• Popraw rutynowe problemy bezpośrednio w Salesforce (np. pola daty lub szczegóły konta), jeśli pozwala na to procedura, a następnie przekaż transakcję do Zamkniętej wygranej.

• Potwierdź przekazanie dalszych zadań uruchomione po zatwierdzeniu, np. historię rozliczeń klienta i utworzenie projektu wdrożenia, i oznacz wszystko, co nie.

Współpraca ze sprzedażą i sukcesem klienta w zakresie korekt

• Zwracaj oferty wymagające naprawy do kierownika obsługi klienta lub menedżera ds. sukcesu klienta, który jest ich właścicielem, z jasną i konkretną notatką: co nie pasuje, gdzie to znalazłeś (strona formularza zamówienia, linia wyceny, pole) i jak wygląda prawidłowo.

• Śledź poprawki aż do ich zakończenia: śledź zwrócone oferty, sprawdzaj, czy poprawka jest prawidłowa, gdy wrócą, i niezwłocznie przejrzyj ponownie, aby klienci nie musieli czekać na rozliczenie lub wdrożenie.

• Ustal priorytety z właścicielami transakcji w ruchliwych okresach, takich jak koniec miesiąca, informując, które transakcje są zablokowane i co jest potrzebne, aby zamknąć je na czas.

• Wykrywaj powtarzające się problemy według przedstawiciela, zespołu lub rodzaju transakcji i udostępniaj je zespołowi, abyśmy mogli ulepszyć szkolenia, bariery ochronne Salesforce i komunikaty o błędach oraz zapobiec temu samemu błędowi następnym razem.

Rozwiązywanie otwartych pytań z interesariuszami

• Zadawaj pytania właściwej osobie z pełnym kontekstem: link do umowy, co sprawdziłeś, co jest niejasne i jak najlepiej przypuszczasz, co to jest odpowiedź. Zacznij od specjalisty operacyjnego zespołu, a następnie, zgodnie z zaleceniami, nawiąż współpracę z Deal Desk, kierownikiem ds. sukcesu klienta, działem finansów (rozliczenia i raportowanie przychodów) lub administratorami Salesforce.

• Eskaluj wszystko poza listą kontrolną, zamiast samodzielnie oceniać, na przykład wyjątki od umów, niestandardowe rabaty, nietypowe prośby o randki lub duże i niestandardowe umowy.

• Śledź każde otwarte pytanie, aż zostanie rozwiązane, informując na bieżąco właściciela transakcji, aby nic nie pozostawało bezczynnie w kolejce.

• Uchwyć odpowiedź po rozstrzygnięciu pytania i dodaj ją do procedury lub FAQ, aby następny recenzent nie musiał zadawać ponownie.

Narzędzia, dokumentacja i ciągłe doskonalenie

• Najpierw uruchom narzędzia przeglądu wspomagane sztuczną inteligencją przy każdej transakcji, a następnie wypełnij ręczną listę kontrolną i potwierdź lub popraw wyniki narzędzia; Twoje poprawki pomagają ulepszyć automatyzację.

• Rejestruj problemy i pierwotne przyczyny w naszym systemie sprzedaży biletów w przypadku każdej transakcji, która nie została pomyślnie przeprowadzona.

• Zgłaszanie luk lub mylących etapów naszych procedur; Twoja opinia bezpośrednio kształtuje dokumentację i szkolenia dla przyszłych recenzentów.

Co przynosisz

• Dbałość o szczegóły: zauważasz, kiedy dwa dokumenty do siebie nie pasują, i dwukrotnie sprawdzasz, zanim coś zrobisz.

• Dyscyplina procesu: wygodne, dokładne przestrzeganie listy kontrolnej za każdym razem i prowadzenie czystych rejestrów swojej pracy.

• Jasna, proaktywna komunikacja: wcześnie zadajesz pytania, piszesz zwięzłe notatki i czujesz się komfortowo pracując na platformie Slack w rozproszonym zespole.

• Współpraca i takt: swobodnie i jasno i życzliwie powiedz przedstawicielowi handlowemu lub menedżerowi ds. sukcesu klienta, że ​​jego dokumenty wymagają poprawienia, oraz współpracujesz z nimi, aby wszystko było dobrze.

• Kontynuacja: śledzisz otwarte pozycje i grzecznie szturchasz, dopóki nie zostaną rozwiązane.

• Rozsądna ocena swoich ograniczeń: rozpoznajesz, kiedy coś jest niezwykłe i nasilasz się, zamiast zgadywać.

• Chęć do nauki: otwarta na opinie i szybko przyswajająca nowe systemy i terminologię.

• Komfort korzystania z narzędzi AI: chęć korzystania z narzędzi wspomaganych AI w codziennej pracy i weryfikowania ich wyników.

Miło mieć

• Kontakt z Salesforce lub innym CRM.

• Znajomość umów, formularzy zamówień, fakturowania lub rozliczeń.

• Wcześniejsze doświadczenie na stanowisku operacyjnym, finansowym, administracyjnym lub w środowisku SaaS.

• Zajęcia lub zainteresowanie biznesem, finansami, rachunkowością lub operacjami.…

Źródło: Jobicy (https://jobicy.com/jobs/162187-contract-operatives-associate)