Mitarbeiter im Vertragsbetrieb

Unser Team setzt sich dafür ein, die Lebensqualität von Ärzten und Patienten durch Elation, eine cloudbasierte SaaS-Klinikplattform, zu verbessern. Seit unserer Gründung haben wir uns auf die Entwicklung einer erstklassigen Technologielösung konzentriert, die Ärzten ein Erlebnis der Freude und Leichtigkeit bietet und das unsere Benutzer lieben.

Jede unterzeichnete Kundenvereinbarung bei Elation durchläuft eine abschließende Prüfung, bevor mit der Abrechnung und dem Onboarding begonnen wird. Diese Überprüfung bestätigt, dass das, was der Kunde unterschrieben hat, mit dem übereinstimmt, was wir in Salesforce eingerichtet haben: die richtigen Produkte, Mengen, Preise und Termine. Wenn es gut gemacht wird, erhalten Kunden vom ersten Tag an korrekte Rechnungen und unsere Finanz- und Kundenerfolgsteams vermeiden später kostspielige Aufräumarbeiten. Wir suchen einen Contract Operations Associate, der unserem Business Systems Team auf Vertragsbasis beitritt und einen Anteil an diesen Bewertungen besitzt. Sie arbeiten anhand klarer Checklisten und Verfahren, nutzen KI-gestützte Überprüfungstools und arbeiten eng mit den Spezialisten zusammen, die für diesen Prozess verantwortlich sind. Dies passt hervorragend zu jemandem, der am Anfang seiner Karriere steht und detailorientiert ist, gerne alles genau richtig macht und einen praktischen Einblick in die Art und Weise erhalten möchte, wie ein SaaS-Unternehmen seine Umsatzabläufe abwickelt.

Was Sie tun werden

Vertragsüberprüfung und -verifizierung

• Besitzen Sie eine tägliche Überprüfungswarteschlange mit unterzeichneten Verträgen, die auf die endgültige Genehmigung warten, beginnend mit neuen Kundenverträgen, Downgrades und einfachen Add-ons (Hinzufügen eines Produkts oder Sitzplätzen) und erweitern Sie diese dann im Laufe der Zeit auf Verlängerungen und andere Vertragstypen.

• Bestätigen Sie, dass das unterzeichnete Bestellformular vollständig ist: Sowohl der Kunde als auch Elation haben es unterschrieben und datiert, und Sie geben das offizielle Ausführungsdatum an.

• Stellen Sie sicher, dass wichtige Daten im Bestellformular, in der Salesforce-Opportunity und im Angebot übereinstimmen (Ausführungsdatum, Abschlussdatum und Vertragsstartdatum) und dass Add-Ons am selben Datum enden wie der bestehende Vertrag des Kunden.

• Gleichen Sie das Angebot Zeile für Zeile mit dem Bestellformular ab: Produkte, Mengen, Konditionen, Einzelpreise und Gesamtbeträge, einschließlich der Bestätigung, dass unveränderte Produkte und entfernte Produkte korrekt erfasst werden.

• Überprüfen Sie Genehmigungen und erforderliche Daten: Rabatte verfügen über eine dokumentierte Genehmigung, erforderliche Felder sind ausgefüllt und das Kundenkonto ist eine echte, aktive Praxis und kein Test.

• Korrigieren Sie Routineprobleme direkt in Salesforce (z. B. Datumsfelder oder Kontodetails), wenn das Verfahren dies zulässt, und setzen Sie den Deal dann auf „Geschlossen und gewonnen“.

• Bestätigen Sie nachgelagerte Übergaben, die nach der Genehmigung ausgelöst wurden, z. B. den Abrechnungsdatensatz des Kunden und das erstellte Onboarding-Projekt, und kennzeichnen Sie alles, was nicht der Fall war.

Zusammenarbeit mit Vertrieb und Kundenerfolg bei Korrekturen

• Senden Sie Geschäfte, die korrigiert werden müssen, an den Kundenbetreuer oder Kundenerfolgsmanager zurück, dem sie gehören, mit einem klaren, spezifischen Hinweis: Was passt nicht, wo haben Sie es gefunden (Bestellformularseite, Angebotszeile, Feld) und wie das Richtige aussieht.

• Verfolgen Sie Korrekturen bis zum Abschluss: Verfolgen Sie zurückgegebene Angebote, prüfen Sie, ob die Korrektur richtig ist, wenn sie zurückkommen, und überprüfen Sie sie umgehend erneut, damit Kunden nicht auf die Rechnungsstellung oder das Onboarding warten müssen.

• Priorisieren Sie Deal-Inhaber in Stoßzeiten wie dem Monatsende und kommunizieren Sie, welche Deals blockiert sind und was erforderlich ist, um sie rechtzeitig abzuschließen.

• Erkennen Sie wiederkehrende Probleme nach Vertreter, Team oder Geschäftstyp und teilen Sie sie mit dem Team, damit wir Schulungen, Salesforce-Leitlinien und Fehlermeldungen verbessern und den gleichen Fehler beim nächsten Mal verhindern können.

Offene Fragen mit Stakeholdern klären

• Bringen Sie Fragen mit vollständigem Kontext an die richtige Person: den Deal-Link, was Sie überprüft haben, was unklar ist und Ihre beste Vermutung für die Antwort. Beginnen Sie mit dem Betriebsspezialisten des Teams und arbeiten Sie dann je nach Anweisung mit Deal Desk, der Kundenerfolgsleitung, der Finanzabteilung (Abrechnung und Umsatzberichte) oder Salesforce-Administratoren zusammen.

• Eskalieren Sie alles, was nicht auf der Checkliste steht, anstatt selbst Urteile zu fällen, wie z. B. Vertragsausnahmen, nicht standardmäßige Rabatte, ungewöhnliche Terminwünsche oder umfangreiche und individuelle Vereinbarungen.

• Verfolgen Sie jede offene Frage, bis sie gelöst ist, und halten Sie den Deal-Inhaber auf dem Laufenden, damit nichts stillschweigend in der Warteschlange stehen bleibt.

• Erfassen Sie die Antwort, sobald eine Frage geklärt ist, und fügen Sie sie dem Verfahren oder den FAQ hinzu, damit der nächste Prüfer nicht noch einmal fragen muss.

Tools, Dokumentation und kontinuierliche Verbesserung

• Führen Sie bei jedem Geschäft zunächst KI-gestützte Überprüfungstools aus, füllen Sie dann die manuelle Checkliste aus und bestätigen oder korrigieren Sie die Ergebnisse des Tools. Ihre Korrekturen tragen zur Verbesserung der Automatisierung bei.

• Protokollieren Sie Probleme und Grundursachen in unserem Ticketsystem für alle Geschäfte, die nicht sauber abgeschlossen wurden.

• Lücken oder verwirrende Schritte in unseren Verfahren kennzeichnen; Ihr Feedback fließt direkt in die Dokumentation und Schulung zukünftiger Gutachter ein.

Was Sie mitbringen

• Liebe zum Detail: Sie bemerken, wenn zwei Dokumente nicht übereinstimmen, und überprüfen dies noch einmal, bevor Sie etwas als erledigt bezeichnen.

• Prozessdisziplin: Befolgen Sie jederzeit genau eine Checkliste und führen Sie saubere Aufzeichnungen über Ihre Arbeit.

• Klare, proaktive Kommunikation: Sie stellen frühzeitig Fragen, schreiben prägnante Notizen und arbeiten problemlos in Slack mit einem verteilten Team.

• Kollaborativ und taktvoll: Sagen Sie einem Vertriebsmitarbeiter oder Kundenerfolgsmanager klar und freundlich, dass sein Papierkram erledigt werden muss, und arbeiten Sie mit ihm zusammen, um alles richtig zu machen.

• Nachverfolgung: Sie behalten den Überblick über offene Punkte und stupsen sie höflich an, bis sie gelöst sind.

• Gutes Urteilsvermögen hinsichtlich Ihrer Grenzen: Sie erkennen, wenn etwas ungewöhnlich ist, und eskalieren, anstatt zu raten.

• Lernbegierde: offen für Feedback und schnell im Erlernen neuer Systeme und Terminologie.

• Umgang mit KI-Tools: Bereitschaft, KI-gestützte Tools im Rahmen der täglichen Arbeit zu nutzen und deren Ergebnisse zu überprüfen.

Schön zu haben

• Kontakt mit Salesforce oder einem anderen CRM.

• Vertrautheit mit Verträgen, Bestellformularen, Rechnungsstellung oder Rechnungsstellung.

• Vorerfahrung in einer Betriebs-, Finanz- oder Verwaltungsfunktion oder in einer SaaS-Umgebung.

• Kursarbeit oder Interesse an Wirtschaft, Finanzen, Rechnungswesen oder Betrieb.…

Quelle: Jobicy (https://jobicy.com/jobs/162187-contract-operations-associate)